редакции
Как безболезненно перейти на удаленный офис?
Статистика подтверждает, что 83% организаций перешли на такой формат, еще 32% бизнесменов ограниченно, но используют возможности удаленного метода. Однако страх перед потерей контроля над удаленщиками - основная причина, которая тормозит развитие этого направления, об этом говорят 44% предпринимателей. На самом деле, выход есть всегда. Главное выбрать правильный и грамотно организовать мониторинг и оценку качества работы.
Что делать
Предположим, вам необходимо разработать план, организовать мониторинг. Вы должны понимать, что основа - это четкое планирование. Разобьем достижение цели на этапы:
- Выберите тот персонал, работа которого не является стратегически важной. Например, если вы - IT-компания, то копирайтеров или маркетологов можно вывести на удаленку.
- Согласовывайте ежемесячные планы с четкой постановкой сроков.
- Разбивайте задачи на подзадачи.
- Согласуйте ежедневные онлайн-совещания, выберите систему общения и обмена файлами.
- Обговорите тонкости оплаты труда: по результату, за отработанное время или оклад.
- Если и офис, и сотрудники в одном городе, гарантируйте участие в корпоративных мероприятиях.
- Контролируйте.
Последний пункт, на первый взгляд, самый непростой в реализации. На самом деле не все так страшно.
Об инструментах
Онлайн-календари. Например: Google. Позволяет обозначать сроки, работают напоминалки, легко планировать совещания, важные звонки и встречи.
ПО для управления проектами.
Если говорим о бесплатном, то это Trello. Позволяет организовывать процесс по методу японских канбан-досок. Можно создать несколько для разных проектов, ограничить доступ, выставлять сроки, прикреплять документы и медиа. Оповещения приходят на адрес электронной почты, синхронизированной с программой.
Если требуется больше функций, тогда рекомендуем Jira. Изначально систему создавали как инструмент поиска ошибок, но сейчас ее чаще используют для управления проектами. В ней легко раздавать поручения, расставлять приоритеты, ограничивать редактирование и доступ в определенные разделы.
Системы контроля.
Рынок IT-решений может предложить разнообразные ПП подобного плана. Главное понять, что подойдет именно вам.
Motivateclock - работает в двух режимах. Первый - проектный, где можно указать список приложений, которые должен использовать сотрудник, программа проследит взаимодействие с каждым и выдаст статистику. Второй режим - базовый. По сути обычный тайм-трекер, переключается вручную.
CrocoTime - здесь, помимо функции тайм-трекинга, есть возможность увидеть реальную картину дня по всем удаленщикам: какие посещали сайты, использовали программы, приложения, сколько времени потратили на те или иные действия, а сколько отвлекались. Отчеты генерируются автоматически, доступ к ним есть только у управленца.
Мониторить время, за которое удаленщики справляются с обязанностями необходимо по нескольким причинам:
- Удобно планировать. Отчеты помогут понять, сколько времени уходит на реализацию определенных проектов. Это гарантирует, что на следующий будет установлен адекватный срок окончания, что обеспечит комфортные условия труда.
- Рассчитать стоимость услуг. Если оценить трудозатраты на выполнение тех или иных задач, можно более точно определить их стоимость и говорить о лояльной тарифной политике.
- Выявить лентяев и прокрастинаторов. Иногда такие люди полезны, но даже если они успевают все в срок, не факт, что качество остается на высоком уровне. Никто не говорит, что их сразу надо увольнять, для начала - попробовать замотивировать.
- Установить нормы труда. Можно сравнить скорость выполнения одинаковых функций разными сотрудниками, выбрать лучший результат, установить как норму. Если кто-то не успевает за хорошистом, предстоит понять причину. Возможно, просто не хватает знаний и практики. А это повод заняться обучением персонала.
При всех видимых плюсах удаленной работы не стоит думать, что все и сразу будет гладко. Для отработки механизма потребуется время. Перед тем, как принять решение, взвесьте “ЗА” и “ПРОТИВ”, обдумайте каждый шаг и только после этого принимайте решение.
