Оптимизировали процесс отчетности для Фонда развития Дальнего Востока и Арктики

В 2017 году мы запустили центр управления проектами, который координирует проекты Фонда от подачи заявки до полной реализации. Система перенесла в диджитл множество процессов и постоянно развивается.

Главные пользователи системы — менеджеры проектов. Одна из повседневных задач — формирование еженедельных отчетов. Нужно точечно собирать информацию из разных разделов Центра управления о статусах текущих задач, планах, актуализировать данные о финансировании из других документов. Потом обновлять шаблон презентации и выгружать ее на портал. С целью повышения эффективности работы было принято решение автоматизировать процесс.

Практически вся информация для отчета уже была в ЦУПе. Наша задача — выстроить сам процесс агрегации и формат представления. Какие данные, в каком случае подтягивать в отчет, и как этот отчет выглядит.

Новые вводные

Внутри карточки проекта появился чекбокс, позволяющий пользователю включать или не включать проект в отчет. Он отвечает за отображение только финансовой информации, потому что некоторые данные из карточки нужны опционально. Например, задачи. Поэтому для каждой задачи из дорожной карты мы также ввели аналогичное свойство.

В еженедельный отчет входят некоторые сущности, которые раньше не входили в карточку проекта. Мы их добавили:

• Уплата процентов в блоке финансирование. Начало, окончание выплат, периодичность и с какого момента считать задолженность.
• Вехи. Дочерняя сущность внутри события. Важные точки, прохождение которых нужно отслеживать.Вехи. Дочерняя сущность внутри события. Важные точки, прохождение которых нужно отслеживать.
  

Представление

Отчет по каждому проекту — график, который отображает распределение задач, финансирование, возврат долга. Он обновляется в режиме онлайн — любые изменения в карточке проекта сразу видны в отчете.

Для всех отчетов работает единая цветовая индикация. Красное — просроченная задача, веха или платеж. Зеленое — выполнено. Желтое — план. Линии — задачи. Точки — кликабельные вехи, чтобы узнать дату и название.

Помимо точных данных, менеджерам нужно делиться обратной связью в свободной форме. Поэтому вверху страницы есть три блока — узкие места, проблемы и планируемые меры, ключевые события. Они редактируются вручную непосредственно на странице отчета.

Агрегация

Процессы ФРДВ таковы, что отчеты по всем активным проектам должны сводиться в одну презентацию и за это ответственен отдельный менеджер. Поэтому, для удобства работы с информацией, появилась специальная страница «Еженедельный отчет». На ней собраны все подотчетные проекты.

Появилась и главная кнопка «выгрузить», которая снимает задачу ручного формирования презентации по всем проектам. Перед агрегацией pdf-файла есть предпросмотр — фиксированная титульная страница, таблица с проектами, статусами, инвестициями и отдельный блок с графиком по каждому проекту.

Результат

Инструмент формирования еженедельной отчетности стал эффективным помощником менеджера проектов. Он автоматизирует регулярные трудоемкие задачи, снимает излишнюю нагрузку.