9 функций SAP, которые заменяет BPM-система «Первая Форма»
Управление карьерным ростом сотрудников как в SAP SuccessFactors
Модуль SAP SuccessFactors (SF) отвечает за развитие команды. Он позволяет ставить контрольные точки в достижении нового грейда, отслеживать прогресс, собирать мнения коллег и проводить обучающие тренинги.
В «Первой Форме» тоже можно планировать карьерный рост сотрудников, назначать их в кадровый резерв, проводить тестирования и собирать обратную связь.
При комплексной оценке хард и софт скиллов сотрудника в систему можно внести вес каждого показателя, и когда специалист наберёт необходимые баллы, система сама отправит отчёт руководителю и создаст задачу на рассмотрение повышения.
Также в системе можно проводить корпоративное обучение в собственной ВКС. Она вмещает более 100 пользователей, время звонка не ограничено.
В системе есть помощник по планированию, который покажет свободные слоты в календарях всех участников. Тренинг можно записать, и тогда система разошлёт запись и сохранит её на корпоративном Диске.
Запись также можно опубликовать во встроенной базе знаний, дополнить фото и текстовыми пояснениями. Для проверки знаний в системе можно проводить тестирования. Результаты придут ответственным, система сама проанализирует, сколько человек справились с заданием. Можно создать разные шаблоны тестов, например, для оценки 360. «Первая Форма» автоматически выберет коллег, с которыми сотрудник взаимодействовал чаще всего, и пришлёт им анкету. «Первая Форма» может интегрироваться со специализированными LMS-системами, показывать результаты прохождения курсов и уведомлять, что обучение нужно завершить в определённый срок. Также на базе «Первой Формы» можно планировать корпоративное обучение и другие мероприятия. Тогда система поможет организовать все сквозные процессы: от проведения оплат до подготовки промо-материалов. Программный модуль SAP Human Capital Management (HCM) автоматизирует все кадровые процессы, связанные с жизненным циклом сотрудника в компании. Он состоит из множества подмодулей, которые отвечают за развитие, КЭДО и дисциплину, но об этих функциях мы поговорим дальше. В «Первой Форме» можно автоматизировать все HR-процессы: от появления вакансии и подбора специалиста до ежедневной рутины вроде запроса справок или планирования командировок. Например, если инициировать процесс приёма сотрудника, система создаст задачи, подключит ответственных, создаст кандидату учётную запись и даже сама запросит у него документы. Онбординг также автоматизирован: система ставит задачи на ознакомление с корпоративными регламентами, планирует встречи с HR-специалистом и руководителем, а в конце испытательного срока собирает мнения об успехах новичка. Если сотруднику нужно в отпуск, он не пишет бумажное заявление и не несёт его HR. Он указывает в системе желаемые даты, а система подсвечивает пересечения с коллегами. Руководитель может посмотреть сводную диаграмму и согласовать заявку. В нужное время система сама сделает пометку об отсутствии в календаре сотрудника и передаст доступы к его задачам заместителю. Для расчёта зарплаты и оставшихся дней отпуска «Первая Форма» интегрируется с учётной системой, например, с 1С:ЗУП. BPM-система может принимать и отдавать данные, собирать их в дашборды и отображать в личном кабинете сотрудника. Модуль SAP Document Management System (DMS) позволяет управлять корпоративной документацией, контролировать доступ к ней и подписывать её в электронном виде. Эти процессы можно реализовать и в BPM-системе «Первая Форма» — в ней есть встроенная СЭД с возможностью интегрировать ЭЦП. Документы могут формироваться прямо в системе по шаблону, и тогда она сама заполняет поля, а могут приходить, например, из Контур.Диадока или 1С. Редактировать файлы разных форматов можно во встроенном редакторе Р7 — российском аналоге Word. Когда документ готов, запускается параллельно-последовательное внутреннее согласование. Система запрашивает подпись у всех ответственных, а в их календарях отмечаются дедлайны. Если документ отправят на доработку, система уведомит всех нужных сотрудников. Внешнее согласование, например, с клиентом, можно проводить прямо в системе или через бесшовную интеграцию с Контур.