Главное Свежее Вакансии   Проекты
492 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как собрать закрывающие документы в конце года

Чтобы со спокойной душой уйти на новогодние каникулы, начните уже сейчас наводить порядок в документах. Елена Галичевская, эксперт сервиса Контур.Компас, рассказывает, зачем нужны оригиналы закрывающих документов, и дает советы, как их получить от контрагентов.

Сбор закрывающих документов — рутинная работа, и ее всегда хочется отложить на потом, но не поддавайтесь соблазну. При внезапной проверке инспекторы в первую очередь потребуют учетную документацию.

Что такое закрывающие документы


Когда партнеры выполнили все обещания по сделке, то есть оплатили счета, поставили товары или услуги, сделка считается завершенной. Подтвердить это нужно документами, которые называют закрывающими:

  • актом;
  • счетом-фактурой;
  • товарной или товарно-транспортной накладной.

Хранить все закрывающие документы по сделке нужно в течение 5 лет.

Зачем нужны закрывающие документы


Часто в компании документооборот воспринимают как рутину и относятся к нему несерьезно. Контрагент может отправить вам копии закрывающих документов, если будете звонить и настаивать, а об оригиналах забыть. Ему уже не до них, ведь сделка завершена. Но вам важно получить именно оригиналы этих документов, так как только они имеют юридическую силу. Признавать расходы на основании одних лишь копий — рискованно. Если налоговую инспекцию заинтересуют ваши отношения с контрагентом, она имеет право запросить у обеих компаний оригиналы закрывающих документов по сделкам. Если оригиналов не будет, компании могут оштрафовать.

Как собрать закрывающие документы


В договоре с контрагентом пропишите санкции на случай, если он нарушит сроки представления документов. Правда, сделать это можно, если ваш партнер не возражает против такого условия.

Не ждите, когда контрагенты пришлют закрывающие документы. Не вспомнят и не пришлют. Для начала выясните, каких документов не хватает. Проводите инвентаризацию документов в конце каждого квартала, не оставляйте на конец года. По итогу составьте реестр недостающих документов, позвоните контрагентам или свяжитесь по электронной почте и выясните, почему вы не получили подписанные оригиналы. Возможно, причина в том, что компания-контрагент не согласна с суммами по сделке. В этом случае нужно разобраться, есть ли у вас задолженность или допущена ошибка в учете. Поможет акт сверки взаиморасчетов. Составьте документ в произвольной форме и отправьте его контрагенту.

Нужно сохранять всю первичку, на основании которой подготовлен акт. Без нее будет сложно доказать задолженность одной стороны перед другой (постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2016 № 13АП-8827/2016, Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.02.2016 № 09АП-59788/2015-ГК, № А40-110783/15).

Другая ситуация: контрагент документы отправил, но они потерялись на почте. Попросите продублировать их (вновь распечатать из информационной системы, подписать и поставить печать, если она применяется). Как вариант, заполните документ за контрагента и передайте ему на подпись (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Закон это не запрещает.

Если переговоры с деловым партнером не дали результатов и документов по-прежнему нет, напишите письмо на имя директора партнера. В письме обязательно укажите срок, когда необходимы документы. Объясните, чем рискует ваша компания из-за того, что контрагент задерживает документы.


Своевременно получать документы поможет система электронного документооборота, например Контур.Диадок. Подключите сервис и мгновенно обменивайтесь электронными документами со своими контрагентами. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Больше не придется распечатывать, подписывать и пересылать документы заново.

Что проверить в закрывающих документах


Уточните, должен ли документ создаваться по унифицированной форме — как, например, кассовые документы, транспортная накладная — или компания может использовать свободную форму документа.

Проверьте, все ли реквизиты есть на документах. Их перечень можно найти в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Оцените существенность ошибок в документах. Мелкие ошибки, которые не мешают идентифицировать продавца, покупателя, товар, считаются несущественными.

А вот ошибки в наименовании товара или в суммах — значительные, такие документы придется переделать.

Проверьте, есть ли право подписи у лица, подписавшего документы. Кроме руководителя и главного бухгалтера, подписывать документы могут и другие должностные лица. Главное, чтобы их полномочия подтверждались приказом руководителя и доверенностью на право подписи. Запросите эти документы у контрагента и приложите к пакету закрывающих документов по сделке.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.