Как Admin24 помог крупной лесоперерабатывающей компании сократить время обработки заявки с 8 часов до 15 минут

Ранее в компании принимали заявки от инвесторов при помощи брокера, но сейчас они приходят напрямую. Из-за этого обработка заявок занимала слишком много времени, некоторые из них терялись, а инвесторы уходили, так и не дождавшись ответа. Ситуацию срочно нужно было менять.

Суть второй проблемы заключалась в большой текучке кадров из-за особенностей региона. В производственном процессе всегда задействовано много работников, отделу кадров регулярно приходилось нанимать новый персонал. На подбор кадров уходило много времени, так как многие соискатели не обладали достаточной квалификацией. Было необходимо оптимизировать этот процесс.

Руководители компании Алексей и Артём — молодые амбициозные предприниматели. Они прекрасно осознают, что старый бизнес (промышленный) необходимо вести по-новому, для того чтобы кратно расти и опережать конкурентов. Это можно сделать благодаря внедрению современных сервисов и инновационных технологий, привлечению IT-специалистов.

Чтобы решить поставленные задачи, компания выбрала Admin24 — Service Desk — ПО для автоматизации клиентского сервиса.

Задача

Уменьшить затраты времени и ресурсов на обработку заявок от инвесторов и автоматизировать найм персонала. Автоматизировать процессы, связанные с сервисом. Реализовать возможность получать обращения через форму на сайте, а также из социальных сетей.

Результат

Автоматизированы процессы, связанные с обращениями от инвесторов и наймом персонала. Менеджер перезванивает через 2 минуты после прихода заявки в сервис. Время до выхода на сделку с инвестором уменьшено с 8 часов до 15 минут.

Как происходило внедрение

На внедрение и настройку нашего сервис-деска ушла 1 неделя. За это время персонал освоился в новой программе, были выставлены настройки. Также была создана форма для сайта и интеграция с социальными сетями.

Форма была первой важной задачей, которую решили с помощью сервис-деска. В ней компания настроила под себя нужные поля, отредактировала внешний вид. Пока что форму не встроили на сайт, но заявки уже принимают через ботов для социальных сетей.

Приходящие заявки автоматически распределяются между ответственными, и им сразу поступают уведомление. Это помогает быстро реагировать на обращения и минимизирует потери клиентов.

Найм сотрудников теперь также происходит через форму: кандидаты выбирают вакансию из выпадающего списка и заполняют данные. Это помогает отсеять людей, которые не могут заполнить информацию о себе. Такой подход важен, потому что сотрудники должны уметь работать с техникой, например, в лесу сфотографировать поломку оборудования. Все кандидаты сохраняются в базу, и к ним всегда удобно вернуться при случае.

Инвесторы обращаются через Telegram-бот, а соискатели во Вконтакте. Когда заявка попадает в Admin24 — Service Desk, то благодаря интеграции она автоматически подтягивается в Битрикс24. Разные процентные ставки, нужный график и условия — всё рассчитывается автоматически. Клиенту приходят письма с уведомлением о каждом этапе обработки заявки и подтягивается вся необходимая стандартизированная документация. Её остаётся только подписать. Менеджеры общаются с инвесторами через удобный чат в рамках интерфейса сервис-деска, а управляющей видит все чаты и историю в интерфейсе, что помогает ему контролировать процесс.

Результаты и перспективы

Наш клиент ООО «ПромЛесТорг» остался доволен Admin24 — Service Desk. Несмотря на то, что ввиду особенностей региона новый способ коммуникации с компанией даётся тяжело, люди понемногу начинают привыкать и видят пользу.

Так, например, среднее время обработки обращения от клиента уменьшилось с 8 часов до 15 минут. Это позволило сократить до минимума потери клиентов. За 15 минут менеджер успевает пообщаться с клиентом, а всё остальное происходит автоматически.

Процессы можно улучшать и дальше — полностью переходить на электронный документооборот. Admin24 — Service Desk в этом оказывает большую помощь. Несмотря на то, что налоговая в регионе пока что работает по старинке — с бумагой, в планах у компании автоматизировать все бизнес-процессы. Для инвесторов важно, чтобы вся работа была прозрачной и высокоэффективной.

***

Admin24 — Service Desk — это российская система для автоматизации обработки обращений клиентов и сотрудников. Переходите по ссылке и тестируйте возможности сервис-деска для внутренней поддержки бесплатно 30 дней!

Систему можно интегрировать с Битрикс24, Telegram, Вконтакте и Одноклассниками.

***

Подписывайтесь на Admin24 — Service Desk в TenChat. Там ещё больше интересного.

Узнать больше о настройках Admin24 — Service Desk на YouTube.