Диадок. Документы хранятся в отдельных карточках, доступом к которым можно управлять. Если права просмотра нет, система не отобразит файлы в поиске и сотрудник их не увидит. Модуль SAP Advanced Planner and Optimizer (APO) предназначен для анализа спроса на товары, планирования поставок и платежей, отслеживания движения грузов. Он позволяет контролировать логистические операции и прогнозировать изменения спроса. Конечно, весь этот модуль заменить очень сложно. Но на базе «Первой Формы» мы реализовали похожую функциональность для «Спортмастера»: создали портал, где сотрудники могут оставлять заявки на закупку неторговой продукции. На корпоративном портале можно посмотреть доступные товары, выбрать количество, сформировать срочную или несрочную заявку. Система сама консолидирует их и запускает процессы согласования. А сотрудник может контролировать статус в личном кабинете. Для другого нашего клиента мы интегрировали в CRM-систему робота для отслеживания движения грузов. По данным о поставке он ищет информацию на десятках логистических сайтов и собирает её в системе. Там же можно задать приоритет грузам и отследить график платежей по нему. SAP Product Lifecycle Management (PLM) автоматизирует процессы на всех этапах создания продукта: от разработки концепта до сбора обратной связи и улучшений. С его помощью можно обсуждать и согласовывать документы на расстоянии, формировать базу знаний с инструкциями по сборке и обслуживанию, подключать внешних подрядчиков и контролировать их работу. BPM-система «Первая Форма» успешно заменила SAP PLM для трёх крупных российских компаний: производителей одежды, лекарств и ПВХ-труб. У каждого шага в процессе разработки есть чёткие дедлайны, которые отслеживает система. Все коммуникации прозрачны, что особенно важно для фармпроизводства. Работа по созданию продукта ведётся в задачах, где сотрудники могут обсуждать каждый этап, возвращать продукт на доработку, прикладывать и согласовывать документы. Все данные по конкретному продукту хранятся в его карточке. К ней всегда можно обратиться, чтобы отследить жизненный цикл или посмотреть документацию. «Первая Форма» поддерживает интеграцию с 1С и другими учётными системами. Это позволяет избежать двойного ввода данных, получить подробную аналитику и оптимизировать рутинную работу. За контроль рабочего времени в ERP-системе SAP отвечает модуль Cross Application Time Sheet (CATS). Это табель, в котором фиксируется, сколько часов сотрудник потратил на задачи. Руководитель на основе этих данных может оценить ход проекта, рассчитать премии и проанализировать производительность труда. В «Первой Форме» тоже есть табель трудозатрат. При создании проекта система анализирует загрузку специалистов, сроки и бюджет, а затем распределяет время работы так, чтобы избежать овертрейдинга и простоя ресурсов. Этот план можно откорректировать. Далее сотрудник фиксирует фактически потраченное время. Оно подтягивается в паспорт проекта, где система пересчитывает оставшиеся трудовые ресурсы. Если кто-то из сотрудников превышает норму отработанных часов, система уведомляет руководителя. Также трудозатраты используются для оценки выполнения KPI и расчёта премий — система делает это автоматически по заданным формулам. В «Первой Форме» также можно букировать сотрудников на проекты, а если нужного специалиста нет, открывать вакансии. В системе менеджеры формируют заявку, указывают проект, срок брони и нужные часы. Система оценивает загрузку специалиста, учитывает праздники разных регионов и плавающий режим работы некоторых сотрудников. Из всех бронирований формируется интерактивный сводный график. SAP Customer Relationship Management (CRM) объединяет менеджеров, клиентов и партнёров в полный, замкнутый цикл продаж. Модуль помогает контролировать взаимоотношения с клиентами от первого касания до заключения договора и других взаимодействий. На базе «Первой Формы» можно создать CRM-систему, которая настраивается под актуальные потребности вашего бизнеса. Можно автоматизировать даже самые нетипичные процессы — ограничений нет. Система позволяет быстро наполнять и сегментировать клиентскую базу, отслеживать статусы сделок на Kanban-доске, анализировать воронку продаж. В карточку каждой сделки можно провалиться, чтобы просмотреть номенклатуру и другие детали, узнать больше о взаимодействиях в рамках сделки и посмотреть информацию о самом клиенте. Эффективно работать менеджерам помогают подсказки по заполнению карточек и результатов касаний, чек-листы по подготовке к переговорам и база знаний, доступная из любого раздела системы. Всё взаимодействие происходит в одном окне: сотрудники созваниваются с клиентами с помощью интегрированной телефонии, а за проверку благонадёжности контрагентов отвечает, например, Контур.