Главное Свежее Вакансии Образование
2 522 2 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Учет времени: софт- и хард-решения, что проще обмануть

Что легче обмануть — датчик на проходной или систему учета? Что использовать, чтобы совместить планирование и учет? Небольшой обзор способов учитывать рабочее время — без лишних затрат и обид.

«Карточные» фокусы с разоблачением

Для одного предприятия купили сложную систему учета рабочего времени. Карты для сотрудников, кардридеры на каждом входе. Отдельно оплачена опция — интеграция в бухгалтерию, рабочая смена тут же фиксируется на входе-выходе и не нужно вести кучу учетных журналов. Это было важно, так как штат был очень большой.

Все выглядело прекрасно, пока не выяснилось, что купили упрощенный программный модуль, рассчитанный на регулярные 8-часовые смены. Ночные труженики могут ходить как хотят — их все одно посчитают неправильно. Стоимость доработки модуля для учета сложных схем (12 часов, 2 через 2) была сопоставима со стоимостью всей остальной системы.

Мастера смен вздохнули и вернулись к своим журналам учета...

И это только одна история о неудачном внедрении.

Многие руководители начинают очередные изменения с установки автоматизированных систем учета рабочего времени. Обычно это выглядит так: на всех входах устанавливается оборудование, сотрудникам выдаются именные карточки-идентификаторы. Работники компании отмечают приход-уход, обеденное время и разного рода отсутствия на рабочем месте. В конце месяца система выдает отчет с количеством отработанных часов в день по каждому сотруднику.

В реальности часто происходит вот что.

Сотрудники передают друг другу карточки с просьбой отметиться. Вы можете прийти позже на 2 часа, но коллега отметит карточку вовремя. А вы зайдете с кем-нибудь вместе. В обед тоже отмечается только один — тот, у кого меньше проблем с отработанными часами.

И дело даже не в том, что кто-то прогуливает или не хочет работать, просто сам по себе жесткий контроль вызывает протест и напряжение. И — азарт взломщика.

В одной компании ставили разные эксперименты, чтобы понять, как система отмечает уходы-приходы в середине дня. И уже начала вырисовываться красивая схема выхода из-под контроля, когда вдруг выяснилось, что данные тупо сливаются в большущий архив, а сведения о нарушениях извлекаются только по запросу руководства.

А еще такие системы могут «внезапно» начать ломаться. Веб-разработчик Юлия работала в компании со штатом головного офиса более 1000 человек. Вот что она рассказывает:

«Разработка системы учёта рабочего времени в компании была направлена на контроль работы менеджеров. Опоздание или невыход менеджера на работу могли привести к срыву сделки на несколько миллионов. Учитывалось время нахождения сотрудника в офисе. Вход в здание только по пропускам, все остальные входы/выходы были сразу наглухо закрыты. Считывалось время первого входа и последнего выхода сотрудника. Для разработчиков основным показателем было «средняя продолжительность рабочего дня». Если этот показатель за месяц приближался к 8 часам, то все отлично, если был существенно ниже — начинались проблемы с начальством. Для всех остальных сотрудников чуть сложнее — им прилетало за все опоздания, ранние уходы с работы, долгое отсутствие на рабочем месте.Продолжительность рабочего дня мы искусственно увеличивали вечерними посиделками с коллегами после работы. Кстати, чаще всего было проще вообще не выйти на работу, чем прийти с опозданием, — так хоть средние показатели за месяц не портились. Разработчиков первоначально пытались этой же системой контролировать, но вдруг данные начали пропадать, постоянно что-то ломалось и не работало».

В итоге — да, сотрудники стараются приходить более-менее вовремя. Но всегда ли пребывание на рабочем месте говорит об ударном труде? Конечно, нет.

В компании Ziex сотрудники какое-то время работали удаленно. — рассказывает Ирина Передрий, управляющий проектами ziex.by. — При этом мы обязаны были отметиться сообщением в Skype в начале и конце рабочего дня. Если возникали сомнения, специалистов обязывали отписывать по ходу дня — по началу и завершению каждой задачи. Хорошо, если сотрудников двое, а если хотя бы 10? Как в конце месяца подвести какой-то итог по истории Skype?

Кроме того, кто мешает сотруднику отправить сообщение в скайп, лежа в постели, и продолжить спать? Или сделать это из автобуса по пути на работу?

«Железные» решения необходимы, когда не все сотрудники сидят за компьютерами. Имея большой штат «некомпьютеризированных» работников, компания вынуждена вкладывать средства в оборудование для учета. И основная забота в этом случае — соотношение цены и функционала.

Если же сотрудники отбывают рабочее время за монитором, и даже удаленно, то — ура! — компания экономит на дорогом оборудовании и может спокойно подбирать идеальное решение для учета рабочего времени.

