Как мы организовали сбор фидбэка в IT-компании

Другой канал связи с теми, кто отличился — ежемесячная внутрикорпоративная рассылка. А инструментом поощрений была внутренняя бонусная система. Сотрудники в течение года зарабатывали бонусы, а затем обменивали их на оплату поездок на конференции, мерч или сертификаты в разные магазины.

Все это хорошо, но можно лучше — все хотят слышать мнение о своей роли в компании из уст руководителя, желательно развернутое и с рекомендациями. Со временем мы поняли, что без системной передачи обратной связи до адресата не доходит вся информация, или что-то упускается из вида руководством, и в итоге сотрудник не делает своевременной работы над ошибками.

Тут мы и задумались о том, как сделать сбор обратной связи системным, регулярным и не занимающим много времени. Отвечая по порядку на все вопросы мы постепенно приходили к нашей модели. Параллельно появлялись новые вопросы: в каком виде будет собираться фидбэк и как доноситься до адресатов? Не будут ли гугл-формы навязчивыми? Где мы будем копить всю информацию?

Как мы даем обратную связь сейчас

Сбор фидбэка мы проводим раз в два месяца, используя две формы: для оценки своей работы и оценки работы с коллегами. В первой человек рассказывает о себе, что ему нравится и не нравится в текущей работе, какие есть сложности на проекте, сообщает о неисправности техники, или о желании посетить вместе с командой лучный тир (не все же работать). Фидбэк на коллег дается каждым сотрудником на всех, с кем он работал на проектах на протяжении последних двух месяцев.

Ниже несколько примеров вопросов для фидбэка на свою работу.

Форма состоит из трех разделов: в первом сотрудники отвечают на вопросы о текущей деятельности, во втором тимлиды и ведущие разработчики отвечают на вопросы о своих менеджерских скиллах, а третий раздел мы назвали «Что-то хорошее». В нем разработчики вспоминают, что позитивного было в их работе за прошедшие два месяца, с кем было приятно и продуктивно работать, что удалось лучше всего.

Мы пришли к балансу количества вопросов и информативности, в результате чего сбор обратной связи экономит время, не вызывает стресс, и дает нам представление о климате на рабочих местах.

Индивидуальный план развития сотрудника

Для каждого сотрудника мы сделали документы с индивидуальными планами развития (ИПР) и общую таблицу со статусами получения фидбэка. В последнюю пятницу месяца эйчар садится писать письма сотрудникам: прикрепляет к письму формы, список людей, на работу с которыми нужно написать отзыв, и срок, к которому надо все заполнить.

Весь фидбэк собирается в общую таблицу со статусами и затем оттуда распределяется в личные ИПР. Там, помимо фидбэка, находится информация о текущей роли сотрудника в компании, база знаний и результаты ассессмента, который мы проводим в конце года, чтобы оценить софт и хард скиллы сотрудников, проверить их текущий грейд и сформировать рекомендации для дальнейшей работы. Все аккумулируется в одном месте, чтобы человек всегда мог видеть свой прогресс/регресс на протяжении года. Изучив обратную связь, эйчар устраивает личные беседы с теми, у кого проблемы на проектах, кто хочет задать вопросы тет-а-тет и на кого пришел негативный отзыв.

Перед первым сбором фидбэка мы провели общую встречу, на которой рассказали, для чего мы внедряем этот процесс, какие цели преследуем, озвучили рекомендации, как давать позитивный и негативный фидбэк. Мы объяснили, что делаем это не с целью выявить двоечников, а с целью повысить прозрачность и понимание того, кто как работает и куда расти.

С негативным фидбэком возникают отдельные сложности. У ребят сразу появляются мысли, которые останавливают: «А не навлеку ли я на себя обратку?», «А как это скажется на наших отношениях с этим человеком?», «Да, наверное, о том, что из-за Вани сайт упал, рассказывать не стоит, уволят небось» и т. д. С этим еще нужно работать. После двух итераций сбора мы провели общее собрание на тему «Как давать негативный фидбэк». Говорили о том, что негативную обратную связь обязательно нужно давать, но это должно быть не на эмоциях, конструктивно и по делу. Также рассказывали о хороших и плохих отзывах, что стоит взять за пример, а как не стоит писать, отвечали на вопросы ребят и опять же проговаривали цели процесса.

Результаты

Постепенно процесс встает на рельсы, вопросы по заполнению форм возникают все реже, а обратная связь становится информативнее. По отзывам от ребят, сбор обратной связи помог подсветить то, с чем нужно работать, узнать, что коллеги о тебе думают, понять, что ты крутой специалист.

Какие результаты мы получили от внедрения процесса:

1. у людей выросла осведомленность о своей работе благодаря мнению со стороны;
2. сотрудники стали видеть, какие знания нужно подтянуть для эффективной работы;
3. между сотрудниками повысилась коммуникация, пусть и не напрямую;
4. менеджмент компании стал лучше понимать, какие есть слабые стороны у компании, что нужно исправить и доработать;
5. все заслуги и сильные стороны не остаются незамеченными.

Мы собираемся совершенствовать процесс, сейчас есть шероховатости, над которыми мы еще работаем, а так, он хорошо прижился в нашей компании.