Фокус. Если менеджер пропустит звонок, а контрагент вовремя не пришлёт документы, то система об этом сообщит. BPM-система облегчает работу руководителя отдела продаж. Например, она анализирует загрузку специалистов и формирует каждому план звонков на день, а вечером присылает руководителю отчёт о результатах работы. Результат выполнения KPI по всему отделу и каждому сейлу попадает на сводный дашборд, и руководитель видит, выполнит ли отдел план. SAP NetWeaver — платформа для быстрой разработки бизнес-процессов, в которые могут быть включены как другие модули SAP, так и подключаемые по API внешние сервисы. Она работает по нотации BPMN и позволяет автоматизировать создание корпоративных задач, подключение специалистов, согласования. В BPM-системе «Первая Форма» процессы настраиваются в визуальном редакторе. Модель процессов проще, чем BPMN, но при этом более гибкая. В «Первой Форме» можно настроить: поля, маршруты жизненного цикла процессов, параллельные и последовательные согласования, назначение сроков и ответственных, уведомления и многое другое. Процессы в системе реализуются посредством событийно-ориентированной архитектуры. Это значит, что администратор может задать реакцию на любое событие без программирования. Например, если срок задачи вышел, руководителю придёт уведомление, а если сотрудник подписал документ, система сама отправит его в 1С. Как и SAP NetWeaver, «Первая Форма» позволяет интегрироваться с внешними сервисами по API. Мы уже упоминали Контур.Фокус и 1С:ЗУП, но также можно подключить сервис определения погоды, умные шлагбаумы, любые карты, КриптоПро и многое другое. Все эти интеграции позволяют автоматизировать даже самые нетипичные бизнес-процессы. SAP Business Intelligence (BI) — модуль для анализа бизнес-данных, который агрегирует показатели со всех модулей SAP, составляет детальные отчёты и позволяет прогнозировать будущие результаты компании. BI покупается и устанавливается отдельно, без него не добиться полноценной аналитики процессов. Для аналитики в «Первой Форме» не нужно докупать дополнительные модули. Система может собирать в отчёты и дашборды все данные, которые в неё попадают. Например, можно настроить дашборды по показателям каждого отдела и следить за выполнением плана, доступными ресурсами и влиянием на общий результат компании. Для себя мы также разработали интерактивный отчёт, который отражает наш финансовый результат в реальном времени и позволяет провалиться в проблемные области, чтобы узнать, что пошло не так. Для работы из любой точки у SAP есть мобильное решение SAP Business One. Оно позволяет контролировать финансы, управлять процессами продаж, отслеживать аналитические показатели. Также есть отдельное приложение SAP Work Manager для удалённого мониторинга техобслуживания . Всё, что можно настроить в веб-версии BPM-системы «Первая Форма», можно перенести и в мобильную версию. Корпоративное приложение позволяет согласовывать документы, управлять проектами, фиксировать трудозатраты, общаться с коллегами в комментариях, чатах и по ВКС. Мобильное приложение по гибкости не уступает веб-версии. Например, мы настроили типовые автоматизированные рабочие места для разных пользователей приложения SkolCity. Родители учеников Международной гимназии «Сколково» могут просматривать табель успеваемости ребёнка, арендаторы — оплачивать апартаменты и вызывать такси, резиденты — бронировать переговорные и оборудование. Мобильное приложение построено в BDUI-подходе. Он позволяет обновлять и добавлять новые источники контента у всех пользователей без массовых обновлений. Кроме того, у «Первой Формы» автогенерируемые интерфейсы и API: когда администратор задаёт настройки форм и процессов, система применяет их сразу и без компиляции. При этом возможность создавать собственные интерфейсы и API-методы тоже есть. В 2023 году «Первая Форма» стала лучшей low-code BPM-системой России. С помощью low-code можно настроить различные визуальные представления объектов в системе, и эти изменения отобразятся и в приложении. Корпоративную систему можно адаптировать под свои нужды — как и SAP. Продукты из статьи:
Кадровые процессы как в SAP Human Capital Management
Электронный документооборот как в SAP Document Management System
Контроль заявок на корпоративные закупки как в SAP Advanced Planner and Optimizer
Отслеживание жизненного цикла продуктов как в SAP Product Lifecycle Management
Учёт трудозатрат как в SAP Cross Application Time Sheet
Контроль коммуникации с клиентами как в SAP Customer Relationship Management
Автоматизация процессов и интеграция внешних сервисов как в SAP NetWeaver BPM
Аналитика показателей бизнеса как в SAP Business Intelligence
Дополнительные возможности: Мобильное приложение и вёрстка интерфейсов
