Как меняется кадровый электронный документооборот: настоящее и будущее

Кадровые процессы документооборота всегда требовали значительных затрат ресурсов HR-менеджеров, а режим самоизоляции, вызванный пандемией, добавил еще больше работы кадровым службам. Оформление отпусков, больничных, перевод или увольнение сотрудников — все эти процессы сопровождаются документами. Если их перевести в цифровой формат, то это значительно упростит работу кадровых служб в будущем.

О ведении кадрового учета в электронном виде говорили еще несколько лет назад. В 2018 году чиновники проводили пилотный проект, в рамках которого несколько компаний перевели свои кадровые документы в электронный формат. После этого планировалось внести ряд поправок, однако процесс был приостановлен. Пандемия потребовала от чиновников снова вернуться к этому вопросу, и в начале 2020 года Минтруд РФ заявил, что в 2021 году трудовые книжки должны быть переведены в электронный вид. Также в декабре этого года вводят электронные больничные листы. Вместе с этим, в марте 2021 года завершится очередной пилотный проект, который подразумевает полный перевод кадровых документов в электронный вид без дублирования на бумажных носителях. Все это подтверждает факт того, что в ближайшие годы кадровый документооборот полностью станет электронным. Подготовиться к переменам можно заранее, внедрив комплексную систему по управлению электронным документооборотом (СЭД).

Преимущества СЭД для кадровых отделов очевидны:

1. Снижаются трудозатраты HR-менеджеров при оформлении документов
2. Взаимодействие HR-сотрудников с персоналом ускоряется
   
3. Все необходимые документы структурированно хранятся в защищенном электронном архиве, позволяя сотрудникам в любой момент найти нужны данные
   
4. Работа сотрудников становится прозрачнее и быстрее
   
5. Документы в электронном виде согласуются и подписываются в разы быстрее за счет использования электронной подписи

Многие компании уже ведут электронный кадровый документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством. Рассмотрим некоторые из таких процессов.

С чего начать

Переход на электронный кадровый документооборот нужно начать с подготовки нормативной базы и регламентов. На этом этапе также необходимо описать схему согласования, определиться с информационной системой и типами документов, которые планируется перевести в электронный вид. Как правило, компании автоматизируют сначала самые «популярные» процессы кадровиков, связанные с управлением персонала. На примере СЭД WSS Docs расскажем, как можно упростить процесс организации приема сотрудника на работу:

1. По запросу инициатора в системе формируются необходимые документы для принятия сотрудника на работу: трудовой договор, дополнительные соглашения и приказ о приеме сотрудника

2. Документы согласуются и подписываются работодателем и работником в СЭД с помощью квалифицированной электронной подписи. Это достигается за счет интеграции системы WSS Docs с крипто провайдерами КриптоПро, Vipnet и другими

3. Документ автоматически регистрируется и переходит на Оперативное хранение.

Увольнение или перевод сотрудника в другой отдел

Система WSS Docs позволяет любому сотруднику самостоятельно подать заявление на увольнение или на переход в другое подразделение (отдел). После подачи необходимых документов система сама подключает к рассмотрению и согласованию документа всех заинтересованных в вопросе сотрудников компании.

Виды документов, которые может подать сотрудник:

1. Заявление о выдаче трудовой книжки
2. Заявление об увольнении
3. Заявка на перевод сотрудника в другой отдел/подразделение

Автоматизация работы с внутренними приказами

Типы приказов, которые можно автоматизировать в WSS Docs:

• Приказ о возложении обязанностей
• Приказ о переводе работников на другую работу
• Приказ о предоставлении отпуска работнику
• Приказ о прекращении трудового договора с работником
• Приказ о приеме работника на работу
• Приказ об изменении личных данных работника
• Приказ об отзыве из отпуска, прерывании ОУР
• Приказ об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности
  

При создании кадрового приказа, в первую очередь, его необходимо согласовать, а далее — направить на подпись работодателю и разослать сотрудникам для ознакомления. Чтобы ознакомить сотрудников с приказом пользователь принимает соответствующее решение в системе, после чего происходит подписание документа квалифицированной электронной подписью. Факт подписания фиксируется в виде штампа в печатной форме.

Автоматизация процесса работы с кадровыми заявками и заявлениями

В системе любой сотрудник может быстро создать и согласовать заявку на отпуск или подать заявление на перенос отпуска. Также сотрудники могут самостоятельно инициировать работу со следующими типами документов:

1. Заявление о выборе способа выплаты пособий ФСС
2. Заявление об изменении личных данных
   
3. Заявка на выполнение дополнительной работы
   
4. Справка о работе или 2-НДФЛ
   

Все вышеперечисленные процессы автоматизируются в рамках модуля WSS Docs: кадровый электронный документооборот. Он поддерживает работу как с бумажными носителями, храня все необходимые сканированные оригиналы, так и работу с электронной подписью сотрудников, позволяя исключить необходимость печати и подписания документа на бумаге.