Просто о сложном: для чего нужен проектный офис в компании?
Что такое проектный офис в компании?
Проектный офис в компании (далее ПОК) — одно из ключевых структурных подразделений компании, функционал которого связан с управлением проектами. Сюда относится как составление методологии для контроля проектов, так и установка планирования и координации проектных задач. ПОК оказывает содействие в обмене ресурсами, методами и инструментами, которые способствуют оптимизации бизнес-процессов и повышению эффективности и качества проектов.
Проект в данном случае — это единый комплекс задач и действий, итогом которого является создание продукта или совершенствование уже текущей продукции организации.
Целью проектного офиса является организация оптимального управления в соответствии с утвержденной стратегией компании.
В перечень приоритетных функций и задач проектного отдела относятся:
· создание и интеграция методологии для управления проектами;
· мониторинг и сбор отчетности, ведение календарного планирования;
· поддержание оптимизации бизнес-процессов проектной работы;
· разработка стратегии развития проектов в компании;
· внедрение современных технологий и инструментов для обеспечения корректного ведения проектов;
· обеспечение коммуникации с партнерами организации;
· контроль риска и качества проектов, анализ их эффективности;
· управление документооборотом и договорной работой.
Зачем проектный офис нужен сегодняшнему бизнесу?
При наличии большого количества подразделений создание проектного офиса в организации — это не просто рекомендация, а необходимость. Каждый отдел имеет свой пул задач и ответственности, но без единого регламента и контроля, который сможет обеспечить эта структура, бизнес-процессы и взаимодействие отделов могут потерять связь, а затем и высокий показатель результативности. Таким образом, для больших компаний априори нужен проектный отдел.
Если организация занимается разработкой инновационной продукции без аналогов, то здесь также требуется ПОК, который сможет контролировать все этапы работ и выпуск продукта.
Работая в отрасли, отличительной чертой которой является стремительная смена тенденций, также следует задуматься о проектном офисе. Когда изменения происходят чаше 1-2 раза в год, необходимо уметь оперативно адаптировать проекты и задачи компании под изменения без потери эффективности в KPI.
Когда предприятие запускает новый продукт или объединяется со своими партнерами, также следует задуматься о запуске ПОК, чтобы изменения отразились как можно мягче на процессах и рабочей атмосфере команд.
Современные элементы системы управления
ПОК на предприятии уже выполняет функцию организатора и устанавливает требования к KPI, осуществляет управление ресурсами, бюджетом, рисками, а также договорами.
Чтобы все вышеуказанное было структурированно, важно
интегрировать следующие элементы системы управления: Разберем их подробнее: Сильный
РП
— речь про руководителя проектов. Рекомендуется нанимать и растить сильных
руководителей проекта, обладающих не только высокими организационными навыками,
но и способных выстраивать грамотные коммуникации, занимающих проактивную позицию. ИСУП
(информационная система управления проектами) — комплекс
программ для управления портфелем проектов и задачами, благодаря которой
проектный менеджмент становится эффективнее. Проектная
мотивация — перечень материальных и нематериальных
стимулов для увеличения эффективности сотрудников, которые работают над
проектом. Сюда можно отнести премии, модернизацию рабочего места, корпоративное
обучение, поддержка релокации сотрудника и т.д. Описание
процессов — последовательное описание действий при выполнении
задач сотрудниками для дальнейшего анализа того, что сделано, и последующей
оптимизации. Нормативная
документация — корпоративная документация, содержащая
общие принципы организации, ее стандарты, положения, правила безопасности,
описание видов деятельности, продукции и т.д. Нормативная документация может
быть доступна как сотрудникам, так и клиентам при запросе. Постоянное
обучение — непрерывное совершенствование своих
навыков и опыта посредством получения информации различными способами: слушание
лекций, решение кейсов, разработка проектов и т.д. Влияние проектного офиса на бюджет С момента создания
проектного офиса в Сбермаркете, с февраля 2023 года, в
маркетплейсе количестве проджектов стало больше в два раза. По словам руководителя
проектного офиса СберМаркет Tech Ольги Муттер, время на выполнение задач
сократилось, и команды стали гораздо чаще (на 40%) доводить проекты и создавать
новые продукты в обозначенные сроки. Соблюдение дедлайнов = сохранение бюджета и увеличение
прибыли, и в этом случае внедрение проектного офиса может оказать положительное
влияние. В первую очередь на сотрудников, для которых упорядочивание рабочей
системы и процессов сделает более понятными поручения и сохранит мотивацию. Выстроенная последовательность задач в компании
позволит контролировать траты на каждом этапе вывода новой продукции и даже
увеличить прибыль при условии, что проектный бюджет изначально будет включать
общую стоимость всех мероприятий и инструментов и дополнительные расходы. Кейс внедрения проектного офиса в компанию Рассмотрим развитие проектного офиса на примере компании
ООО «ТМК-Премиум Сервис». ООО «ТМК-Премиум Сервис» существует на рынке с 2007
года и занимается поставкой резьбовых соединений класса «Премиум» и
высокотехнологичных нефтегазопромысловых нарезных труб в комплексе с оказанием
сопутствующих сервисных услуг как в России, так и в странах ближнего и дальнего
зарубежья. В данном сегменте рынка на мировом уровне у компании много серьезных
конкурентов и, следовательно, нужно постоянно развивать свои услуги и
продукцию. Для этого в 2015 году было принято решение внедрить проектный офис. Таким образом, в ходе перестройки рабочих действий
была пересмотрена организация работ, введены стандартизация, обучение и
наставничество подразделений в проектном управлении, усовершенствована Система
Менеджмента Качества (СМК), сформированы подход к проведению научно-исследовательских
и опытно-конструкторских работ (НИОКР), целевые показатели, отчетность, а также
процедуры контроля и внесения корректировок в процессы. В течение 5 лет в 6,75 раз было увеличено число
успешно завершенных НИОКР и последующих квалификаций. Количество выполняемых
проектов также повысилось в 4 раза, а общее сокращение затрат на экономии
стоимости одного испытания НИОКР составило 23,9%. Таким образом, развитый проектный офис в компании, выполняющий
не просто функции хранилища информации по проектам или распределения бюджетных
средств, является эффективным инструментом достижения целей, фокусирования и
развития компании.
