Как бизнесу работать с самозанятыми без рисков

Почему нельзя перевести сотрудников на самозанятость

Некоторые так делают, чтобы платить за них меньше. Налоговики не позволяют так экономить. Если у вас с самозанятым был заключен трудовой договор в течение последних двух лет, то при сделке с ним вам все равно придется платить НДФЛ и страховые взносы за исполнителя. Доход при таких расчетах не попадает под НПД, согласно подпункту 8 п. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ.

Тот сотрудник, который перешел на самозанятость, лишается льгот этого спецрежима при сотрудничестве со своим бывшим работодателем, но с другими заказчиками он сможет работать, как плательщик НПД.

Например, Петров работает в ООО «Ромашка» и шеф решил уволить его как наемного сотрудника и заключить договор как с самозанятым. Экономии это не даст. Доход Петрова, полученный от ООО «Ромашка», все так же будет облагаться НДФЛ и сопровождаться страховыми взносами. В налоговой есть данные, что эта компания — его бывший работодатель. Но если Петров по вечерам будет выполнять заказ от ООО «Одуванчик», то за полученную сумму он будет сам платить налог на профессиональный доход.

Этой уловкой поспешили воспользоваться некоторые фирмы, «поменявшись» сотрудниками: тот, кто работал в штате ООО «Ромашка» теперь оказывает услуги ООО «Одуванчик» как самозанятый и наоборот. Но налоговики выявляют такие перекрестные схемы — при электронной обработке отчетности это просто.

Роструд и ФНС приняли решение о совместных проверках тех компаний, которые заключают договоры гражданско-правового характера со своими работниками. Если найдут нарушения, то договоры с самозанятыми переквалифицируют в трудовые, а компаниям придется доначислить в бюджет НДФЛ и взносы, а также заплатить штрафы и пени.

Какой договор заключить

С самозанятым лицом или самозанятым ИП можно оформить договор гражданско-правового характера:

• договор подряда при выполнении работ;
• договор возмездного оказания услуг;
• договор поставки собственноручно произведенного товара.

Подойдет и договор-оферта. Самозанятый на своем сайте разместит общие условия оказания услуг и их стоимость, клиент выплатит нужную сумму по реквизитам, и это подтвердит заключение сделки.

Содержание этих договоров стандартное, как и с обычными физлицами или ИП на другой системе налогообложения, но нужно добавить несколько пунктов в документ:

1. Обозначить, что исполнитель — самозанятый, указав в подтверждение номер и дату справки о постановке на учет физлица в качестве плательщика НПД. Эту справку самозанятый должен сформировать в приложении «Мой налог» и предоставить при заключении договора.
2. Указать, что оплата услуг производится без НДС, поскольку исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход и не обязан платить НДС, в соответствии с п. 9 ст. 2 № 422-ФЗ от 27.11.2018 года.
3. Прописать, что заказчик не обязан уплачивать за исполнителя страховые взносы и НДФЛ, так как исполнитель — плательщик НПД, поэтому освобожден от них, согласно п. 8 и 11 ст. 2 № 422-ФЗ от 27.11.2018 года.
4. В обязанностях исполнителя добавить:

• предоставлять чек из приложения «Мой налог» в течение 1–3 рабочих дней при оплате на карту или электронный кошелек и до 9 числа следующего месяца при безналичных расчетах по реквизитам счета. Пропишите в договоре, как исполнителю нужно будет отдавать вам чек: в SMS, на корпоративный телефон, на email бухгалтера или лично в распечатанном виде;
• предупреждать об утрате статуса самозанятого в течение 1–3 рабочих дней после снятия с учета в налоговой;
• при утрате статуса самозанятого и несвоевременном уведомлении об этом заказчика уплачивать штраф в размере 50% от суммы выплат, произведенных, когда тот уже перестал быть самозанятым, либо в размере фактически понесенных заказчиком расходов из-за этого.

Такие уточнения в договоре снижают ваши риски. Если компания заключила договор с самозанятым, заплатила ему деньги за выполненные работы и получила от него чек, то все в порядке. Но если он позже аннулирует свой статус самозанятого, не выдаст или отзовет чек, то пункт о штрафах позволит компенсировать расходы заказчика на уплату НДФЛ и страховых взносов с тех сумм, которые не попали под льготный режим по вине исполнителя.

Эти пункты можно внести дополнительным соглашением в уже действующий договор, если исполнитель стал самозанятым уже после того, как вы начали сотрудничать.

Как платить самозанятым

Платите так же, как платите другим частным лицам и предпринимателям:

• по выставленному счету на оплату, используя реквизиты расчетного счета ИП;
• переводом по реквизитам личной карты любого банка;
• переводом по номеру электронного кошелька.

Обязательно запросите у самозанятого чек из приложения «Мой налог». Только он является подтверждением расходов компании. В чеке должны быть указаны данные о вашей компании или ИП: название и ИНН.

