Лучшие статьи и кейсы стартапов
Включить уведомления
Дадим сигнал, когда появится
что-то суперстоящее.
Спасибо, не надо
Главное Свежее   Проекты
Рекомендуем
Продвинуть свой проект
2 062 11 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Шпаргалка для начальника: оцениваем загрузку и мотивацию команды

Руководитель — непогрешим и уверен в себе. Его слово — закон. И только сам руководитель понимает, как это трудно — быть уверенным в себе. Мелкие полезности — вроде нашей шпаргалки — помогают держать марку и показывать уверенность там, где ее не было. Нашу шпаргалку можно скачать и использовать в своей практике.

Голова у руководителя должна быть набита теорией. Так искренне полагают и преподаватели в вузе, и старшие начальники «кабинетного» типа, и даже многие бизнес-консультанты. Да и многие увлекающиеся руководители меняют правила игры после прочтения очередной классной книжки по управлению.

Полезно ли это? Если у вас это работает — значит полезно. Но начинающему руководителю скорее помогут несложные инструменты, которые легко запомнить, использовать и держать под рукой. Такие своеобразные шпаргалки для начальника.

Меня с ними познакомил коллега из отдела SEO (название компании оставим за кадром). Команда у него была почти идеальная: сильные специалисты примерно одного уровня, трудолюбивые, адекватные, местами даже любящие клиентов. Похоже на фантастический роман, правда? Но вот как раз из-за трудолюбия и возникали споры. Когда появлялся новый перспективный проект, его начинали делить. В буквальном смысле слова:

— Я его хочу вести, я работал с его конкурентом!

— У тебя и так 20 проектов, куда тебе еще?!

— А у меня кредит за новую машину не выплачен, мне деньги нужны!

— Ты в отпуск уходишь после выходных, кре...дитный человек! Кто же берет клиентов накануне отпуска?!

Оплата у оптимизаторов, как несложно догадаться, была сдельная — потому они так боролись за каждый проект. Прибавить сюда молодость и увлеченность — и будет ясно, почему порой доходило до абсурда: работали по вечерам, по выходным, в праздники, не ходили в отпуск, приезжали на работу к 7 утра, хотя день начинался с девяти. Рекордсменом стал сотрудник, который набрал 32 проекта и спал по 4 часа в сутки. Так он продержался 2 месяца, а потом его госпитализировали со МКАДа, где он от недосыпа врезался в десятитонник. Впрочем, трудоголик месяца порывался работать и на больничном, требуя привезти ему ноутбук в нейрохирургическое отделение.

Как раз после этого яркого события начальником назначили моего коллегу. С четким указанием — прекратить безобразие в отделе, пока от неуемного трудолюбия не пострадали все остальные. Для этого нужно было решить главную проблему — произвольное распределение проектов. Как разработать четкий регламент, контролируемый начальником и понятный сотрудникам?

Руководитель подумал, изучил методики, сходил на несколько управленческих тренингов и по итогам сделал себе такую шпаргалку.

b_5837f4d2727fe.jpg

Претендентов на проект в табличке могло быть и больше, но для примера достаточно трех. Каждый из них оценивался по 9 критериям, разбитым для удобства руководителя на 4 блока: мотивация, компетентность, нагрузка и перспективы. Можно было оценивать либо по наличию нужных качеств, либо давать развернутые характеристики и сравнивать по ним. «Выигрывал», как несложно догадаться, тот, кто получал «положительные оценки» по всем пунктам.

Какой-то примитивный регламент. Мы ожидали большего... — снисходительно прокомментировали табличку опытные коллеги. А зря. Первый же месяц показал, что шпаргалка работает. Сначала ключевым был блок «Нагрузка» — от него при равном профессиональном уровне во многом зависело, кому достанется проект. Споры между подчиненными прекратились: начальник сам проверял, есть у сотрудника резерв рабочего времени или нет. Данные хранились в системе учета, поэтому умалчивать было бесполезно. Позже, когда в отделе появились новички и стажеры, на первый план вышел вопрос компетенций. А через год настало время мотивации и перспектив: часть трудоголиков к тому времени уже поняла, что им интересна не только круглосуточная типовая работа до синевы в глазах, но и профессиональное развитие — как вверх, так и в стороны.

Я по жизни хомяк, поэтому шпаргалку для начальника с радостью забрала себе. Конечно, она изменилась: например, я добавила в блоке о мотивации пункты «Проявляет профессиональный интерес к выполнению задачи» и «Руководствуется исключительно материальной мотивацией» (в тот момент для меня это было очень важно). Теоретически можно было дополнять и дальше, но на практике лучше всего ограничиться 10-15 критериями. Если их больше, велик риск увлечься процессом и увязнуть в сравнении. Это, конечно, тоже полезно, но в решении оперативных задач может задержать.

b_5837f516ba650.jpg

Моя шпаргалка выглядела так. Можете воспользоваться ей сами (по ссылке Google-таблица). Чтобы забрать шпаргалку себе для редактирования, сделайте копию (Файл > Создать копию).