Софт как альтернатива «железным» решениям

Условно можно выделить комплексные и точечные программные решения. Точечные — программы типа KICKIDLER, которые собирают информацию о времени работы, в каких программах и на каких сайтах было потрачено это время. Для руководителя формируется отчет по эффективности работы в динамике и проценту продуктивного труда.

v5GwEE2vTt2Mz3jZ35qMyUNKm6sWWs5NUwccYuhv

Источник: https://www.kickidler.com

Плюсы таких решений в их простоте. Если вам важно именно время, то это простой способ получить информацию. Минус очевиден — для контроля задач, коммуникации, ведения клиентов придется использовать отдельные решения.

Кроме того, далеко не все сотрудники нормально воспримут постоянный контроль посещения сайтов и использования программ.

Это подходит, когда у вас много сотрудников, которых надо принудительно контролировать в течение конкретного времени. Их негативное отношение к жесткому контролю легко преодолевается за счет постоянной текучки. Сурово — да, но это реальность.

Имея более сложные задачи, нужно искать решения, где все процессы сведены «под одну крышу».

Комплексные решения сочетают в себе учет времени и множество других функций: CRM, интранет, документация, ведение проектов и т.д. В эту категорию попадают программы от бесплатного Redmine до масштабных Мегаплана и Битрикс24.

Есть варианты попроще. Jira, Wrike, Worksection и подобные — это максимально простые системы постановки и контроля задач. Все они имеют функцию учета времени по каждой задаче и формируют нужные отчеты. При этом без перегибов в виде контроля посещений разных сайтов.

bJK8mkJu1VBwxKp7NBpjvdtWLoi_BSKJmdquAv-B

Среди несомненных плюсов: освоить систему можно буквально за 2 часа. Попробуйте разные варианты — очень скоро поймете, в каком виде вам удобно видеть списки задач, ответственных и сроки.

Но опять же — если вам нужна автоматизация бизнес-процессов, то программа учета рабочего времени и постановки задач закрывает только часть функций. В этом случае стоит рассмотреть большие решения — например, Мегаплан или Битрикс24.

Мегаплан для учета ресурсов

В Мегаплане вы планируете время на каждую задачу, а при выполнении сотрудники указывают фактическое время, которое списывается из рабочего. За сверхурочные часы руководитель может назначать условные или реальные премии. За сорванные дедлайны, соответственно, штрафы.

MuGpad4rxYWjG1xoaM3FDGsTEvDbQ_NRRcc_Z0Ho

Единственный нюанс — не фиксируется время начала выполнения задачи. Теоретически при завершении можно поставить любое количество часов — все равно ведь не проверят.

Также доступны отчеты и прочие управленческие опции.

Битрикс24

Ведется учет рабочего времени и отдельно учет времени по каждой задаче. Есть возможность фиксировать IP-адреса, чтобы убедиться, что день завершен не дома. Для руководителей доступен отчет о рабочем времени, который позволяет ненавязчиво контролировать продолжительность рабочего дня.9-9nv-HYixWOtp8lUvxCTTretBV9vlYYQt74EbAe

Каждую неделю или каждый месяц можно видеть:

  • среднюю продолжительность рабочего дня;
  • статусы по всем задачам: сколько закрыто, просрочено, ожидает;
  • затраченное время по каждой задаче.

Как выбрать решение для себя?

Специализированные системы учета времени (KICKIDLER, Toggl, Timely и др).

ДА, если вам нужна простая система только для учета рабочего времени.

НЕТ, если нужно комплексное решение. И если сотрудники против слежения за открытыми программами и вкладками.

Системы для управления проектами (Jira, Worksection, Wrike и др).

ДА, если нужно автоматизировать только постановку и контроль задач.

НЕТ, если нужно комплексное решение.

CRM-системы с учетом времени (Битрикс24, Мегаплан и др.)

ДА, если задача автоматизировать как можно больше бизнес-процессов — от учета времени до согласования документации и записи звонков.

НЕТ, если вам не нужна половина этих функций. Поскольку продвинутые решения для учета времени доступны только в верхних тарифных планах, нет смысла платить за то, чем вы не будете пользоваться. В то же время даже бесплатные версии позволяют учитывать время по задачам в дополнение к основному функционалу.

+1
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Артем Волков
Из всех программ выбрал KICKIDLER.
Помимо графиков по эффективности и гистограмм нарушений, дает возможность контролировать множество сотрудников одновременно в онлайн режиме, ведет запись действий сотрудников.
Kickidler работает на компьютерах с любой операционной системой - Windows, Linux и Mac OS
Ответить
Карина Свиридова
И кого будете контролировать?
Ответить
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.