Систематизация компании

Но вот что-то не так...

Когда вы отводите свой взгляд от какого-либо проекта, он затухает или рушится. Вы добавляете новые продукты и сервисы, но по-прежнему остается ощущение "ручного" управления. Все это очень сильно напоминает того "человека-оркестра". Но по мере того, как компания развивается - весь "инструментарий" на спине продолжает расти и расти...

Абсолютное большинство владельцев компаний мечтают вырасти из модели "одиночки" до модели "автономно работающего предприятия". Но для того, чтобы это произошло - человек, который находится в центре всего этого, должен отойти в сторону и быть уверенным, что все будет работать гладко и без него.

Принятие решения не может быть завязано только на 1 человеке, потому что 1 человек не может всегда и во всем принимать правильные, оптимальные решения. Это факт.

Другими словами, должна существовать некая работающая система, которая делает действия и решает задачи, независимо, используя документированные процедуры. Это и называется "систематизация" - длинное слово, которое означает уход от модели "одиночки" и создание "отлично смазанной бизнес-машины", которая работает и масштабируется самостоятельно.

Вот, к примеру, краснодарская компания по производству и монтажу металлопластиковых окон, с которой работали около года назад. Допустим, пришло 100 000 рублей в компанию. 30 000 рублей нужно сразу передать в производство, еще 30 000 через 2 недели... А денег уже нет. Где? Не ясно. Пропали... Кровавые слезы, кассовые разрывы, кредиты, не ясно сколько можно "вытащить денег на себя" и так далее...

Итак, зачем "систематизация"?

Кстати, очень важно понять, что "систематизация" - это не "автоматизация". Систематизация, проводится перед внедрением различных виджетов, CRM и ERP систем. "Автоматизаторы" частенько обходят этот шаг стороной, а это первый признак непрофессионализма.

Результат: CRM не используется на 100%, сотрудники саботируют внедрение, вы ищете выход в подключении новых систем и все "без толку".

Очень здорово суть систематизации демонстрируют 2 метафоры:

1. Есть старая советская игра "Ну погоди!", где волк с 4 сторон ловит яйца. Так вот, любой предприниматель - это этот волк, который носится от одного места к другому. Систематизация в этом примере - в правом нижнем углу сделать корзинку. Да, это займет некоторое время, и яйца с других сторон будут падать некоторое время... Но, доделав ее до конца, можно не переживать по этому поводу дальше и работать только на 3 стороны.

2. Систематизация - это "ядро" для дальнейших улучшений и нововведений в компании. Некий "фундамент". Если представить бизнес в виде Атома, без нее, без "ядра", все остальные элементы - маркетинг, отдел продаж, финансы, найм, производство - находятся в хаотичном движении. Создание же такого "ядра" центрирует всю систему, и дальнейшие процессы выстраиваются четко по ступенькам.

В заключении, другими словами, "систематизация" - это процесс создания стандартных операционных действий, в виде повторяющихся бизнес-процессов, регламентов, скриптов, документов, шаблонов писем, видеороликов, "воронок продаж", базовой системы аналитики, системы найма сотрудников и позиционирования компании.

Когда выстроена текущая "as is" (как есть) система, происходит процесс "упрощения" - концентрации на 20% действий, сотрудников, видах клиентов, которые дают 80% результата.