Переход на электронный документооборот: пошаговая инструкция для малого и среднего бизнеса

Введение в электронный документооборот (ЭДО) — важный шаг на пути к модернизации и улучшению работы любого бизнеса, особенно для малых и средних компаний. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы детально разберем, зачем предпринимателям стоит переходить на ЭДО, и предложим пошаговое руководство, которое поможет внедрить его в вашей организации.

Согласно данным Федеральной налоговой службы, более 93% российских предприятий уже используют электронные каналы для взаимодействия с налоговыми органами. Эти системы активно применяются как в крупных компаниях, так и в малом и среднем бизнесе. Переход на ЭДО требует тщательной подготовки как внутри компании, так и среди сотрудников. В статье предложено подробное руководство, которое поможет эффективно организовать работу с электронными документами и упростить процесс внедрения.

Электронный документооборот: что это такое?

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена документами между компаниями, партнерами и государственными органами, при которой все документы обмениваются и подписываются исключительно в электронном виде. В этом процессе нет необходимости в использовании бумаги, и все действия — от создания документа до его подписи и отправки — проходят с помощью компьютеров или других электронных устройств.

С юридической точки зрения электронные документы приравниваются к бумажным аналогам. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), считается юридически значимым документом и имеет ту же силу, что и документ на бумажном носителе.

Документы в электронном виде хранятся в цифровых архивах, что позволяет быстро находить нужную информацию в любое время, без риска потери или повреждения бумаг.

Почему малому и среднему бизнесу стоит переходить на электронный документооборот?

Переход на ЭДО — это не просто тренд, а необходимость для бизнеса, стремящегося к повышению эффективности и соблюдению законодательных требований. Государственные органы активно переходят на электронные системы документооборота, и многие виды отчетности можно теперь подавать исключительно в электронном виде. Например, декларации по НДС обязаны отправляться через оператора ЭДО (п. 5 ст. 174 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, переход на ЭДО предоставляет предпринимателям массу преимуществ:

1. Сэкономить время. Электронные документы можно подписывать и отправлять за считанные минуты, в отличие от бумажных документов, для которых требуется больше времени на подготовку, отправку и ожидание.
2. Сократить расходы. Работая с ЭДО, компания экономит на расходных материалах, таких как бумага, картриджи, папки для хранения документов, а также на почтовых и курьерских услугах.
3. Упростить работу с документами. Все документы хранятся в едином электронном архиве, что позволяет за несколько секунд найти нужный отчет, договор или акт. Также это исключает возможные ошибки и потери.
4. Юридическая безопасность. Электронная подпись, в особенности квалифицированная, защищает документ от подделок и изменений, что минимизирует риски в юридических вопросах.
5. Удобство контроля за подписанием. ЭДО дает возможность отслеживать, кто и когда подписал документ, и в каком статусе он находится. Это упрощает процесс и помогает избежать задержек в подписании важных документов.

Таким образом, внедрение электронного документооборота значительно ускоряет работу компании и соответствует требованиям законодательства, обеспечивая дополнительные конкурентные преимущества.

Пошаговая инструкция по внедрению электронного документооборота

Переход на ЭДО может показаться сложной задачей, но с правильным подходом и пошаговым выполнением процесса он станет гораздо более понятным и удобным. Мы подготовили подробное руководство, которое поможет вам правильно внедрить электронный документооборот в вашей компании.

Шаг 1: Обновите учетную политику компании

Перед тем как начать работать с электронными документами, важно обновить учетную политику вашей компании. Этот внутренний документ регламентирует нормы документооборота и принципы ведения бухгалтерского учета. В учетной политике необходимо отразить, что организация переходит на ЭДО, а также прописать важные моменты:

• Место хранения электронных документов. Укажите, где будут храниться все цифровые файлы, и кто будет отвечать за их безопасность.
• Ответственные за ЭДО. Определите сотрудников, которые будут отвечать за внедрение и контроль за работой с электронными документами, а также за процесс подписания документов.
• Порядок проверки и подтверждения подлинности документов. Определите правила, как будут проверяться и подтверждаться подлинность электронных документов, чтобы исключить возможность подделки.

Эти изменения помогут вам грамотно организовать переход на ЭДО и обеспечат юридическую чистоту операций компании.

Шаг 2: Проанализируйте текущую схему документооборота и переведите ее в электронный формат

Следующий важный шаг — это анализ текущей системы документооборота в вашей организации. Важно понимать, какие процессы и участники участвуют в обработке документов. Для этого:

• Изучите, сколько сотрудников работает с документами.
• Определите, с какими типами документов (например, договора, акты, счета) компания активно работает.
• Выявите существующие проблемы и трудности в текущем документообороте, такие как задержки, ошибки или сложности с хранением.

На основе этого анализа вы сможете оптимизировать рабочие процессы, что поможет избежать ошибок при переводе документов в электронный формат и автоматизировать процессы, такие как создание и подписания документов.

Шаг 3: Оформите электронную подпись

Для того чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это равнозначно традиционной подписи и подтверждает, что документ подписан уполномоченным лицом.

Также существуют другие виды подписи — простая электронная подпись (ЭП) и неквалифицированная электронная подпись (НЭП), но они будут иметь юридическую силу только при соблюдении определенных условий, установленных законом.

Как получить КЭП и какие документы для этого понадобятся, вы можете узнать в специальных статьях на тему электронной подписи.

Шаг 4: Выберите техническое решение для ЭДО

Для работы с электронными документами необходимо выбрать техническое решение. На данный момент существует два основных варианта: использование веб-версий сервисов или установка локального программного обеспечения на серверы компании.

• Веб-версия. Это удобный и быстрый способ для малого бизнеса. Весь процесс работы с документами происходит через интернет-браузер. Вам не нужно устанавливать сложное ПО, достаточно найти подходящий онлайн-сервис. Пример таких сервисов — «1С: Документооборот».
• Локальное ПО. Это решение подойдет компаниям с большим объемом документооборота, которые нуждаются в более глубокой интеграции с внутренними системами. Локальные программы устанавливаются на серверы компании и могут автоматизировать многие процессы.

Шаг 5: Выберите оператора ЭДО

Операторы ЭДО предоставляют платформы для обмена электронными документами между организациями. При выборе оператора стоит учитывать несколько факторов:

• Стоимость услуг. Проверьте тарифы оператора, так как они могут различаться в зависимости от объема документооборота и дополнительных функций.
• Набор возможностей. Убедитесь, что оператор поддерживает все необходимые вам документы, и предоставляет интеграцию с бухгалтерскими системами, а также доступ к налоговым сервисам.
• Интерфейс. Выбирайте оператора с простым и удобным интерфейсом, чтобы ваши сотрудники могли легко работать с системой.

Шаг 6: Подключите контрагентов

Последний шаг — это подключение ваших контрагентов к системе ЭДО. Поскольку для полноценного функционирования системы ЭДО обе стороны должны быть готовы к работе с электронными документами, важно убедиться, что ваши партнеры тоже используют ЭДО.

Если ваш партнер еще не работает с ЭДО, предложите ему подключение и поддержите в процессе интеграции. Для этого отправьте предложение перейти на ЭДО и объясните преимущества этого процесса. Если партнер уже работает с ЭДО, процесс подключения будет значительно проще.

Итоги

Переход на электронный документооборот — это важный шаг, который поможет вашему бизнесу улучшить эффективность и сократить издержки. Следуя нашему пошаговому руководству, вы сможете легко и быстро внедрить ЭДО в своей компании, сэкономить ресурсы и ускорить работу.