Как правильно составить график отпусков: пошаговое руководство
Кто имеет право на отпуск
Отпуск предоставляется всем сотрудникам, работающим по трудовому договору. Обычно его продолжительность составляет 28 календарных дней, но для некоторых льготных категорий, таких как воспитатели в детских садах, отпуск может достигать 42 дней. Работники могут разделить отпуск на несколько частей, при этом одна из частей должна составлять не менее 14 дней. Праздничные дни также учитываются, увеличивая общее количество отпускных дней.
Как рассчитать остаток отпускных дней
Для предварительного расчета количества накопленных дней основного отпуска можно использовать следующую формулу:
Остаток отпускных = Положенные дни отпуска сотруднику / 12 месяцев
При стандартной продолжительности отпуска в 28 дней это составит 2,33 дня отпуска за каждый отработанный месяц. Если предусмотрен дополнительный отпуск, его дни также суммируются и делятся на 12 месяцев.
Процесс составления графика отпусков
Вот основные моменты, которые следует учесть при составлении графика отпусков:
- Форма документа: График отпусков составляется по форме Т-7, но допускается использование собственной формы. В документе указываются название компании, ОКПО, номер документа, дата и год составления.
- Виды отпусков: В графике необходимо указать оба типа отпусков:
Основной — 28 календарных дней, за исключением некоторых категорий, например, инвалидам положено 30 дней, а несовершеннолетним — 31 день.
Дополнительный — предоставляется в связи с особыми условиями труда, например, для работников на вредных или опасных производствах (статьи 116, 117, 118, 119 ТК РФ). - Неиспользованные дни: В графике учитываются неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы. Учебный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы не включаются.
- Список сотрудников: В графике должны быть указаны все сотрудники, имеющие право на ежегодный отпуск, включая удаленных работников и совместителей.
- Срок хранения: График отпусков хранится в течение 3 лет.
- Учет пожеланий сотрудников: Согласно трудовому кодексу, работодатель не обязан учитывать пожелания сотрудников при составлении графика отпусков. Это подтверждается письмом Минтруда 14-2/ООГ-17854 от 09.12.2020. Однако некоторые категории работников имеют право самостоятельно выбирать время отпуска и могут подать заявление на отпуск вне установленного графика. Если стороны не достигли соглашения о разделении отпуска, он предоставляется полностью.
Пример регистрации отпуска в 1С: ЗУП от Scloud
График отпусков в 1С: Зарплата и управление персоналом онлайн создается через документ «График отпусков». Для этого перейдите в раздел «Кадры» — «Графики, переносы отпусков» — «Создать» — «График отпусков». Заполните поля «Организация» и «Дата», а затем добавьте сотрудников в табличной части с помощью кнопок «Подбор» или «Добавить».
После заполнения можно зарегистрировать отпуска сотрудников прямо в графике, нажав на ссылку «Оформить отпуск» в колонке «Фактический отпуск». Это создаст документ «Отпуск», который можно будет редактировать при необходимости. Если в «Графике отпусков» зарегистрированы основной и дополнительный отпуска со смежными периодами, то ссылка «Оформить отпуск» сформирует документ «Отпуск», включающий оба отпуска.
В завершение, для получения печатной формы графика отпусков по форме № Т-7, нажмите кнопку «График отпусков (Т-7)».
Сроки утверждения графика отпусков
Согласно российскому законодательству (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), директор компании обязан утвердить график отпусков на следующий год не позднее чем за 2 недели до окончания текущего года. Таким образом, график на 2026 год должен быть согласован до 17 декабря 2025 года.
Что делать, если сотрудник только что устроился
При приеме нового сотрудника не требуется вносить изменения в график отпусков. Право на отпуск у нового работника возникает только через шесть месяцев. Если он хочет взять отпуск до истечения этого срока, ему необходимо подать заявление, которое будет рассматриваться и подписываться по усмотрению работодателя.
Перенос отпуска
Если сотрудник не смог использовать свой отпуск в установленный срок, он имеет право перенести его на следующий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Однако перенос возможен только в том случае, если это не противоречит внутренним правилам компании и согласовано с работодателем.
Что делать, если сотрудник вернулся из отпуска раньше
Если сотрудник вернулся из отпуска раньше запланированного срока, он должен уведомить работодателя о своем возвращении. В этом случае работодатель может предложить сотруднику продолжить работу или предоставить ему оставшиеся дни отпуска в будущем, если это согласовано обеими сторонами.
Штрафы за нарушения
Работодателю может быть наложен штраф за отсутствие графика отпусков или за его несоблюдение. Трудовая инспекция имеет право запросить этот документ во время проверки компании. При первом нарушении возможно ограничиться предупреждением или уплатой штрафа в размере до 50 000 ₽. В случае повторного нарушения санкции становятся более строгими, вплоть до дисквалификации руководителя на срок от 1 до 3 лет или штрафа до 70 000 ₽.
Вывод
Составление графика отпусков — важный процесс, который требует внимательного подхода и соблюдения законодательства. Правильное оформление графика не только обеспечивает соблюдение прав сотрудников, но и помогает избежать штрафов и других санкций. Использование современных программ, таких как 1С: Зарплата и управление персоналом, значительно упрощает этот процесс, позволяя автоматизировать расчеты и оформление документов.
