Как заполнить 6-НДФЛ в 2026 году — инструкция

В этой статье от команды проекта 42Clouds мы предлагаем подробную инструкцию по заполнению расчета 6-НДФЛ в 2026 году, а также рассматриваем особенности формирования отчета в программе 1С.

Кто обязан сдавать 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ подают работодатели, которые выплачивают доходы физическим лицам по трудовым договорам и договорам ГПХ. Если у организации нет сотрудников, она не обязана сдавать расчет, однако получит уведомление о неисполнении обязанности по представлению декларации.

Организации, не имеющие сотрудников, могут просто сдать нулевой расчет 6-НДФЛ. Это намного проще, чем отвечать на уведомление налоговой инспекции. Также, если расчет не подан, уведомление будет отправлено только юридическим лицам.

Налоговый период для отчета по НДФЛ — календарный год. Если выплаты производились только в первом квартале, налоговый агент продолжает сдавать ежеквартальные расчеты 6-НДФЛ и обязан представить годовой расчет.

Сроки подачи 6-НДФЛ за 2026 год

Отчеты по НДФЛ в 2026 году подаются в следующие сроки:

• За первый квартал 2026 года — с 1 по 27 апреля 2026 года;
• За полугодие 2026 года — с 1 по 27 июля 2026 года;
• За девять месяцев 2026 года — с 2 по 26 октября 2026 года;
• За 2026 год — с 1 января по 25 февраля 2027 года.

Формат сдачи расчета 6-НДФЛ

Работодатели, которые сдают расчет для не более чем 10 человек, могут представить отчет в бумажной форме. Все остальные обязаны подавать расчет в электронной форме.

Куда подавать отчет 6-НДФЛ

Если организация имеет обособленные подразделения, отчетность подается в инспекцию по месту нахождения головного офиса и каждого подразделения.

Индивидуальные предприниматели (ИП) подают отчетность в инспекцию по месту своей регистрации, независимо от того, где осуществляется деятельность. Исключение составляют расчеты за сотрудников, работающих по патентной системе налогообложения (ПСН). ИП на ПСН подают 6-НДФЛ в налоговую инспекцию, где оформлен патент.

Пример: ИП Иванов М. М. зарегистрирован в Калуге, работает в Москве и использует ПСН. За 2026 год расчет 6-НДФЛ он сдает в московскую инспекцию, а за 2027 год — в калужскую.

Как учитывать зарплату в 1С

Отчет 6-НДФЛ может вызывать сложности из-за ошибок в расчетах. В 1С весь процесс автоматизирован. Рассмотрим, как осуществляется расчет зарплаты.

В программе «1С:Бухгалтерия» есть блок «Зарплата и кадры», который включает следующие разделы:

• Кадры;
• Зарплата;
• Пособия;
• НДФЛ.

При вводе данных о сотруднике бухгалтер указывает способ выплаты — наличными или через банк. В системе автоматически рассчитывается и учитывается НДФЛ.

Когда необходимо провести выплату, бухгалтер нажимает кнопку «Выплатить» в разделе «Начисление зарплаты». Программа создает документы, но не формирует проводки.

Если ошибка при вводе данных, программа не позволяет провести операцию. Например, если бухгалтер указал, что сотрудник должен получить деньги наличными, но его зарплата должна быть переведена на счет, программа не позволит провести платеж.

Чтобы исправить ошибку, бухгалтер исправляет данные о сотруднике, меняет способ выплаты на банковский перевод и удаляет ошибочную платежную ведомость.

Как правильно заполнить 6-НДФЛ в 2026 году

Расчет 6-НДФЛ заполняется автоматически в разделе «Отчеты — Регламентированные отчеты». В программе предусмотрены функции для проверки контрольных соотношений и выгрузки данных.

Если отчет не заполняется автоматически, бухгалтер может искать ошибку. Часто встречающиеся ошибки:

• Неправильный код налогового органа;
• Ведомость на оплату не содержит НДФЛ;
• Не проведена оплата сотруднику;
• Проблемы с регистрацией в налоговом органе.

Частые ошибки при формировании отчета 6-НДФЛ

Если расчет не заполняется автоматически, возможны следующие ошибки:

• Неправильный код налогового органа.
• Ведомость на оплату не содержит НДФЛ.
• Отсутствует платежная ведомость для сотрудника.

Когда ошибка связана с регистрацией в налоговом органе, следует проверить правильность данных о регистрации в разделе «Организации». Неверно заполненная информация может привести к тому, что отчет не будет сформирован.

Ошибки в электронных ведомостях: В ведомости должны быть правильные данные о выплатах и НДФЛ. Если НДФЛ равен нулю, это может означать ошибку в расчетах.

Как проверить правильность заполнения отчета 6-НДФЛ

После формирования отчета важно провести его проверку. Мы рекомендуем использовать несколько вариантов проверки, чтобы убедиться в правильности данных:

• Сопоставление расчетов 6-НДФЛ и страховых взносов.
• Использование отчетов из раздела «Отчетность» в 1С.

Заключение

Заполнение отчета 6-НДФЛ в 2026 году должно быть автоматизировано, чтобы снизить риски ошибок. Программные решения 1С позволяют ускорить процесс и снизить вероятность ошибок при подготовке отчетности. Если у вас возникли вопросы по заполнению 6-НДФЛ или другим вопросам работы в 1С, вы можете обратиться к специалистам для консультации.