Как предпринимателю экономить личное время при проведении финучета

В материале рассказали, как можно оптимизировать время при ведении финучёта, и какие возможности для этого открывают современные онлайн-сервисы.

1. Не тратить время на учет всего

Можно попытаться вести все отчёты сразу, но их много. Чтобы не зарыться в табличках, лучше определить, какие отчёты вам нужны:

• Баланс
• Отчёт о прибылях и убытках
  
• Учёт себестоимости
  
• Финмодель
• Отчет о движении денег
• Платёжный календарь

Отчет о движении денег позволяет:

1. Видеть актуальный остаток денег в компании;

2. Знать, сколько денег в компанию приходит и сколько уходит.

Платёжный календарь помогает запланировать будущие платежи, узнать, сколько денег будет через месяц, и не грозит ли бизнесу кассовый разрыв. Сюда вносятся ожидаемые поступления от клиентов, а также будущие выплаты сотрудникам, поставщикам, подрядчикам и другим контрагентам.

2. Автоматизировать ввод данных

Один из главных плюсов использования Отчёта о движении денег в сервисе — всё происходит автоматически.

Также и с Платёжным календарём: в сервисе, этот процесс можно максимально оптимизировать и убрать рутинный ручной труд.

Если платеж регулярный, можно настроить повторение операции на любой срок. Например, поставить платеж за аренду на 6 число каждого месяца на год вперёд;

Когда платеж совершается, он автоматически переносится из плановых в фактические. Например, вы перевели деньги за аренду 6 числа, плановая операция в календаре превратится в фактическую;

Календарь предупреждает о кассовом разрыве и показывает конкретный счет, на котором не хватит денег для выполнения запланированных операций.

3. Дать сотрудникам доступ к отчетам

Чтобы сотрудники не заваливали собственника и бухгалтерию вопросами вроде: «Пришел платеж или нет?», им нужен доступ к отчету о Движении денег.

Но, например, продавцам и маркетологам не нужны данные о выручке, прибыли и размере зарплат.

Выход: предоставить разным сотрудникам доступ к разной информации

В сервисе каждому пользователю можно настроить права под его задачи. Например, дать право на просмотр движения денег и закрыть данные о зарплатах.

4. Следить только за ключевыми показателями

При погружении в финучет может возникнуть соблазн оцифровать всё и просчитать все возможные коэффициенты и показатели. Но обычно есть несколько метрик, которые сильнее всего влияют на прибыль.

Мы предлагаем определить 2 ключевых показателя вашего бизнеса и следить за ними.

Для разных бизнесов будут разные показатели, например, средний чек и стоимость заявки или рентабельность по валовой прибыли и количество клиентов.

Этот способ позволяет сфокусироваться на действительно важном, и не тратить время на учёт всего.

В сервисе показатели, на которые чаще всего ориентируются владельцы бизнесов, выведены в одном месте.

5. Определить кто, за что отвечает и создать регламенты

Внедрили отчёты? А кто их заполняет? Часто собственник обучает ответственного сотрудника, а если тот идёт в отпуск или увольняется — всё ломается.

Чтобы не тратить время на постоянное обучение и проверку, можно прописать детали заполнения отчёта:

• Источники информации — откуда брать данные;
• За какое время заполнять документ;
  
• Кто за какую часть информации ответствен;
  
• К какому числу заполнять отчёт.