Командировочные подрядчику: когда возникает НДФЛ и нужно ли платить взносы

Когда организация заключает договор с подрядчиком, в который включены командировочные расходы, важно правильно оформить все нюансы. В статье от команды проекта 42Clouds рассказано, как правильно учесть командировочные расходы подрядчику, как оформить договор и какие налоги и взносы нужно учитывать.

Что относится к командировочным расходам?

Согласно статье 166 Трудового Кодекса РФ, командировка — это поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне его постоянного рабочего места. При этом сотрудник не может ежедневно возвращаться домой. В командировке организация оплачивает:

• Проезд;
• Проживание;
• Суточные.

Если в договоре с подрядчиком предусмотрено возмещение командировочных расходов, заказчик обязуется оформить соответствующие документы. Если документы отсутствуют, обязательства по возмещению расходов нет (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.02.2025 по делу Ф03-5800/2014).

Как возмещаются расходы подрядчика на поездку?

Компания возмещает подрядчику расходы на проезд и проживание в командировке. В договоре стороны указывают, какие расходы компенсируются. Если этого не указано, то возмещение не происходит.

Особенности заключения договора с подрядчиком

При заключении договора, включающего компенсацию командировочных расходов, нужно детально прописать, что именно включается в сумму договора. В договоре указываются:

1. Виды расходов, которые подлежат компенсации;
2. Порядок компенсации: по фактическим расходам или фиксированной сумме;
3. Документы, по которым производится компенсация.

Договор может предусматривать ограничения по количеству сотрудников, чьи расходы возмещает заказчик, а также предельную сумму для каждого типа расходов.

Как выбрать порядок возмещения расходов?

Если подрядчик использует поезд или самолет, подтверждение расходов просто: он предоставляет билеты, на которых указаны все данные для расчета.

Проблемы возникают, если подрядчик едет на личном автомобиле. Тут расходы нужно рассчитывать исходя из расстояния, расхода топлива и цены бензина. В таких случаях можно установить фиксированную сумму для возмещения, чтобы избежать путаницы с расчетами.

Командировочные расходы при заключении госконтракта

Если речь идет о госконтракте, компенсация командировочных расходов подрядчику может быть предусмотрена в фактической сумме, но цена контракта не может быть увеличена. В таких случаях компенсация включается в цену договора.

Возмещение расходов при заключении договора ГПХ с физическим лицом

Если организация заключает договор ГПХ с физическим лицом, она должна уплатить с вознаграждения подрядчика НДФЛ и страховые взносы. Компенсация командировочных расходов не облагается страховыми взносами, так как не является оплатой за труд (п. 16 ст. 422 НК РФ).

НДФЛ с компенсации удерживается в обычном порядке. Но подрядчик имеет право попросить заказчика предоставить профессиональный налоговый вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ). Для этого необходимо предоставить документы, подтверждающие расходы. Профессиональный вычет не имеет ограничений по сумме.

Если компенсация расходов не прописана отдельно, то заказчик обязан платить страховые взносы с полной суммы договора. Если заказчик оплачивает командировочные расходы (например, покупает билеты или оплачивает гостиницу), то сумма договора облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Как оформить командировочные подрядчику в «1С:Бухгалтерия»

Пример: Договор между ООО «Ромашка» и исполнителем Ивановым И. И. предусматривает оплату услуг в размере 40 000 руб. и компенсацию расходов на проезд до места назначения и обратно. Иванов потратил 10 000 руб. на проезд.

Шаг 1: В разделе «Зарплата и кадры» введите данные Иванова. На вкладке «Договоры ГПХ» укажите сведения о договоре.

Шаг 2: Выполните начисление оплаты и возмещения. Есть два способа:

Способ 1:

1. В разделе «Зарплата и кадры» выберите «Настройки зарплаты» и перейдите к «Начислениям».
2. Создайте новый вид начислений, например, «Компенсация», и укажите, что это не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
3. Создайте документ «Начисление зарплаты», указав сумму 40 000 руб. для расчета НДФЛ и взносов. Компенсация в размере 10 000 руб. отразится в отчете по страховым взносам.

Способ 2:

1. Проведите начисление с суммы 40 000 руб.
2. Компенсацию в размере 10 000 руб. оформите актом и проведите как оплату поставщику. Иванова зарегистрируйте в справочнике контрагентов и добавьте компенсацию в состав прочих затрат.

Командировочные расходы подрядчику-ИП

ИП платит налоги самостоятельно, и компенсация его расходов имеет особенности. Для налогообложения важно, как осуществляется оплата.

Вариант 1: Заказчик покупает билеты и оплачивает проживание. В этом случае возмещение расходов не происходит, а заказчик учитывает эти расходы для налогового учета и вычитает НДС. ИП, в свою очередь, включает стоимость билетов и проживания в доход.

Пример: ИП Петров А. И. заключил договор с ООО «Альфа» на сумму 70 000 руб., и ООО «Альфа» оплатило его проезд в размере 20 000 руб. ООО «Альфа» включит 90 000 руб. в расходы, а ИП Петров — 70 000 руб. за работу и 20 000 руб. как доход в натуральной форме.

Вариант 2: ИП оплачивает расходы и перевыставляет их заказчику. В этом случае заказчик не может учесть эти расходы для налогообложения и вычета НДС.

Пример: ИП Петров А. И. заключил договор с ООО «Альфа» на сумму 70 000 руб. и оплатил проезд за 20 000 руб. ООО «Альфа» компенсирует ИП эти расходы, но не может учесть их для налогообложения.

НДС на командировочные расходы подрядчика

Когда заказчик работает с подрядчиком, возникает вопрос: облагаются ли НДС командировочные расходы и можно ли принять к вычету НДС, выставленный подрядчиком. Вопрос спорный, и есть несколько точек зрения:

1. Компенсация командировочных расходов не является выручкой, так как права собственности не переходят.
2. Компенсация расходов — это выручка, облагаемая НДС, и заказчик может принять НДС к вычету.
3. Компенсация — это выручка, но заказчик не может принять НДС к вычету, если расходы понесены подрядчиком для своей деятельности.

Документальное подтверждение расходов

Для подтверждения командировочных расходов подрядчик предоставляет акт возмещения и авансовые отчеты. Важно правильно оформить и проверить все документы. «1С:Документооборот» может помочь в организации обмена документами, однако, проверка всех расходов остается за бухгалтерией.

Итоги

Возмещение командировочных расходов подрядчику — это процесс с нюансами, которые важно учитывать при заключении договора. Для минимизации налоговых споров и для удобства учета лучше прописать компенсацию расходов отдельно от основной суммы договора.