Как интернет-агентству увеличить прибыль в 3 раза — опыт автоматизации бизнеса

Современному бизнесу нужен комплекс взаимосвязанных инструментов. Некоторые системы помогают управлять задачами, другие — отслеживать денежные потоки, третьи — оптимизировать работу с клиентами. Выбрать подходящее решение непросто: сложный интерфейс, избыточные возможности с высокой стоимостью, отсутствие необходимых интеграций — все это усложняет принятие решения. На изучение каждой платформы уходят недели, а гарантий результата никто не дает.

С похожими трудностями столкнулся владелец агентства ARTGK, пока не нашел оптимальное решение. Разберем его опыт и поговорим о том, как автоматизация помогла:

• Оптимизировать процессы продаж

• Упростить документооборот и финансовый учет

• Создать нестандартные решения для бизнеса

• Организовать систему корпоративного развития

О компании ARTGK

ARTGK (ООО «Системные Бизнес Решения») — веб-агентство, специализирующееся на создании сайтов на базе готовых решений 1С-Битрикс и Аспро. Компания также предоставляет услуги технической поддержки, доработки проектов и SEO-продвижения. За 18 лет работы агентство получило государственную аккредитацию и завоевало доверие клиентов по всей России.

Целевая аудитория ARTGK — владельцы малого и среднего бизнеса, которые стремятся развивать онлайн-направление. Агентство помогает быстро запускать интернет-магазины, способные увеличить объемы продаж и повысить прибыльность бизнеса.

Предыдущий опыт работы с системами автоматизации

Изначально компания создавала веб-проекты с уникальным дизайном на собственной ARTGK.CMS и вела клиентскую базу в самописной ARTGK.CRM. Однако агентство столкнулось с серьезными проблемами: длительные согласования дизайна с заказчиками приводили к срыву сроков и задержкам платежей. Это негативно сказывалось на финансовых показателях. Поддержка и развитие собственных систем требовали значительных ресурсов.

Руководство приняло решение перейти на стороннюю CMS и сменить систему управления клиентами. Первоначально команда выбрала популярную российскую платформу, но и она не оправдала ожиданий. Для полноценного функционирования требовалась масштабная настройка, потребляющая много ресурсов. Возможности системы не позволяли комплексно управлять продажами и проектами.

Требования к новому решению включали:

• Понятность и простоту использования без лишних функций

• Возможность создавать коммерческие предложения, счета и акты в единой среде

• Интеграцию модулей продаж и управления проектами

• Гибкость настройки под специфику бизнеса
• Профессиональную команду разработчиков

• Качественную техническую поддержку

Выбор и внедрение Аспро.Cloud

Руководителя ARTGK привлек тот факт, что Аспро.Cloud изначально создавалась для внутренних нужд IT-компании со схожей спецификой. Важным преимуществом стал расширенный функционал платформы.

Процесс внедрения руководитель выполнил самостоятельно, что не потребовало значительных временных затрат. Настройка прошла без осложнений. Сотрудники быстро адаптировались к работе в системе благодаря интуитивно понятному интерфейсу. За весь период эксплуатации серьезных технических сбоев зафиксировано не было.

Основные используемые модули

Чаще всего в агентстве применяются модули «Финансы», «Проекты», «Автодействия» и «Списки».

Рассмотрим конкретные примеры использования возможностей системы.

Управление финансами

Модуль «Финансы» позволяет создавать коммерческие предложения. Функционал построен по принципу счетов — для каждого клиента можно сформировать смету на основе прайс-листа компании. Аспро.Cloud дает возможность отправлять КП напрямую из системы и контролировать факт их просмотра. В ARTGK каждый менеджер имеет KPI по ежедневному формированию коммерческих предложений.

Управление проектами

С помощью Аспро.Cloud команда выстроила четкий процесс работы над каждым заказом. Благодаря тайм-трекеру и автодействиям сотрудники смогли увеличить количество одновременно ведущихся проектов минимум в 3 раза. В модуле «Проекты» можно настроить рабочий процесс под специфику любого бизнеса.

В карточке проекта сотрудники сохраняют всю ключевую информацию о заказчике и техническое задание. Особенно полезными оказались шаблоны проектов, которые позволяют заранее спланировать готовую структуру работ — например, по созданию сайта или SEO-продвижению. Эта функция экономит менеджерам время и силы. Команда начала завершать проекты досрочно, что открыло возможность принимать больше заказов.

Автодействия

В Аспро.Cloud можно настроить автодействия для каждого этапа:

• Воронки продаж

• Выполнения задач

• Работы со счетами

• Шаблонов проектов

Настроенные автодействия активируются при изменении этапа сделки, проекта, задачи, статуса счета или других заданных условий.

