Управляю отделом продаж на удалёнке. Мой секрет успеха — сейлзы любят CRM

Всем привет! Меня зовут Анастасия Лакнер. Я — коммерческий директор «Первой Формы». В продажах я уже 13 лет, и большую долю моего опыта занимает внедрение и построение процессов отдела продаж с нуля.

Конечно, бизнес-процессы и задачи отделов продаж, в принципе, похожи во всех компаниях. Нужно сформировать базу контактов для холодных обзвонов, сегментировать потенциальных клиентов и провести их по воронке продаж с минимумом ошибок и с максимумом результата.

Но всегда есть отличия в финансовых и человеческих ресурсах, CRM и особенностях продукта. Наша 1F CRM — это сложный механизм, который помогает на всех этапах.

Системная работа с базами в B2B-продажах

Прежде, чем кому-то звонить и предлагать наше решение, нужно собрать базу клиентов, с этого начинается система B2B-продаж. В формировании базы есть два подхода:

• менеджеры собирают её сами, но в таком случае временные ресурсы уходят на нецелевые действия и становится трудно измерять количество звонков и дозвонов;

• базу собирает маркетинг или коммерческий директор, и это уже куда удобнее для работы. Но собирать базу в ручном режиме — это всё ещё долгий и нудный процесс, а мы не можем расходовать ресурсы на нецелевые действия.

В «Первой Форме» мы решили эту задачу так: я формирую список ИНН потенциальных клиентов в Excel-файле и заношу в систему с помощью встроенного инструмента «Поставить из CSV файла». Мне не приходится мучиться с каждым контактом в отдельности, и я очень экономлю время. С этой базой уже можно работать.Если больше любите слушать, а не читать, включайте видеоверсию

Интеграция Контур Фокус с 1F CRM облегчает работу с контрагентами

В CRM-систему интегрирован Контур.Фокус, чтобы в одном рабочем сервисе проверять контакты и подтягивать в него все данные по ИНН: юридическое лицо, оборот, штат и данные о благонадёжности. Так я могу обезопасить компанию от лишних рисков. Эти же данные мы можем потом использовать для формирования договоров продажи — они создаются автоматически, что тоже здорово экономит время как моё, так и делопроизводителей.

Когда все контакты загружены и проверены, я могу их автоматически сегментировать, чтобы проверить, звонки каким клиентам приносят лучший результат. В «Первой Форме» можно задать множество критериев для распределения и объединить их в группы. Так получится создавать уникальные звонковые кампании с другими критериями для сортировки и контролировать их ёмкость — не нужно ли пересобрать и дополнить базу.

Мы видим, что сегодня менеджер работает по двум звонковым кампаниям, его результаты и KPIЭто позволяет мне гибко управлять отделом продаж, продумывать планы и контролировать ресурсы менеджеров — система сама по заданным мной критериям оценивает загрузку сотрудников и распределяет время на звонки, нет нужды заниматься микроменеджментом.

И всё это мы делаем в одном окне — для связи и координации отдела нам не нужно подключать Telegram, WhatsApp, Outlook и другие сервисы. Это не только удобно и позволяет не распылять внимание, но даёт аккумулировать всю информацию о продажах и результатах в одной экосистеме. На любой вопрос можно быстро найти ответ.

Автоматизация процесса продаж длинного цикла

Мой отдел очень большой и работает целиком удалённо. Мне нужно в любой момент времени понимать, чем заняты менеджеры, какая у них загрузка и как выполняется план по звонкам и договорам. Я уверена: CRM не должна восприниматься сейлзами как бюрократическая обуза, она должна наоборот облегчать и автоматизировать работу отдела продаж.

Здесь мне тоже помогает «Первая Форма» — я могу открыть календарь каждого сотрудника и посмотреть, какие звонки у него запланированы, а также зайти в карточку каждой встречи и узнать, чем она кончилась.

Именно из встреч с определённым результатом рождаются проектные продажи, и мы постарались настроить CRM-систему так, чтобы она была максимально удобной для сейлзов и требовала от них минимум «мартышкиного труда».

В «Первой Форме» есть встроенная телефония — звонок клиенту осуществляется из того же рабочего окна, и в процессе разговора можно заполнять поля в карточке важной информацией. Также есть уже предзаполненные блоки, это позволяет сфокусироваться на цели.

Сама CRM-система подсказывает менеджеру, какой информации не хватает, и не даёт завершить без неё звонок — это не только стимулирует доводить продажи до конца, но и помогает быстрее адаптировать новичков к нашему решению для B2B-продаж.

На следующий этап в цикле продажи перейти можно также только после того, как было запланировано новое касание. А если что-то идёт не так, мы с менеджером получаем предупреждение и вовремя успеваем занести недостающие данные.

Также «Первая Форма» помогает нам соблюдать нормированные сроки и не отходить от установленного плана действий. Это помогает не потерять продажу и мягко двигать её к заключению договора. Весь процесс вы можете задать сами, как это сделала я — решение гибко настраивается, не ограничивает вас своим функционалом и не навязывает свою бизнес-логику уже сформированной компании.

Агрегация данных по воронке продаж и система мотивации менеджеров

Но успешный контроль процесса продаж невозможен без качественной аналитики. Для того, чтобы я могла следить за нашими результатами, в CRM-системе мне доступна Kanban-доска, в которой есть агрегированная информация о количестве сделок, о сумме на каждом этапе. Также есть деление на отдельные шаги в цикле продаж, и если мне интересно узнать детали, я могу провалиться внутрь каждой сделки.

Кроме того, что я отслеживаю цикл, в компании я также отвечаю за приходы. Конечно, у меня есть персональный план по выполнению выручки. В системе он отображается как простой и понятный отчёт, который позволяет по недельно отслеживать ёмкость воронки, план/факт и вероятность выполнения этого плана. Прогноз я могу оценивать на несколько кварталов вперёд — так можно понять, есть ли у меня возможность выполнить годовой план.

Там же в CRM-системе доступны показатели плана и факта по отдельным менеджерам. Это позволяет выстроить систему мотивации отдела: я могу отслеживать, насколько эффективно работают сейлзы, выявлять точки роста и формировать поощрения по заданным мной критериям, а «Первая Форма» облегчает этот процесс.

Сейчас для полного счастья мне не хватает только графиков выполнения KPI по звонкам, встречам и договорам, чтобы аналитический дашборд был ещё более наглядным. Подобный функционал мы делали для клиентов, и мне так нравится, как это выглядит, что я хочу внедрить такой инструмент и в нашем отделе. Сложностей с этим нет никаких — «Первая Форма» очень легко кастомизируется и сама помогает к себе привыкнуть

Friendly-система, комфорт и результативность работы отдела продаж

Завершить эту статью я хочу тем, что «Первая Форма» помогает сотрудникам совершать целевые для своей роли действия. Репортинги, планы звонков, множество подсказок — всё это минимально отвлекает на рутину и позволяет сфокусироваться на достижении как собственных целей по KPI (и на получении бонуса), так и целей всей компании. Это максимально friendly-система, заточенная под комфорт и результативность работы, и мы видим это на примере нашего отдела продаж.

Если у вас в компании есть проблемы с организацией процесса продаж, приходите к нам на консультацию! Разберём ваш вопрос и подберём подходящее решение.