7 фатальных ошибок event-менеджера

1. «Я всё понял с первого раза»

«Слушать» и «слышать» – разные вещи. Хорошие организаторы «слышат» клиента и согласовывают с ним каждую деталь. Плохие – интерпретируют желания по-своему. Последним приходится разбирать двухмесячную ленту переписки, периодически заглядывая в толковый словарь.

Что поможет избежать проблемы:

• Уточнение каждого требования в формате диалога с кратким пересказом видения ситуации. Не бойтесь выглядеть глупо. За спрос денег не берут.
• Фиксация каждого пункта уточняющим вопросом в переписке с просьбой подтверждения от клиента.
• Составление и утверждение подробного технического задания. Будьте аккуратны: излишняя скрупулезность отталкивает. Не многие захотят тратить время на акцепт основного оттенка для освещения в зале.

Если вы не имеете привычки подробно записывать и постоянно задавать вопросы, то самое время ее выработать.

2. «О нас и так все знают»

Концепция утверждена, партнёры найдены, до мероприятия неделя, а план по продаже билетов выполнен на 65%. Причин может быть много: от узкой направленность контента мероприятия до удаленности площадки от центра. Корень проблемы – некачественное продвижение или недостаточный бюджет.

Как исправить:

• Не жалейте денег на таргетинговую рекламу и тестирование гипотез. Вы потратите много времени, но при правильном подходе привлечете больше клиентов.
• Ищите инфопартнеров. Разместите на мероприятии материалы партнера взамен на серию публикаций в группах в социальных сетях или интернет-изданиях.
• Приглашайте лидеров мнений в качестве специальных гостей. Это поможет вам привлечь дополнительную аудиторию.

3. «Онлайн-трансляции не наш формат»

Традиционный формат мероприятий только для зрителей в зале устарел. Технологии развиваются, а кто-то по-прежнему экономит на онлайн трансляции бизнес-мероприятия. Аргумент в пользу оффлайн мероприятия всегда один – хорошая трансляция это дорого.

Отвечаем:

• Полезный контент важнее качества картинки. Нет бюджета – используйте телефон и гарнитуры. Современные смартфоны снимают как полупрофессиональная камера.
• Хотите голливудского размаха? Заложите расходы в бюджет и продавайте трансляцию. Кстати, об этом мы уже писали.

4. «Я не попугай, чтобы повторять одно и тоже»

Неправильный подбор ресурсов и распределение обязанностей – распространённая ошибка event-менеджера. Кадры способны испортить даже самое качественное мероприятие. Знайте сильные и слабые стороны команды.

Как с этим работать:

• Брифуйте команду на площадке за несколько дней, за день и за час до мероприятия. Попросите каждого из присутствующих повторить вслух обязанности. Вы потратите в 3 раза больше времени, но будете уверены, что каждый из членов команды выполнит задачу.
• Составьте таблицу с именами каждого члена команды. Напротив имён запишите задачи. Оцените нагрузку каждого и по возможности делегируйте полномочия.

5. «Я НОРМАЛЬНЫЙ!»

Организация мероприятий – стресс. Даже если команда работает на пределе, каждый может допустить ошибку. Это нормально. Худшее что может сделать event-менеджер в такой ситуации – перейти на крик, отчитывать сотрудников или закатить истерику.

Чем это опасно:

• После такой выходки подчинённый может запросто уйти с середины мероприятия.
• Рискуете потерять уважение коллег.
• Если это заметят партнеры или коллеги по рынку, вы будете выглядеть непрофессионально.

Будьте спокойны и рассудительны. Не можете сдержаться – отойдите в сторону и напишите провинившемуся в мессенджер. Так вы потратите чуть больше времени, но сбережете нервы и выразите претензию в конструктивной форме. После такой разрядки вернитесь к решению проблемы.

6. «Будут проблемы — они обязательно мне позвонят»

Часто event-менеджеры забывают отслеживать график выполнения работ подрядчиками и попадают в неприятную ситуацию.

Например, на конференцию по урбанистике , которую вы организовывали 4 месяца, вовремя не поставили профессиональный 3D принтер. Подрядчик надеялся, что успеет поставить принтер в срок и не предупредил вас. За неделю до мероприятия вы начинаете искать подходящее оборудование. Доставить могут завтра, но стоит в два раза дороже.

Чтобы избежать подобных ситуаций, выработайте привычки:

• Детально прописывать в договоре обязательства между сторонами. Зная штрафные санкции, подрядчики подходят к вопросу с большей ответственностью.
• Составлять график связи с подрядчиком. Звоните каждый день, если это специальное оборудование или редкая услуга. Например, на детский утренник вы хотите привезти жирафа. Согласитесь, найти жирафа в день мероприятия – задача невыполнимая.
• Держать при себе запасных подрядчиков на случай форс-мажора.

7. «Завтра я улетаю в Таиланд»

После месяца работы и успешного проведения мероприятия, event-менеджер заслуживает отдых. Помните, останавливаясь, вы теряете прекрасный момент для укрепления партнёрских отношений и возможность для дальнейших продаж.

После мероприятия обязательно:

• Получить обратную связь. Так вы покажете заинтересованность в клиенте.
• Задать вопросы о планировании будущих мероприятий. Не ждите пока клиент сам выйдет к вам с предложением.
• Просить контакты коллег по рынку, чтобы получить обратную связь от них. Если мероприятие прошло успешно, возможно вы получите нового клиента.

Лучший способ не совершать ошибок – помнить о них. Перед организацией мероприятия перечитайте ещё раз публикацию и обратите внимание на свои слабые стороны. Предупреждён – значит вооружён.