Работа со счетами и актами

Наиболее ценным оказался функционал счетов, актов и коммерческих предложений. Для упрощения работы менеджеров в компании настроили шаблон счетов под собственные требования с возможностью загрузки печати и подписи руководителя. Теперь специалистам достаточно выбрать товар или услугу и направить счет на согласование руководителю.

Если менеджер по какой-то причине не отправил счет через CRM-систему, сработает принудительное автодействие и направит документ на электронную почту клиента через час. Ежедневно в ARTGK выставляют 20-30 счетов — это занимает минимум времени, а согласование с руководителем происходит за считанные минуты. Также реализована удобная функция привязки документа об оплате к бюджету проекта.

Иногда после поступления платежа нужно согласовать проект со специалистом. В таких случаях ответственный получает уведомление благодаря настроенному автодействию.

Отправка счета клиенту не гарантирует мгновенную оплату. Покупатель может просто забыть или не заметить документ. Поэтому в ARTGK настроили напоминания об оплате, которые отправляются при определенных условиях — если счет остается неоплаченным в течение 3, 6 и 20 дней.

Автоматизация отправки лицензионных ключей

Компания реализует лицензионные продукты 1С-Битрикс и Аспро. Для активации решений пользователю необходим специальный ключ. Ранее в ARTGK менеджеры отправляли ключи вручную, но автодействия помогли оптимизировать этот процесс.

С помощью модуля «Списки» организация создала реестр, содержащий все доступные ключи. После поступления оплаты по счету пользователю автоматически приходит письмо с купоном на активацию решения. Эта функция упрощает работу сотрудников, поскольку содержание письма формируется автоматически.

Однако возникла другая проблема: пользователям было сложно разобраться с процессом активации ключа. Поэтому теперь вместе с кодом доступа покупатель получает подробную инструкцию по работе с купонами 1С-Битрикс и Аспро.

«Все еще бывают случаи, когда клиенты просят помощи с активацией. Само собой, мы идем навстречу, но в планах автоматизировать и этот процесс. Чтобы клиент лучше понимал, как активировать ключ, мы планируем записать видеоинструкцию и прикреплять ее к письму».

Работа со сделками

Бывают ситуации, когда сделка не завершается успешно. В ARTGK не забывают о клиентах, с которыми сотрудничество не состоялось. Если покупатель решил отложить покупку, его сделка переносится на этап «Проиграна». Далее с помощью автодействий клиенту направляется email-визитка с предложением сотрудничества в будущем.

Корпоративное обучение через модуль «Списки»

«Рынок IT динамично развивается, и мы делаем все, чтобы наша команда обучалась и развивалась. В офисе мы создали „Библиотеку успеха“, в нее я закупил лучшие книги, которые сам регулярно читаю. Книги знакомят нас с историями успеха других людей и позволяют перенять опыт. Я и моя команда изучаем лучшие книги, которые рекомендует Герман Греф и Владимир Моженков».

Для контроля выдачи и возврата книг компания использует модуль «Списки». Когда сотрудник берет материалы для изучения, книга закрепляется за ним. С помощью этой функции коллеги видят доступность позиции в библиотеке и дату предполагаемого возврата. Это позволяет не только отслеживать книги, но и упрощать процесс передачи учебных материалов.

«В нашей компании вся команда изучает английский язык. Это бесплатное и обязательное мероприятие для каждого сотрудника».

Руководству важно отслеживать прогресс сотрудников в изучении английского языка и чтении специальной литературы. С помощью KPI можно оценить, повышает ли сотрудник уровень профессионализма. Для этого раз в несколько месяцев в компании проводится тестирование по английскому языку. Книжные показатели рассчитываются исходя из количества прочитанной литературы.

«KPI нужны для того, чтобы понимать, как развивается сотрудник. Также эти показатели учитываются при повышении сотрудника в должности, на которую он претендует. Если сотрудник ничего не читает, не показывает результаты в английском и не проходит курсы — это первый звоночек, что не все хорошо. Мы обращаем на это внимание».

Достигнутые результаты

В итоге ARTGK оцифровали практически всю информацию в рабочих процессах. У руководителя появилась панель управления бизнесом. Благодаря Аспро.Cloud стало легко контролировать денежные потоки, все выставленные и оплаченные счета и акты. Руководители также контролируют время, которое специалисты тратят на выполнение задач. Это помогло увеличить нагрузку без потери качества и нарушения дедлайнов. Выросла конверсия продаж, поскольку каждое действие сотрудника стало оцифрованным и подотчетным.

Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.