Как мы управляем разработкой IT-проекта без Atlassian

Когда появляются вопросы, обсуждаем их прямо внутри задачи, в комментариях или на групповом звонке — на созвоне мы часто используем функцию транскрибирования, которая преобразовывает речь в текстовую расшифровку с отдельными разделами для каждого говорящего.

Объединив окно заявок с базой знаний, можно настроить портал самообслуживания. Например, коллега создает обращение в поддержку, что у него не формируется отчёт. А система показывает статью, как решить эту проблему, снижая число запросов.

Результат работы с заявками также можно связать с базой знаний. Если админ меняет в процессе настройки или права, то эти изменения автоматически дублируются на вики-странице, описывающей процесс.

Бывает, что техподдержка взяла в работу обращение и понимает, что этот вопрос из зоны ответственности команды разработки. В этом случае специалист просто ставит в «Первой Форме» задачу разработчикам.

ВКС + база знаний+ корпоративный портал — такая связка помогает нам проводить вебинары. Новость о событии мы публикуем на корпоративном портале и отправляем в календари участников. Сам вебинар проводим по встроенной видеосвязи, а его запись заносим в базу знаний.

В системе могут работать не только IT-специалисты, а все сотрудники компании

На единой платформе все сотрудники могут работать с задачами, вести проекты, развивать продажи, общаться, вести документооборот. Одну базу знаний, таск-менеджер и мессенджер используют все подразделения компании, а не только IT-специалисты.

В «Первой Форме» могут работать не только штатные сотрудники, но и аутсорсеры, подрядчики и клиенты.

HR + База знаний

Наша HR-менеджер давно освоила искусство обучения команды без дополнительных затрат. Она создала курс в вики-страницах базы знаний и связала их между собой. Когда сотрудники заканчивают читать материалы, их ждёт небольшой опрос.

СЭД + База знаний

Мы связали в системе инструкцию по оформлению документа и сам документ. Когда к нам приходит письмо, в задаче уже есть ссылка на инструкцию по регистрации входящей корреспонденции.

В системе подписывать документы можно при помощи ПЭП, УНЭП и УКЭП.

СRM + База знаний

Во время разговора клиент может спросить что угодно — пришли ли деньги по предыдущей оплате, насколько безопасна ВКС или какие-то подробности по автоматизации работы МЧД. Быстрый поиск по базе знаний, где хранятся не только данные о продукте, но и по клиентам, не раз помогал дать оперативный ответ.

В CRM-системе можно посмотреть всю историю взаимодействия с клиентом, от его первой заявки в компанию до вчерашнего обращения в технического поддержку.

Всё функции также доступны в мобильном приложении

Мы все на удалёнке, а начало рабочего дня у нас гибкое. Поэтому можно успеть с утра к врачу и при этом посетить планёрку.

А для наших руководителей мобильное приложение как вторая пара рук — им надо быть в курсе всех дел ещё до того, как включился компьютер.

Готовы ответить на вопросы в комментариях!