Главное Свежее Вакансии Образование
3 895 11 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Шпаргалка для начальника: оцениваем загрузку и мотивацию команды

Руководитель — непогрешим и уверен в себе. Его слово — закон. И только сам руководитель понимает, как это трудно — быть уверенным в себе. Мелкие полезности — вроде нашей шпаргалки — помогают держать марку и показывать уверенность там, где ее не было. Нашу шпаргалку можно скачать и использовать в своей практике.

Голова у руководителя должна быть набита теорией. Так искренне полагают и преподаватели в вузе, и старшие начальники «кабинетного» типа, и даже многие бизнес-консультанты. Да и многие увлекающиеся руководители меняют правила игры после прочтения очередной классной книжки по управлению.

Полезно ли это? Если у вас это работает — значит полезно. Но начинающему руководителю скорее помогут несложные инструменты, которые легко запомнить, использовать и держать под рукой. Такие своеобразные шпаргалки для начальника.

Меня с ними познакомил коллега из отдела SEO (название компании оставим за кадром). Команда у него была почти идеальная: сильные специалисты примерно одного уровня, трудолюбивые, адекватные, местами даже любящие клиентов. Похоже на фантастический роман, правда? Но вот как раз из-за трудолюбия и возникали споры. Когда появлялся новый перспективный проект, его начинали делить. В буквальном смысле слова:

— Я его хочу вести, я работал с его конкурентом!

— У тебя и так 20 проектов, куда тебе еще?!

— А у меня кредит за новую машину не выплачен, мне деньги нужны!

— Ты в отпуск уходишь после выходных, кре...дитный человек! Кто же берет клиентов накануне отпуска?!

Оплата у оптимизаторов, как несложно догадаться, была сдельная — потому они так боролись за каждый проект. Прибавить сюда молодость и увлеченность — и будет ясно, почему порой доходило до абсурда: работали по вечерам, по выходным, в праздники, не ходили в отпуск, приезжали на работу к 7 утра, хотя день начинался с девяти. Рекордсменом стал сотрудник, который набрал 32 проекта и спал по 4 часа в сутки. Так он продержался 2 месяца, а потом его госпитализировали со МКАДа, где он от недосыпа врезался в десятитонник. Впрочем, трудоголик месяца порывался работать и на больничном, требуя привезти ему ноутбук в нейрохирургическое отделение.

Как раз после этого яркого события начальником назначили моего коллегу. С четким указанием — прекратить безобразие в отделе, пока от неуемного трудолюбия не пострадали все остальные. Для этого нужно было решить главную проблему — произвольное распределение проектов. Как разработать четкий регламент, контролируемый начальником и понятный сотрудникам?

Руководитель подумал, изучил методики, сходил на несколько управленческих тренингов и по итогам сделал себе такую шпаргалку.

b_5837f4d2727fe.jpg

Претендентов на проект в табличке могло быть и больше, но для примера достаточно трех. Каждый из них оценивался по 9 критериям, разбитым для удобства руководителя на 4 блока: мотивация, компетентность, нагрузка и перспективы. Можно было оценивать либо по наличию нужных качеств, либо давать развернутые характеристики и сравнивать по ним. «Выигрывал», как несложно догадаться, тот, кто получал «положительные оценки» по всем пунктам.

Какой-то примитивный регламент. Мы ожидали большего... — снисходительно прокомментировали табличку опытные коллеги. А зря. Первый же месяц показал, что шпаргалка работает. Сначала ключевым был блок «Нагрузка» — от него при равном профессиональном уровне во многом зависело, кому достанется проект. Споры между подчиненными прекратились: начальник сам проверял, есть у сотрудника резерв рабочего времени или нет. Данные хранились в системе учета, поэтому умалчивать было бесполезно. Позже, когда в отделе появились новички и стажеры, на первый план вышел вопрос компетенций. А через год настало время мотивации и перспектив: часть трудоголиков к тому времени уже поняла, что им интересна не только круглосуточная типовая работа до синевы в глазах, но и профессиональное развитие — как вверх, так и в стороны.

Я по жизни хомяк, поэтому шпаргалку для начальника с радостью забрала себе. Конечно, она изменилась: например, я добавила в блоке о мотивации пункты «Проявляет профессиональный интерес к выполнению задачи» и «Руководствуется исключительно материальной мотивацией» (в тот момент для меня это было очень важно). Теоретически можно было дополнять и дальше, но на практике лучше всего ограничиться 10-15 критериями. Если их больше, велик риск увлечься процессом и увязнуть в сравнении. Это, конечно, тоже полезно, но в решении оперативных задач может задержать.

b_5837f516ba650.jpg

Моя шпаргалка выглядела так. Можете воспользоваться ей сами (по ссылке Google-таблица). Чтобы забрать шпаргалку себе для редактирования, сделайте копию (Файл > Создать копию).

