От зарубежных сервисов к отечественному решению: опыт миграции креативного агентства на российскую платформу управления

Блокировка зарубежных IT-сервисов заставила многие российские компании пересмотреть подходы к автоматизации бизнес-процессов. Особенно остро эта проблема коснулась креативных агентств, которые активно использовали популярные международные платформы для координации проектов.

Продакшн OGONÖK столкнулся именно с такой ситуацией. После двух лет успешной работы в зарубежной системе компания была вынуждена искать альтернативу. О том, как проходил процесс выбора и внедрения новой платформы, рассказали основатель Таина Курковская и управляющий партнер Всеволод Курковский.

Специфика работы креативного продакшна

OGONÖK специализируется на создании визуального контента с 2020 года. Агентство реализует проекты различной сложности:

1. Рекламные видеоролики для продвижения товаров и услуг
2. Контент для социальных сетей
3. Материалы для укрепления HR-бренда компаний
4. Корпоративные презентационные фильмы

Продакшн работает по принципу полного цикла — от разработки креативной концепции до финальной обработки материалов. В портфолио компании проекты для известных брендов:

1. MARTINI
2. Додо Пицца
3. Hyundai
4. AORUS Gigabyte
5. BAIKAL430

Структура команды

В штате агентства:

1. 2 руководителя
2. 3 продюсера, которые координируют проекты и развивают отношения с заказчиками
3. Свыше 100 внештатных специалистов: режиссеры, операторы, фотографы, художники
4. Юридические и бухгалтерские услуги на аутсорсе

Под каждую задачу продюсеры формируют индивидуальную команду, учитывая требования клиента.

Поиск оптимального решения для управления

Потребность в систематизации процессов возникла у агентства в начале 2023 года. Ключевые требования к платформе включали:

1. Функционал CRM для работы с клиентами
2. Возможности управления проектами по различным методологиям
3. Гибкость настройки под специфику бизнеса

Первоначально команда тестировала российский сервис для управления проектами, но отказалась от него из-за сложности настройки и перегруженности интерфейса. Зарубежные альтернативы также не оправдали ожиданий.

«Везде все было не так. Не было визуальной составляющей, чтобы все было просто и понятно. Не было удобства. Мы не могли отслеживать, как действия происходят внутри самого сервиса», — объясняет Тая Курковская.

В итоге выбор пал на международную платформу, которую директор уже использовала для личных целей. Два года система эффективно справлялась с задачами агентства.

Организация работы в прежней системе

Поскольку отдельных менеджеров по продажам в компании нет, Тая Курковская самостоятельно выстроила CRM-процессы:

«В одной базе данных мы собрали контакты, в другой — компании, и связали их между собой. В третьей базе создали канбан-доску в виде стандартной воронки продаж. Туда мы заносили сделку, а к ней автоматически привязывались контакты компании».

Для управления проектами использовались шаблоны:

1. При запуске создавалась карточка проекта с брифом и данными о сделке
2. Продюсеру автоматически назначались задачи: составление тайминга, расчет сметы, подготовка информации для съемочной группы
3. Каждая задача получала отдельную страницу, которая закреплялась в карточке проекта
4. Готовая база данных публиковалась в интернете для доступа исполнителей

Дополнительно система использовалась для хранения баз знаний: данные фрилансеров, аналитика конкурентов, внутренние регламенты.

Причины перехода на новую платформу

Блокировка российских аккаунтов в августе 2024 года стала катализатором для поиска альтернативы. Но это не единственная причина смены системы.

«В какой-то момент мы поняли, что одной воронки продаж для текущих сделок недостаточно. Должна быть отдельная воронка для ведения сделок по холодной базе. Но реализовать это так и не получилось», — отмечает Таина Курковская.

Руководитель потратила около 10 дней на тестирование российских решений. Выбор остановился на Аспро.Cloud по следующим критериям:

1. Отечественная разработка
2. Понятная автоматизация процессов
3. Поддержка методологий Waterfall, Scrum и Kanban
4. Интегрированная CRM-система
5. Модуль базы знаний
6. Инструменты финансового управления

Внедрение Аспро.Cloud в работу агентства

Переход на новую платформу решил несколько задач одновременно. Рассмотрим, как различные модули системы применяются в работе креативного продакшна.

CRM-функционал

Главное преимущество — возможность создания нескольких воронок продаж. Это позволяет разделить работу с текущими клиентами и холодной базой, адаптировать коммуникацию под разные категории заказчиков.

Продюсеры заносят сделки вручную — интеграция с почтой и IP-телефонией не подключена из-за специфики работы. Основная коммуникация с заказчиками происходит на встречах и в мессенджерах.

Однако автоматизация частично используется: в воронке для холодной базы настроены автодействия, которые назначают продюсерам конкретные задачи при переходе сделки между этапами.

«Мне очень понравилась CRM-система. В отличие от других сервисов она понятная, нормально работает и не раздражает», — комментирует Тая Курковская.

Управление проектами

В модуле работают только продюсеры, которые отслеживают все этапы выполнения и перемещают карточки задач за внештатных специалистов без доступа к системе.

Команда использует систему тегов для классификации задач:

1. «На контроле» — ожидание информации от исполнителей
2. «Коммуникация с исполнителем»
3. «Документация»
4. «Тайм-менеджмент»

Для разных типов задач применяются различные методологии:

1. Модуль «Проекты» (Waterfall) — для основных заказов клиентов
2. Agile — для внутренних проектов по маркетингу и операционной деятельности со спринтами длиной в неделю
3. «Бизнес-процессы» — для стандартизации процедур найма и обучения сотрудников

База знаний

Модуль используется для систематизации всей рабочей информации: регламенты, должностные инструкции для фрилансеров, внутренние стандарты.

«Меня порадовал функционал базы знаний. Текстовый редактор очень понятный. А после публикации нескольких статей сама база знаний выглядит очень четко и удобно. Плюс мы перенесли все наши регламенты из предыдущей системы за один день без потери эргономичности», — отмечает руководитель.

Финансовое управление

Этот модуль пока находится в планах к освоению. В прежней системе руководители анализировали только ожидаемые поступления без финансового планирования и прогнозирования.

«Круто, что в системе есть финансовый учет. Я такого вообще нигде еще не видела, чтобы в системе управления компанией сразу было все и в одном месте», — подчеркивает Таина Курковская.

Результаты миграции

Команда OGONÖK продолжает изучать возможности новой системы и переносить данные. По словам Всеволода Курковского, адаптация проходит успешно:

«Пока в Аспро.Cloud все логично и нормально работает. Создаем теги, настраиваем воронки, заносим данные о контрагентах, задачки внутри можно поставить. Меня это все вполне устраивает».

Переход на российскую платформу позволил агентству:

1. Решить проблемы с доступностью сервиса
2. Расширить функционал CRM за счет нескольких воронок
3. Получить доступ к инструментам финансового планирования
4. Сохранить привычные процессы управления проектами
5. Обеспечить безопасность корпоративных данных

Опыт OGONÖK показывает, что грамотно выбранная отечественная система управления способна не только заменить зарубежный аналог, но и предоставить дополнительные возможности для развития бизнеса.

Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.