редакции
Иван Ярославцев
Как управлять проектом, когда не знаешь, что будет завтра
Черный лебедь — это события выходящих за рамки обычных ожиданий в истории. Например, Первая мировая война, распад Советского Союза, COVID-19.
Последние события подтверждают, что мы не контролируем будущее. Стабильность, к которой мы привыкли в 2015-2020 годах оказалась иллюзией. Теперь ситуация может поменяться на 180 градусов.
Как digital-компания, Alto переживает уже второй кризис. Поэтому мы знаем из своего опыта как выйти из состояния неопределенности и начать действовать.
Что сделать в первую очередь?
Отключите ленту и новостные сайты. Серьезно. Вашему проекту не станет лучше от постоянного мониторинга новостной ленты. Да, это уменьшает тревогу, но чем больше вы находитесь в этом состоянии — тем хуже для вашего проекта. Сейчас вам нужно сосредоточиться на тех проблемах, на которые можете повлиять лично.
Университетское исследование, проведенное в 2011 году, показало: люди проверяют свои телефоны 34 раза в день. Однако специалисты считают, что на самом деле они делают это гораздо чаще — почти 150 раз! Давайте посмотрим правде в глаза — мы на крючке.
1 шаг. Проведите встречу с командой
Самое время взбодрить команду. Какими бы профессионалами мы не были, каждый из нас — человек со своими переживаниями и сомнениями. Поэтому поговорите лично с каждым сотрудником: объясните ситуацию, предложите план действий. Станьте опорой, которой так иногда не хватает.
Для этого следите за настроением команды в динамике:
- Периодически общайтесь 1 на 1.
- Назначайте групповые встречи.
На личных встречах спрашивайте:
- Кто думает о переезде?
- Кто думает о смене работы?
- У кого изменились личные траты?
В итоге должен получится план мероприятий, где вы зафиксируете:
- Кого нужно поддержать и успокоить.
- С кем нужно пересмотреть условия сотрудничества.
- Кому нужно пойти на встречу.
- Кого нужно подготовить к расставанию.
- Кто может уволиться и как можно подстраховаться от этого.
2 шаг. Проведите встречи со стейкхолдерами
Проведите встречи с заказчиками. Поинтересуйтесь их планам. Например, у заказчика могла измениться ситуация с бюджетами. Так вы определите какие проекты нужно остановить, а какие быстрее завершить.
В итоге вы должны решить следующие задачи:
- Определите ценность проекта. Например, проект мог попасть под санкции и потерять свою актуальность.
- Пересмотрите горизонт планирования по каждому проекту. А именно пересмотрите сроки за которые достигните результатов. Определите частоту планирования: стоит ли сверять раз в месяц или каждую неделю.
- Подумайте над рисками клиента. Например, что будет если доллар станет по 200 рублей? Что будет если поставки продукции прекратятся?
3 шаг. Оптимизируйте ресурсы
Управление ресурсами — это необходимый элемент любого бизнеса, который хочет быть конкурентоспособным. Поэтому как менеджер или владелец, решите несколько вопросов: :
- Проверьте провайдеров. Посмотрите какие провайдеры серверов, хостингов ушли с российского рынка или повысили стоимость обслуживания.
- Проверьте лицензии. Уточните актуальность лицензий. Найдите чем их заменить.
- Уточните время и сроки. Пересмотрите ваши оценки на выполнения задач. Где теперь нужно бежать в 2 раза быстрее, а где нет спешки?
- Проверьте иностранное ПО. Следите за тем какие поставщики ПО перестают обслуживать Россию. Даже если сейчас все работает, то это не означает, что так будет всегда.
- Пересмотрите бюджет. Уточните риски и что вам важно в данный момент. Например, посмотрите насколько вы зависимы от иностранной валюты. Оцените как повлияет повышение зарплат на бюджет долгосрочных проектов.
4 шаг. Составьте карту рисков
Для начала определите основные вектора развития. Не спешите переделывать весь план. Достаточно определить 3 сценария: пессимистичный, оптимистичный и реалистичный. Так вы будете знать на что опереться и не погрязните в планировании.
После этого составьте карту основных рисков. Подумайте над тем, что делать в случае их возникновения.
Составьте таблицу из 4-х колонок: риск, последствия, вероятность, что сделать превентивно. Выделите красным, оранжевым и зеленым маркером последствия и вероятность риска. Напишите, что собираетесь делать прямо сейчас по каждому риску. Уделите внимание рискам с красными и оранжевыми маркерами. Выделите приоритетные, даже если все риски с зеленым маркером. Если реализовать все рекомендации из этой статьи, вы получите: Предлагаем поделиться в комментариях вашими трудностями, с которыми вы столкнулись в 2022 году. Расскажите, что вы делали для их разрешения.
Подведем итоги