Полный ассортимент

Шпаргалки для начальника бывают двух видов. Первый — графические: таблички, инфографики, чек-листы, некоторые мотивационные тесты. Их главное качество — применяемость на практике. Не надо ничего допиливать и приспосабливать, можно брать и внедрять у себя в отделе. С оглядкой, конечно, на сферу и масштаб: лайфхаки промышленных холдингов в интернет-магазине вряд ли приживутся (а вот в IT-стартапе — могут).

Второй тип — это программные средства. Но не все, только те, что решают конкретную практическую задачу — строят нужные отчеты, графики, проводят по алгоритму действий в непростой ситуации. Пример — отдельные модули из систем управления компанией:

  • Диаграмма Ганта наглядно показывает загруженность ваших подчиненных и критический путь проекта.
  • Доски задач (Scrumban) позволяют делать рокировки: расставлять приоритеты, заменять ответственных (если исполнитель задачи, например, ушел на больничный), фиксировать рабочее время и сводить вместе данные по каждой задаче.
  • Планирование проектов нужно для того, чтобы продумать несколько проектов и рассчитать, когда запускать каждый из них и какие стадии получится вести параллельно.

Перечислять программные шпаргалки можно долго, мы остановились на самых известных. Но всецело полагаться на ПО не стоит. Куда надежнее иметь под рукой (а лучше в голове) обычные таблички, для которых не обязателен wi-fi и рабочий смартфон.

И самое важное

Шпаргалки не заменяют разума. Они помогут понять, как правильно распорядиться ресурсами — но не разработают готовое решение за вас. Они наглядно отобразят «за» и «против» при делегировании — но назначать исполнителя все равно будете вы. Ответственность за выбранную дорогу не свалишь на диаграммы, она все равно будет на вас. Но на сложных участках пути шпаргалки помогут не растерять объективности и принимать важные решения без влияния эмоций.

+5
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Diana Koroleva
"диаграммы Ганта"

Отказать. Даже на запаздывающем с популяризаций новаторских методик "спарке" гибкая scrum-методика была изложена год назад.
https://spark.ru/startup/makeright/blog/13163/scrum-revolyutsionnij-metod-upravleniya-proektami-kniga-za-15-minut
Ответить
Карина Свиридова
Вы считаете, что надо использовать только новаторские методики?
Ответить
Diana Koroleva
"только новаторские";

Разумеется; это без разговоров, 146% :)
Не потому что противиться прогрессу и быть "луддитом" плохо, а потому что для бизнес-процессов это означает повышение производительности и дополнительное конкурентное преимущество перед ретроградами. Такие вещи нельзя откладывать на "потом".
Ответить
Карина Свиридова
Да, жаль, что хлеб до сих пор пекут из муки, столы делают из дерева, а люди разговаривают ртом, а не импульсами.
Принадлежность к отрасли, где надо бежать, просто чтобы оставаться на месте, часто отключает восприятие остального мира. А там по-прежнему уместны простые правила хорошей работы.
И если вам Гант не подходит, не решайте за всех. Кому-то он пригодится.
Ответить
Diana Koroleva
"хлеб до сих пор пекут из муки, столы делают из дерева, а люди разговаривают ртом, а не импульсами"

Это вы, не подумав, сказали :)
Современная пища уже давно подвержена изменениям, нынешний бройлер растет до продажной кондиции не полгода, а месяц; современная мебель делается из МДФ и ЛДСП и в полимерную же пленку затягивается; а мы с вами по-современному общаемся электронными импульсами, потому что расстояние между нами большое и иначе слова не передать :) Хотя да, можно бы было по-старинке слать голубиную почту.

Но я согласна, что решать за всех действительно не нужно. Даже с голубиной корпоративной почтой.
Больше того скажу - новаторы преследуют только собственное желание быть первыми, и мне лично было бы приятно знать, что вокруг меня ретрограды (но увы, это не так).
Ответить
Карина Свиридова
Муку вчера видела в магазине. сижу за столом из дерева. в магазине же пришлось разговаривать словами, не импульсами.
И право же, если бы письма отправлялись голубиной почтой, мы бы выше ценили каждое написанное слово.
Ответить
Рома 56687
если руководителю нужна "шпаргалка" для того чтобы знать чем занимаются его люди и насколько они компетентны, то наверно шпаргалка и ваш битрикс ему не помогут.
Ответить
Карина Свиридова
Ну а вдруг. Иногда человеку, которого внезапно поставили руководить, нужны самые простые подсказки.
Мне когда-то помогали очень простые советы. Потом стало веселее, но сам переход из подчиненного статуса в "начальство" у многих бывает болезненным. Это же надо перестраивать восприятие и оценки.
Ответить
Рома 56687
руководить ставят человека способного руководить. Если это не так, то результаты будут плачевными.
Ответить
Карина Свиридова
Иногда способность руководить -- это только способность. А иногда ставят человека руководить, потому что просто больше некого. Ситуации бывают очень разные. Как и последствия.
Ответить
Евгений К.
Очень интересно. Но так или иначе холакратия наше все)
Ответить
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.