Индексация зарплаты в 2025 году: пошаговая инструкция и как автоматизировать процесс

В новой статье от команды проекта 42Clouds рассматриваются важные аспекты индексации зарплаты, включая нормативные требования, возможные штрафы за несоответствие и инструкции для бухгалтерии. Также мы расскажем, как автоматизировать процесс индексации в 1С.

Цели индексации

Индексация зарплаты — это механизм, который помогает защитить доходы работников от инфляции и сохранить реальную покупательную способность заработка. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 134), работодатели обязаны своевременно корректировать оплату труда, а статья 130 ТК РФ гарантирует индексацию как государственную обязанность. Поскольку Росстат ежегодно фиксирует рост инфляции, рекомендуется пересматривать зарплаты каждый год.

Важно: хотя в законодательстве не указаны конкретные требования для проведения индексации, это не освобождает работодателя от обязанности индексировать зарплату сотрудников.

Кому положена индексация зарплаты

Для бюджетных организаций индексация зарплаты строго регламентирована Трудовым кодексом и финансируется за счет бюджета. Для ИП и коммерческих организаций правила индексации устанавливаются коллективными договорами, внутренними актами и соглашениями.

Индексация зарплаты должна проводиться для всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Отказ от индексации считается нарушением прав работников и дискриминацией (ст. 132 ТК РФ).

Также имеют право на индексацию:

1. Внештатные сотрудники
2. Работники в декретном отпуске
3. Совместители
4. Сотрудники по срочным трудовым договорам

Исключение: индексация не применяется к отношениям по гражданско-правовым договорам (ГПД), поскольку она касается только трудовых правоотношений.

Важно: индексация не является инструментом поощрения или наказания. Это объективная мера, которая компенсирует обесценивание доходов сотрудников. Даже нарушители трудовой дисциплины имеют право на индексацию.

Минимальный коэффициент индексации

Законодательство не регулирует точный порядок расчета индексации. Обычно работодатели ориентируются на уровень инфляции или изменение индекса потребительских цен.

Пример: инфляция в 2024 году составила 9,52%, следовательно, минимальный коэффициент индексации в 2025 году должен быть выше этого уровня.

Порядок индексации:

1. Индексации подлежит только базовая зарплата.
2. Премии и надбавки, как правило, не индексируются отдельно.
3. Если зарплата сотрудника значительно превышает МРОТ, работодатель может не проводить индексацию, но для избежания споров рекомендуется оформить письменное согласие работника.

Периодичность и сроки индексации зарплаты

Работодатель может сам установить порядок и сроки индексации, но рекомендуется проводить пересмотр зарплаты раз в год после публикации Росстатом инфляции за прошедший год.

Обычно индексация проводится с 1 февраля, что связано с подведением финансовых итогов и выходом официальных статистических данных. Хотя дата пересмотра окладов может варьироваться в зависимости от внутренних процессов компании, ежегодная индексация поддерживает покупательную способность сотрудников и помогает поддерживать баланс между интересами бизнеса и персонала.

Может ли повышение оклада заменить индексацию?

Да, индексация может быть реализована через увеличение окладов сотрудников. Однако в локальных актах компании следует четко прописать, что повышение зарплаты связано с компенсацией инфляции.

Важное замечание: работодатели коммерческого сектора могут самостоятельно устанавливать:

1. сроки пересмотра вознаграждения;
2. методику определения величины корректировки;
3. виды выплат, подлежащих пересмотру в связи с инфляцией.

Альтернативой индексации может быть систематическая выплата премий, если это зафиксировано в локальных актах как способ поддержания покупательной способности сотрудников.

Индексация зарплаты и МРОТ

Работодатель обязан устанавливать заработную плату не ниже МРОТ (минимального размера оплаты труда) согласно ст. 133 ТК РФ. Параллельно с этим, по статье 134 ТК РФ, необходимо проводить индексацию зарплаты в связи с ростом потребительских цен.

Важно: индексация и повышение МРОТ — это два отдельных процесса, которые должны выполняться одновременно, так как они преследуют разные цели: повышение МРОТ гарантирует минимальный уровень оплаты труда, а индексация — сохранение покупательной способности доходов сотрудников.

Штраф за неиндексацию

1. Полное отсутствие индексации или игнорирование внутренних актов

Если работодатель не проводит индексацию или не закрепил порядок ее проведения в документах, это нарушает трудовое законодательство и влечет штрафы согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

2. Индексация предусмотрена, но не проводится

Если индексация зафиксирована в локальных актах, но не выполняется, это также нарушение по той же статье.

Штрафы:

1. Для должностных лиц и ИП: от 1 000 до 5 000 руб.
2. Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 руб. При повторных нарушениях сумма штрафа может быть увеличена:
3. Для руководителей и ИП: от 10 000 до 20 000 руб.
4. Для организаций: от 50 000 до 70 000 руб.

План действий для бухгалтера при индексации

1. Собрать информацию:
2. Ознакомьтесь с законодательными актами, регулирующими индексацию (Трудовой кодекс, внутренние акты);
3. Изучите данные о фактической инфляции за прошлый год;
4. Определите, какие сотрудники подлежат индексации;
5. Установите коэффициент индексации;
6. Уточните, какие выплаты подлежат индексации.
7. Подготовить документы:
8. Рассчитайте коэффициенты индексации для всех сотрудников;
9. Подготовьте приказ о проведении индексации;
10. Внесите изменения в трудовые договоры и штатное расписание;
11. Подготовьте расчетные листки с новой зарплатой.
12. Провести индексацию:
13. Начислите зарплату с учетом индексации;
14. Рассчитайте новые налоги и взносы;
15. Уведомите сотрудников об изменениях.
16. Оформить документацию:
17. Подготовьте отчетность по результатам индексации;
18. Сохраните все документы согласно правилам делопроизводства.

Автоматизация индексации в 1С

Автоматизация индексации зарплаты возможна с помощью решений 1С. В частности, для «1С:Бухгалтерия» разработан сервис «Расширенный расчет зарплаты», а в «1С:Зарплата и управление персоналом» встроена функция индексации.

Как активировать индексацию в 1С:ЗУП:

1. Перейдите в раздел Настройка — Расчет зарплаты и установите флажок для индексации зарплаты.
2. Создайте документ Индексация штатного расписания в разделе Кадры — Изменения штатного расписания.
3. Заполните таблицу с индексируемыми позициями, при необходимости откорректируйте значения с помощью коэффициентов.
4. Подпишите документы, и система автоматически выполнит индексацию.

Как провести индексацию в «1С:Бухгалтерия»:

1. Перейдите в меню Зарплата и кадры — Все начисления.
2. Выберите Начисление зарплаты и активируйте вкладку Индексация зарплаты.
3. Заполните коэффициенты и значения для индексации.
4. После настройки выполните индексацию для сотрудников.

Итоги

Индексация зарплаты — это обязательное требование закона, направленное на сохранение покупательной способности доходов сотрудников в условиях инфляции. Важно следить за сроками, проводить индексацию в соответствии с инфляцией и соблюдать требования Трудового кодекса.

Для упрощения процесса индексации можно использовать автоматизированные решения в 1С, что позволит снизить количество ошибок и упростить бухгалтерский учет.