«1С:Документооборот» — как правильно внедрить в работу компании и зачем это нужно

Если ваш бизнес сталкивается с постоянными проблемами в документообороте, такие как потеря файлов, задержки в согласованиях или ошибки в документах, то решение есть. Переход на программу «1С:Документооборот» поможет упорядочить рабочие процессы, повысить эффективность и сократить затраты. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы расскажем, что такое «1С:Документооборот», какие преимущества он дает и как правильно настроить систему в вашей компании.

Что такое «1С:Документооборот»?

«1С:Документооборот» — это программа для автоматизации работы с документами в компании. Она позволяет отказаться от бумажной документации, ускоряет процессы согласования и снижает риски потери или подделки документов. С помощью этой системы можно хранить, создавать, согласовывать и контролировать все документы в едином цифровом пространстве.

Цель внедрения программы — улучшить обмен данными, сделать его более быстрым, удобным и безопасным. «1С:Документооборот» поддерживает работу с различными типами документов, упрощая их создание, отправку и хранение.

Система подходит для компаний любого размера, независимо от сферы деятельности. Вы можете выбрать подходящую версию системы:

1. ПРОФ — для малого и среднего бизнеса.
2. КОРП — для крупных предприятий с более сложными бизнес-процессами.

Кроме того, программа легко интегрируется с другими продуктами 1С, такими как «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», 1С:CRM, что позволяет объединить финансовые и клиентские данные в одном месте. Например, договор из 1С:Документооборот может автоматически передаваться в «1С:Бухгалтерия» для дальнейшего учета.

Преимущества «1С:Документооборот»

Система «1С:Документооборот» позволяет значительно улучшить эффективность работы с документами и повысить производительность труда. Вот основные преимущества:

1. Снижение времени на обработку документов — автоматизация процессов сокращает время на обработку и согласование документов в 2-3 раза. Например, договор, который раньше согласовывали несколько дней, теперь можно подготовить за пару часов.
2. Безопасность данных — система защищает информацию с помощью шифрования, разграничения доступа и ведения журналов. Это значительно снижает риск утечек данных и несанкционированного доступа.
3. Интеграция с другими продуктами 1С — «1С:Документооборот» легко интегрируется с другими решениями 1С, что позволяет объединить данные в единую экосистему и облегчить работу с документами.
4. Снижение затрат — отказ от бумажных документов, а также от необходимости покупки принтеров и курьерских услуг позволяет значительно сократить расходы на документооборот на 20-30%.
5. Доступность из любой точки — облачная версия и мобильное приложение позволяют работать с документами в любое время и из любой точки мира, что особенно важно для удаленных сотрудников.
6. Прозрачность процессов — система позволяет отслеживать статус каждого документа, исключая возможность его потери или задержки. В любой момент можно увидеть, кто и когда редактировал или отправлял документ.
7. Гибкость — система легко адаптируется под различные бизнес-процессы в торговле, производстве или сфере услуг, что делает ее универсальным инструментом для любой компании.
8. Регулярные обновления — система регулярно обновляется, что позволяет оставаться в соответствии с актуальными требованиями законодательства.

Функции «1С:Документооборот»

В программе предусмотрены несколько полезных функций для удобного и безопасного использования:

1. Электронный архив документов — все файлы хранятся в цифровом виде, что позволяет быстро искать документы по ключевым словам, датам или типам.
2. Автоматизация обмена данными — вы можете настроить маршруты согласования, автоматические уведомления и распределение задач среди сотрудников.
3. Контроль версий документов — система отслеживает изменения в документах и сохраняет историю правок, что исключает путаницу при работе нескольких сотрудников над одним файлом.
4. Подписывание документов ЭЦП — возможность подписывать документы электронной подписью, что делает их юридически значимыми.
5. Поддержка разных типов документов — система позволяет работать с множеством типов документов, ускоряя их создание, прием и передачу.

Интерфейс программы прост и интуитивно понятен, что позволяет бизнесу быстро адаптироваться к использованию системы.

Как внедрить «1С:Документооборот» в компании

Для успешного внедрения «1С:Документооборот» нужно выполнить несколько шагов:

1. Проанализировать потребности компании — определите, какие процессы необходимо автоматизировать. Обсудите с ключевыми сотрудниками, что именно нужно улучшить в документообороте. Например, если отдел продаж часто теряет счета, система поможет автоматически регистрировать их и находить нужные документы в пару кликов.
2. Выбор версии системы — решите, какая версия системы лучше подходит для вашего бизнеса: облачная или локальная.
3. Установка системы — если выбираете локальную версию, настройте сервер и рабочие станции. Для облачной версии дополнительное оборудование не требуется, подключение происходит быстро.
4. Настройка прав доступа — определите, кто из сотрудников будет иметь доступ к документам и сможет их редактировать. Например, бухгалтерия будет работать только с финансовыми документами, а HR — с кадровыми.
5. Создание шаблонов и маршрутов согласования — настройте типовые документы (договоры, акты) и маршруты их согласования, чтобы ускорить процесс.
6. Интеграция с другими системами — подключите «1С:Документооборот» к другим программам 1С для обмена данными и проверьте их совместную работу.
7. Обучение сотрудников — проведите тренинг, чтобы показать сотрудникам, как работать с системой.
8. Тестирование и запуск — протестируйте систему на небольшом количестве данных, чтобы проверить скорость и эффективность обмена документами.

Проблемы при внедрении системы «1С:Документооборот»

При внедрении «1С:Документооборот» могут возникнуть некоторые трудности, но их можно избежать, если заранее подготовиться:

1. Сопротивление сотрудников — персонал может не быть готов к изменениям. Решение — провести обучение и показать, как система упростит их работу.
2. Проблемы с интеграцией — если настройка с другими программами была выполнена некорректно, это может вызвать сбои. Привлеките сертифицированного интегратора для настройки системы.
3. Нехватка ресурсов — небольшие компании могут столкнуться с нехваткой серверов или специалистов для настройки локальной версии. В этом случае выберите облачную версию, которая не требует дорогостоящего оборудования.
4. Ошибки в настройке процессов — неправильно настроенные маршруты согласования могут замедлить внедрение системы. Рекомендуется протестировать процессы на пилотном проекте.

Заключение

Внедрение «1С:Документооборот» поможет вашему бизнесу перейти на новый уровень работы с документами. Система упрощает процессы, улучшает безопасность данных и повышает производительность. Подходит для компаний любого размера, и ее использование позволяет сократить время на обработку документов и снизить затраты.