Вы привычно можете запрашивать от исполнителя акт о выполненных работах или оказанных услугах, но он станет только дополнением к этому чеку, а не его заменой. Акт приема-передачи услуг/работ нужен больше для вашей внутренней бухгалтерии, а не для налоговой отчетности — станет ясно, за что именно вы заплатили и какой объем работы приняли. Для ФНС достаточно чека.

Оплату самозанятому можно учесть в расходах компании. Но эти платежи не облагаются НДС, поэтому за них нельзя получить вычет на входящий НДС.

Если вы отдали 50 000 рублей самозанятому и передали чек в бухгалтерию, то эту сумму можно будет учесть в расходах юрлица или ИП и уменьшить налоговую базу на 50 000 рублей.

Как рассчитать компенсацию за налог

При регистрации в приложении «Мой налог» каждому самозанятому предоставляется налоговый вычет в размере 10 000 рублей. Пока он не исчерпан, налог автоматически рассчитывается по сниженным ставкам: 4% вместо 6% при работе с юрлицами и ИП и 3% вместо 4% — с физлицами. Повторно его получить нельзя, он выдается один раз на всю жизнь.

Вычет означает, что самозанятый будет платить на 2% меньше от сделок с юрлицами и ИП и на 1% меньше от сделок с физлицами до тех пор, пока эти неучтенные проценты вместе не достигнут 10 000 рублей, то есть не исчерпают лимит вычета.

Его хватит надолго. Если представить, что самозанятый работает только с юрлицами и ИП, то 2% от дохода со сделок с ними достигнет 10 000 тогда, когда доход будет равен 500 000 рублей. Если ваш самозанятый будет работать только с вами и в среднем за месяц получать за свои услуги 50 000 рублей, то вычета хватит на 10 месяцев.

Вы при расчетах с ним сэкономите тоже 10 000 рублей, если будете учитывать этот вычет. Экономия может оказаться существенной для тех, у кого несколько договоров с самозанятыми.

При этом, если вы просто посчитаете процент налога от суммы, которую планируете выплатить самозанятому, выйдет, что он заплатит налог с большей суммы и снова получит на руки меньше, чем раньше.

Мы рассмотрели несколько способов расчета компенсации со всеми условиями. Обсудите их со своим исполнителем, когда будете предлагать ему перейти на самозанятость, и выберите то, что вам обоим будет удобно.

Как можно рассчитать компенсацию для самозанятых:

1. Увеличить размер выплат ровно на 4% до тех пор, пока вычет не будет исчерпан, затем увеличить выплаты на 6%. Вместо 50 000 рублей вы будете платить сначала 52 000 рублей, а потом 53 000 рублей. Но налог, который самозанятый заплатит с этих сумм, составит 52 000 * 4% = 2 080 рублей и 53 000 * 6% = 3 180 рублей, а на руки он получит на 80 рублей и 180 рублей меньше соответственно.
2. Точно установить, сколько самозанятый заплатит налога, чтобы на руки он получил ровно оговоренную сумму, а ваша доплата с учетом налогового вычета покрыла все расходы. Чтобы исполнитель получил 50 000 рублей, нужно считать другим способом: 50 000 / (100 — 4) * 100 = 52 083,3 рубля и 50 000 / (100 — 6) * 100 = 53 191,5 рубля.
3. Увеличить размер выплат сразу на 6%, не обращая внимания на вычет. Тогда вместо 50 000 рублей нужно будет платить 53 000 рублей.
4. Точно рассчитать расходы на уплату налога при базовой ставке в 6%, не учитывая вычет: 50 000 / (100 — 6) * 100 = 53 191,5 рубля.

В таблице ниже мы посчитали, сколько нужно заплатить исполнителю и сколько он получит действительно после уплаты налогов в каждом из вариантов.

Варианты расчета с самозанятым

Что проверить перед сделкой

При сотрудничестве с самозанятыми бизнес может столкнуться с некоторыми проблемами:

1. Самозанятый потерял статус самозанятого или не имел на него право. Тогда придется заплатить НДФЛ и страховые взносы за все выплаты ему, а также пени за просрочку и несвоевременное предоставление отчетности. Возможно, что работу компании приостановят на период разбирательств — до 90 суток.
2. Налоговики заподозрили, что вы выдаете трудовые отношения за отношения с самозанятыми. Согласно п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ,вам грозит штраф за уклонение от заключения трудового договора: до 10 000 рублей, если вы ИП, и до 100 000 рублей, если юрлицо. Также придется оплатить все страховые взносы и НДФЛ за исполнителя, которого признают скрытым работником.
3. Вы не получили от самозанятого корректный чек. Тогда вы не сможете подтвердить расходы компании и уменьшить налоговую базу на сумму платежа. То есть вы потратите деньги, но не сможете доказать на что, поэтому налоговая не признает их вашим расходом и насчитает на них налог.
4. Самозанятый аннулировал чек после сделки. Компания показывает чек, подтверждающий, что самозанятый получил определенную сумму, с которой обязан сам уплатить НПД. Налоговики проверяют по ИНН самозанятого, поступили ли от него налоги за этот доход. Если исполнитель аннулировал чек и ничего не заплатил, то платить должен будет заказчик. Все это обнаружится по результатам сдачи годовой отчетности, а потом налоговая выставит компании требование оплатить недостачу. Если компания проигнорирует его и не покроет задолженность, то ФНС автоматически спишет этот долг с расчетных счетов фирмы.

