Как мы автоматизировали проектное управление и повысили маржинальность проектов. Реальный кейс КСК ГРУПП
КСК ГРУПП — крупная консалтинговая компания, специалисты которой 30 лет помогают клиентам строить прозрачную отчётность и анализировать её, проходить налоговые проверки, защищать активы и решать другие бизнес-задачи.Компания реализует масштабные проекты со множеством этапов, исполнителей и привлечённых экспертов. Например, подготовка к переходу на налоговый мониторинг может занимать год. Расчёт с исполнителями при этом нужно проводить ежемесячно.
Чтобы ориентироваться в незавершённом производстве, КСК ГРУПП важно оценивать потраченные ресурсы, отслеживать плановые и фактические показатели.Эти процессы автоматизированы на базе «Первой Формы». Рассказываем, как устроено решение.
CRM, СЭД и управление проектами в едином контуре
В «Первой Форме» связаны CRM, управление проектами и проектная документация. Вот, как выглядит сквозной процесс работы над проектом:
- Менеджер КСК ГРУПП создаёт в CRM договор на оказание услуг в рамках цикла продаж. Там он прописывает даты начала и окончания проекта, формирует сроки и параметры каждого этапа, фиксирует запланированную стоимость и вносит плановые трудозатраты.
- Затем система создаёт на каждый этап отдельный паспорт проекта для дальнейшего планирования работ в рамках этого этапа.
- Менеджерам не нужно создавать множество индивидуальных карточек, прописывать и распределять задачи вручную.
В паспорте также можно добавлять дополнительную информацию, фиксировать трудозатраты и контролировать ход работы. Паспорт этапа — это карточка, в которой собраны все важные данные: дата начала и окончания работ, стоимость, ответственные руководители и исполнители. Также менеджеры вносят по каждому этапу плановые показатели трудозатрат, чтобы в будущем, когда специалисты зафиксируют фактически потраченные ресурсы, увидеть разницу.Далее руководитель проекта указывает в паспорте этапа эксперта, период его работы и способ расчёта — по затраченным часам или фиксированной оплате. Если руководитель планирует, что исполнитель потратит на этап 100 часов, то система умножит эти часы на ставку и покажет стоимость его работы. Для этого в BPM-системе есть встроенный справочник, в котором прописаны ставки всех вовлечённых специалистов и актуальные формулы расчёта. Менеджерам больше не нужно самостоятельно рассчитывать плановые затраты. КСК ГРУПП использует ВРМ-систему «Первая Форма» для автоматизации бизнес-процессов всех подразделений. Для компании мы настроили проектное управление, документооборот, согласование затрат и контроль оплаты счетов, корпоративный мессенджер и видеозвонки, CRM, кадровые и HR-процессы. После старта работ по этапу из паспорта проекта автоматически создаются задачи для конкретных исполнителей за каждый месяц работы. Распределение задач можно посмотреть на диаграмме Ганта. Исполнители могут внести фактически затраченное время в таймшите — отдельной странице-табеле, где выведены все проекты с участием сотрудника. Перейти в табель можно из конкретной задачи или из своего профиля, что занимает не более пары минут.Учёт трудозатрат доступен и внешним экспертам — у каждого их них есть личная страница, на которой они могут отметить потраченное время. В «Первой Форме» можно гибко разграничивать права пользователей, поэтому для разных групп открыт доступ только к определённым страницам или задачам.Например, исполнители не могут просматривать информацию о стоимости этапов работ. Это обеспечивает высокую конфиденциальность данных.Как только исполнитель отмечает свои часы, они фиксируются в паспорте проекта и умножаются на ставку, соответствующую его роли. Там же руководитель проекта может сравнить текущий финансовый результат с запланированным, сразу же увидеть разницу, проконтролировать, укладывается ли команда в сроки и бюджет и внести все необходимые корректировки. В системе менеджеры могут автоматически формировать детальные отчёты, например, по группе компаний или по отдельному исполнителю.Также «Первая Форма» может формировать отчёт по букированию специалистов — матрицу, в которой отражается занятость всех сотрудников. Это позволяет в режиме онлайн планировать загрузку по новым проектам. Отчёт позволяет отследить, на каких проектах занят эксперт, без перехода в отдельные задачи. Это экономит время и позволяет избежать ошибок при планировании работ и загрузки исполнителей. А сориентироваться в множестве данных можно с помощью фильтров: по отделам, показателям, руководителям проектов, периоду, исполнителям, типам трудозатрат и многим другим параметрам. КСК ГРУПП автоматизировала управление проектами и собственными ресурсами: Прозрачность процессов, своевременный анализ себестоимости и оптимизация работы позволили компании повысить среднюю маржинальность проектов. А также избежать овертрейдинга или простоя ресурсов.
Агрегатор всей информации о проекте и контроль финансов
Учёт трудозатрат внутренних и внешних специалистов
Прозрачная подробная отчётность
Результаты внедрения проектного управления