Команда Аспро.Cloud
Кейс Аспро.Cloud: Как юридическая компания повысила качество сервиса благодаря системному подходу к управлению делами
Успех в юридическом бизнесе напрямую зависит от способности команды контролировать каждую деталь процесса. Забытые сроки или потерянные документы могут стоить не только репутации, но и судебного дела. При этом клиенты ожидают постоянной информированности о ходе своих вопросов — это создает ощущение надежности и профессионализма.
Однако по мере роста практики удерживать все нити управления становится практически невозможно. Мы изучили опыт компании REDROW GROUP, которая смогла решить эти вызовы с помощью комплексного подхода к организации рабочих процессов.
Специализация на бизнес-клиентах как основа роста
Юридическая практика REDROW GROUP сосредоточена на обслуживании предпринимателей из IT-сферы, торговли и строительства. Команда предоставляет полный спектр правового сопровождения — от консультирования до судебного представительства.
Стартовав как персональная практика в 2018 году, фирма за несколько лет превратилась в команду из семи специалистов различного профиля:
- Судебные представители
- Налоговые консультанты
- Договорные юристы
- Таможенные эксперты
За время работы удалось выстроить долгосрочные отношения с более чем двумя десятками постоянных клиентов.
От хаоса в коммуникациях к структурированному управлению
Рост клиентской базы и расширение команды быстро выявили ограничения существующих методов работы. Координация через электронную почту и мессенджеры перестала справляться с возросшими объемами информации. Вот как описывает ситуацию Роман Захаров, генеральный директор REDROW GROUP: «Первоначально вся коммуникация строилась вокруг электронной переписки и мессенджеров. Мы передавали задания и обменивались материалами именно таким способом. Однако отсутствие возможности отслеживать прогресс выполнения поручений создавало серьезные неудобства. Стало очевидно, что требуется внедрение специализированной системы управления». Поиск подходящего инструмента привел к выбору Аспро.Cloud — системы, которая благодаря гибким настройкам смогла адаптироваться под специфику юридической деятельности. «Я изучал различные варианты систем для организации работы с правовыми проектами в интернете. Именно так обнаружил Аспро.Cloud. После просмотра обзорных материалов и обучающих роликов решение показалось подходящим», — рассказывает Роман. Процесс внедрения занял минимальное время благодаря интуитивному интерфейсу платформы. «Первым делом я протестировал возможности системы в одиночку и убедился в соответствии функционала нашим потребностям. После этого уже началось полноценное внедрение. Никаких затруднений не возникло — все оказалось довольно просто и понятно», — отмечает руководитель. Сегодня REDROW GROUP использует Аспро.Cloud для решения трех основных задач: Команда разработала собственную методологию ведения дел, определив обязательные этапы прохождения каждой задачи. Эта схема была настроена в системе в виде рабочего процесса. Результатом стала наглядная канбан-доска, отображающая все текущие дела и их статусы. Это решение помогает сотрудникам эффективно планировать рабочий день, а руководству — осуществлять контроль за ходом выполнения. «Для меня критически важна возможность в любой момент открыть карточку дела и увидеть полную картину: что и в какие временные рамки выполнялось, какие материалы собраны, кто обновлял статусы, как передавались поручения. Я пользуюсь этой функцией ежедневно, и главное преимущество, которое могу выделить — Аспро.Cloud исключает потерю задач», — подчеркивает Роман Захаров. Соблюдение процессуальных временных рамок — один из важнейших аспектов юридической практики. Календарное планирование в Аспро.Cloud полностью решило эту проблему. «В правовой сфере контроль процессуальных временных границ имеет первостепенное значение. Ведение календаря в Аспро.Cloud гарантирует, что мы никогда ничего не упускаем. За все время использования системы не было ни одного случая, когда специалисты забыли явиться на судебное заседание или подать необходимые материалы», — отмечает генеральный директор. Модуль «Файлы» в Аспро.Cloud предоставляет удобное решение для организации документооборота. Функционал позволяет структурировать материалы с помощью разделов и папок. «Архив документов — это то, что мне особенно нравится. Мы загружаем туда все материалы по делам и систематизируем их по папкам. Каждый сотрудник имеет доступ ко всей необходимой информации. При потребности любой специалист может зайти в соответствующую папку, оперативно найти требуемый документ и загрузить его», — рассказывает Роман. Система также обеспечивает защиту конфиденциальной информации через настройку ограниченных прав доступа к разделам. За год работы с Аспро.Cloud команда REDROW GROUP достигла значительных улучшений в качестве сервиса. Структурированность процессов напрямую отразилась на восприятии услуг клиентами. "Качество наших услуг определенно выросло в восприятии заказчиков. У нас появилась возможность уделять персональное внимание каждому человеку. Это происходит за счет постоянного мониторинга выполнения поручений, обновления статусов и информирования клиента о ходе дела. К примеру, отправив запрос, мы обязательно напоминаем о нем повторно. Заказчики видят, что им уделяют внимание. А внимание и забота — это основа качественного сервиса в нашей сфере. Услуга становится лучше, поскольку услуга — это в первую очередь качественные взаимоотношения", — подчеркивает руководитель. Дополнительным эффектом стала экономия рабочего времени за счет быстрого поиска информации, что позволило больше внимания уделять непосредственному общению с клиентами. В настоящее время REDROW GROUP использует лишь часть доступного функционала Аспро.Cloud, что связано с текущими масштабами деятельности. «На данный момент мне не требуется весь инструментарий, связанный со сделками, выставлением счетов, документооборотом и автоматизацией. Объем проектов позволяет контролировать все процессы самостоятельно. Безусловно, есть компании, которым необходимо выставлять тысячи счетов ежедневно — тогда расширенный функционал системы становится критически важным. Но это пока не наша ситуация», — объясняет Роман Захаров. Тем не менее, руководитель уже изучает дополнительные возможности платформы и планирует их постепенное внедрение по мере развития бизнеса. Адаптивность системы гарантирует, что Аспро.Cloud сможет масштабироваться вместе с растущими потребностями компании. «Хочу выразить признательность команде Аспро.Cloud. Сервис мне действительно нравится, и во многом благодаря ему удалось добиться хорошего роста бизнеса», — заключает генеральный директор REDROW GROUP. Опыт REDROW GROUP демонстрирует, как системный подход к управлению в Аспро.Cloud может кардинально изменить качество юридических услуг. Переход от хаотичных коммуникаций к структурированным процессам не только повысил эффективность внутренней работы, но и существенно улучшил клиентский опыт. Ключевые факторы успеха: Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
Три ключевых направления оптимизации процессов
Визуализация рабочего процесса
Исключение пропуска критических сроков
Единое информационное пространство
Измеримые результаты внедрения
Потенциал для дальнейшего роста
Заключение