Чтобы не рисковать и не попасть на штрафы, следуйте этим правилам работы с самозанятыми.

Правило № 1. Перед заключением договора и каждым платежом по нему проверяйте статус исполнителя. Для этого есть специальный онлайн-сервис проверки от ФНС. Если исполнитель окажется на момент сделки и расчетов не плательщиком НПД, а простым физлицом, то вам придется платить за него страховые взносы и НДФЛ. Пропишите в договоре, что эти расходы покрывает сам исполнитель.

Правило № 2. Составляйте договор ГПХ так, чтобы он не был похож на трудовой договор. В договоре ГПХ нельзя ссылаться на трудовое законодательство, сделка по такому соглашению проходит по нормам Гражданского Кодекса РФ.

Вы должны быть заказчиком, а не работодателем, самозанятый — исполнителем, а не наемным сотрудником. Также в договоре с ним должны быть указаны четкие сроки, оказание определенных услуг, оплата за результат, а не за регулярное выполнение должностных обязанностей.

Неправильно	Правильно
Работник/сотрудник и работодатель	Исполнитель/подрядчик и заказчик/клиент
Указывать должность, профессию: «Работа бухгалтером / выполнение обязанностей бухгалтера / работа в соответствии с должностной инструкцией»	Прописывать четкие задачи и проекты: «Оказание услуг по подготовке бухгалтерской отчетности за 2020 год: заполнение декларации по УСН, сдача ее в ФНС, отправка статистической отчетности по запросу»
Не указывать четких сроков выполнения работ: «Договор заключен бессрочно / договор действует до 31.12.2020 года»	Прописать сроки: «Срок оказания услуг — с 1 марта по 30 апреля 2020 года»
Упоминать прямое подчинение заказчику: «Исполнитель подчиняется руководителю отдела и рабочему распорядку организации-заказчика»	Можно говорить, кто и как контролирует работу исполнителя: «Исполнитель вправе самостоятельно организовать выполнение работ по договору. Представитель заказчика — руководитель отдела — вправе запрашивать отчеты о проделанной работе у исполнителя и подписывает акты приема-передачи фактически оказанных услуг»
Обязать исполнителя предупреждать заранее об уходе: «Исполнитель обязан за 2 недели уведомить заказчика о расторжении договора»	Достаточно указать, что стороны могут договориться, когда прекращать сотрудничество: «Расторжение договора по инициативе исполнителя возможно только при согласовании с заказчиком»
Заработная плата, премия, оклад	Оплата услуг, вознаграждение
Зарплата выплачивается дважды в месяц: аванс и основная часть	Оплата осуществляется по факту выполнения работ / при заключении договора. Предусмотрена предоплата 50%, остальное вознаграждение выдается после подписания акта приема-передачи услуг (работ)
Заказчик предоставляет исполнителю рабочее место по адресу *** и обеспечивает необходимым оборудованием для осуществления работы	Исполнитель сам организует процесс оказания услуг и работает дистанционно, заказчик обязан предоставить ему только необходимую информацию

Правильные и неправильные формулировки в договоре ГПХ с самозанятыми

Правило № 3. Требуйте корректный чек у самозанятого: проверяйте ИНН и наименование своей компании в нем, сумму и наименование услуг/работ, переходите по QR-коду с чека на сайт налоговой, чтобы уточнить его подлинность.

Правило № 4. Если самозанятый ошибется или решит позже аннулировать чек, то вам придется заплатить страховые взносы и НДФЛ. Самозанятый не несет ответственности по умолчанию — нужно в договоре обязать его покрывать эти затраты и издержки на штраф. Компания сможет потребовать от него эти деньги через суд.

Что запомнить

1. Самозанятые сами платят налог и освобождают вас от уплаты НДФЛ и страховых взносов. С ними вы будете работать законно.
2. Перевести сотрудников на НПД и сэкономить не получится: все равно придется делать взносы и платить НДФЛ. Вы сэкономите, если предложите физлицам, с которыми работаете по ГПХ, стать самозанятыми. Чтобы они согласились стать самозанятыми и платить налог, предложите им компенсировать затраты на него, тогда их доходы не изменятся.
3. Если ваш исполнитель ИП стал самозанятым, вы не заметите сильной разницы — вам нужно будет только получать от него чек из приложения.
4. С самозанятым заключается договор ГПХ или договор-оферта.
5. Прописывайте в договоре ответственность исполнителя присылать чек после оплаты, сообщать о потере статуса самозанятого, выплачивать штраф при аннулировании чека и покрывать все сопутствующие расходы заказчика.
6. Проверяйте статус самозанятого перед сделкой и оплатой.
7. Платите самозанятым любым привычным способом, всегда берите чек из приложения «Мой налог» по итогам сделки и проверяйте его подлинность.