Полный ассортимент

Шпаргалки для начальника бывают двух видов. Первый — графические: таблички, инфографики, чек-листы, некоторые мотивационные тесты. Их главное качество — применяемость на практике. Не надо ничего допиливать и приспосабливать, можно брать и внедрять у себя в отделе. С оглядкой, конечно, на сферу и масштаб: лайфхаки промышленных холдингов в интернет-магазине вряд ли приживутся (а вот в IT-стартапе — могут).

Второй тип — это программные средства. Но не все, только те, что решают конкретную практическую задачу — строят нужные отчеты, графики, проводят по алгоритму действий в непростой ситуации. Пример — отдельные модули из систем управления компанией:

  • Диаграмма Ганта наглядно показывает загруженность ваших подчиненных и критический путь проекта.
  • Доски задач (Scrumban) позволяют делать рокировки: расставлять приоритеты, заменять ответственных (если исполнитель задачи, например, ушел на больничный), фиксировать рабочее время и сводить вместе данные по каждой задаче.
  • Планирование проектов нужно для того, чтобы продумать несколько проектов и рассчитать, когда запускать каждый из них и какие стадии получится вести параллельно.

Перечислять программные шпаргалки можно долго, мы остановились на самых известных. Но всецело полагаться на ПО не стоит. Куда надежнее иметь под рукой (а лучше в голове) обычные таблички, для которых не обязателен wi-fi и рабочий смартфон.

И самое важное

Шпаргалки не заменяют разума. Они помогут понять, как правильно распорядиться ресурсами — но не разработают готовое решение за вас. Они наглядно отобразят «за» и «против» при делегировании — но назначать исполнителя все равно будете вы. Ответственность за выбранную дорогу не свалишь на диаграммы, она все равно будет на вас. Но на сложных участках пути шпаргалки помогут не растерять объективности и принимать важные решения без влияния эмоций.

+7
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Подбираем рекоммендации...
Комментарии
Первые Новые Популярные
TechCom
Games Development
Diana Koroleva
"диаграммы Ганта"

Отказать. Даже на запаздывающем с популяризаций новаторских методик "спарке" гибкая scrum-методика была изложена год назад.
https://spark.ru/startup/makeright/blog/13163/scrum-revolyutsionnij-metod-upravleniya-proektami-kniga-za-15-minut
Ответить
Битрикс24
Рабочее пространство будущего
Карина Свиридова
Вы считаете, что надо использовать только новаторские методики?
Ответить
TechCom
Games Development
Diana Koroleva
"только новаторские";

Разумеется; это без разговоров, 146% :)
Не потому что противиться прогрессу и быть "луддитом" плохо, а потому что для бизнес-процессов это означает повышение производительности и дополнительное конкурентное преимущество перед ретроградами. Такие вещи нельзя откладывать на "потом".
Ответить
Битрикс24
Рабочее пространство будущего
Карина Свиридова
Да, жаль, что хлеб до сих пор пекут из муки, столы делают из дерева, а люди разговаривают ртом, а не импульсами.
Принадлежность к отрасли, где надо бежать, просто чтобы оставаться на месте, часто отключает восприятие остального мира. А там по-прежнему уместны простые правила хорошей работы.
И если вам Гант не подходит, не решайте за всех. Кому-то он пригодится.
Ответить
TechCom
Games Development
Diana Koroleva
"хлеб до сих пор пекут из муки, столы делают из дерева, а люди разговаривают ртом, а не импульсами"

Это вы, не подумав, сказали :)
Современная пища уже давно подвержена изменениям, нынешний бройлер растет до продажной кондиции не полгода, а месяц; современная мебель делается из МДФ и ЛДСП и в полимерную же пленку затягивается; а мы с вами по-современному общаемся электронными импульсами, потому что расстояние между нами большое и иначе слова не передать :) Хотя да, можно бы было по-старинке слать голубиную почту.

Но я согласна, что решать за всех действительно не нужно. Даже с голубиной корпоративной почтой.
Больше того скажу - новаторы преследуют только собственное желание быть первыми, и мне лично было бы приятно знать, что вокруг меня ретрограды (но увы, это не так).
Ответить
Битрикс24
Рабочее пространство будущего
Карина Свиридова
Муку вчера видела в магазине. сижу за столом из дерева. в магазине же пришлось разговаривать словами, не импульсами.
И право же, если бы письма отправлялись голубиной почтой, мы бы выше ценили каждое написанное слово.
Ответить
Рома
если руководителю нужна "шпаргалка" для того чтобы знать чем занимаются его люди и насколько они компетентны, то наверно шпаргалка и ваш битрикс ему не помогут.
Ответить
Битрикс24
Рабочее пространство будущего
Карина Свиридова
Ну а вдруг. Иногда человеку, которого внезапно поставили руководить, нужны самые простые подсказки.
Мне когда-то помогали очень простые советы. Потом стало веселее, но сам переход из подчиненного статуса в "начальство" у многих бывает болезненным. Это же надо перестраивать восприятие и оценки.
Ответить
Рома
руководить ставят человека способного руководить. Если это не так, то результаты будут плачевными.
Ответить
Битрикс24
Рабочее пространство будущего
Карина Свиридова
Иногда способность руководить -- это только способность. А иногда ставят человека руководить, потому что просто больше некого. Ситуации бывают очень разные. Как и последствия.
Ответить
Евгений К.
Очень интересно. Но так или иначе холакратия наше все)
Ответить
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать