Кейс Аспро.Cloud: как агентство RANX ускорило документооборот, отказавшись от лишних систем

Агентство RANX поделилось опытом оптимизации документооборота и финансового учета. Руководитель компании рассказал, почему команда отказалась от использования нескольких платформ одновременно и как решила проблему контроля денежных потоков.

Проблема: разделение учета и документооборота

Компания RANX, специализирующаяся на веб-разработке, столкнулась с типичной проблемой растущего бизнеса. Процессы были разбросаны по разным системам: для формирования счетов и актов использовался Аспро.Cloud, а для детального финансового контроля — отдельный специализированный сервис.

«Мы анализируем рентабельность направлений ежеквартально при формировании отчетности для учредителей. Основная сложность заключалась в том, что доступ к финансовым показателям имел только бухгалтер. Руководство не могло оперативно влиять на денежные потоки компании», — объясняет Константин Султанов, руководитель RANX.

Для решения этой задачи команда приобрела подписку на внешний сервис финансового учета и заказала разработку отдельной финансовой модели.

Неудобства использования нескольких платформ

После внедрения финансового сервиса выяснилась ключевая проблема: в нем не было возможности создавать первичные документы. Команде пришлось продолжить работу со счетами и актами в Аспро.Cloud, при этом данные между системами не синхронизировались.

«Работа в разных сервисах оказалась крайне неудобной. Для синхронизации потребовалось бы подключение к бухгалтерской программе, которой у нас нет. Фактически нужна была третья платформа для связи двух существующих», — отмечает руководитель.

Основные сложности процесса:

1. Невозможность автоматического переноса документов между системами.
2. Ручное сопоставление платежей с первичными документами.
3. Затруднения в распределении поступлений по статьям доходов.
4. Необходимость постоянного переключения между платформами.

Особенно трудоемким оказался процесс отнесения платежей к конкретным статьям. При получении средств на расчетный счет требовалось найти соответствующий документ в Аспро.Cloud, затем вернуться в финансовый сервис и вручную указать категорию дохода.

«Я не мог определить источник поступления, поэтому приходилось искать документ в одной системе, а затем вручную проставлять данные в другой. Если проект включал несколько услуг, платеж нужно было дополнительно разделять по статьям», — рассказывает Константин Султанов.

Решение: возврат к единой экосистеме Аспро.Cloud

Команда RANX приняла решение консолидировать финансовый учет и документооборот в рамках одной платформы. Появление необходимого функционала в Аспро.Cloud позволило отказаться от использования дополнительных сервисов.

«Мы вернулись к Аспро.Cloud, когда в системе появились инструменты для работы с выручкой. Приятно видеть развитие платформы и появление востребованных возможностей. Для нас критически важно правильно интегрировать документооборот с финансовым учетом», — комментирует руководитель компании.

Переход оказался относительно простым благодаря сохранившимся шаблонам документов. Потребовалось только настроить финансовый модуль и перенести учет в систему.

Преимущества объединенного решения:

1. Автоматическая загрузка счетов и актов в финансовый модуль.
2. Отслеживание статуса документов в реальном времени.
3. Возможность напоминания клиентам об оплате.
4. Распределение доходов по направлениям деятельности.

Финансовые категории в системе структурированы по типам деятельности: операционная, инвестиционная и финансовая. Это обеспечивает корректное отражение реальной прибыльности бизнеса.

Результаты оптимизации

«В настоящее время мы используем две системы параллельно, одна из которых — Аспро.Cloud. Это все еще не идеальный вариант, но финансы и документооборот теперь сосредоточены в одном месте. Рекомендую при выборе CRM-системы сразу учитывать все потребности бизнеса, поскольку миграция данных всегда сопряжена с трудностями. Обратите внимание на Аспро.Cloud: здесь есть финансовые инструменты, документооборот, управление проектами и полноценная CRM», — резюмирует Константин Султанов.

Агентство RANX смогло автоматизировать финансовый контроль в единой рабочей среде. Теперь команда создает документы и отслеживает поступления в одной системе, которая автоматически формирует отчетность и показывает реальную картину доходности. Это позволяет руководству оперативно реагировать на отклонения от плановых показателей.

Ключевые результаты:

1. Все финансовые операции и документооборот сосредоточены в единой системе.
2. Устранена необходимость ручного переноса данных между разными сервисами.
3. Руководство получило возможность оперативно контролировать денежные потоки.
4. Сокращено время на обработку платежей и формирование отчетности.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время