500 сотрудников — 500 сообщений: как мы автоматизировали рассылку расчетных листов в MAX

В новой статье от команды проекта 42Clouds дело идет о том, как долгие часы ручной работы превратились в несколько кликов.

Каждый месяц повторяется одно и то же: бухгалтерия формирует расчетные листы, а затем начинается самая утомительная часть — их рассылка. Нужно открыть файл, найти контакты сотрудника, отправить документ. Потом следующего. И так до конца списка.

Если в компании 20 сотрудников, это еще терпимо. Но когда их 200 или 500, на рассылку уходит целый рабочий день, а иногда и больше.

Именно такая проблема решала организацию, о которой идет речь. Ольга — бухгалтер по зарплате в компании с 500 сотрудниками. Каждый месяц после начисления заработной платы она формировала расчетные ведомости и отправляла их самым активным сотрудникам, а потом и резидентам.

Ошибки соединения часто: документы, которые один сотрудник мог получить в результате, кто-то остался без писем. Исправление ошибок занимало дополнительное время: перессылку, пояснения, проверки.

Сотрудники просили, чтобы расчетные листы приходили к мессенджеру. MAX Появился интерфейс использования: сообщения проверяются чаще, чем электронная почта, файлы открываются быстрее, они не запрашиваются в спаме. Но каждому вручную — это тратит очень много времени.

Ольга пробовала групповые рассылки, но это неподходило: каждый сотрудник должен получать персональный лист, а не общий файл. Нужен был инструмент, который позволяет массово приступать к оформлению документов.

Ольга обратилась к Маркет42 с вопросом о поддержании сервиса. Менеджер уточнил детали: количество сотрудников, мессенджер, направление рассылки. В ответ был предложен сервис для отправки отчетов расчетных данных в MAX, который позволяет отправлять документы лично каждому сотруднику прямо из 1С.

После подключения сервиса процесс изменился: Ольга формирует расчетные листы в 1С, нажимает кнопку «Отправить в MAX», выбирает сотрудников — и сервис отправляет письма автоматически. Каждый сотрудник получает свой документ, никто не остается без информации.

Время на растягивание сокращалось от нескольких дней до 15 минут. Ошибки с неправильным адресом или забытыми вложениями исчезли. Сотрудники получают документы быстро и в удобном формате, где они точно будут видны.

Ольга нашла решение , которое сэкономило ей часы на работе. Если ваша компания столкнется с похожей проблемой, вы знаете, где искать ответ. Менеджеры Маркет42 всегда готовы помочь выбрать и подключить сервисы 1С для автоматизации процессов.