редакции
4 всадника автоматизации
Поочередное появление четырех всадников: чума, война, голод и смерть, как вы помните, предвещает конец света. То есть, апокалипсис.
Мы задумали и провели небольшое исследование о причинах закрытия, или резкого спада бизнеса. Статья должна была рассказывать о «всадниках», появление которых предвещает те или иные «смертельные» для компании проблемы.
Но в ходе исследования клиентов, партнеров и друзей, мы увидели гораздо больше компаний, которые вовремя начали изменения и растут.
Так что мы решили сделать статью оптимистичнее и собрать признаки, которые подсказали компаниям, что пора задуматься об автоматизации (и не умереть).
В исследовании приняли участие, зная и не зная этого:
- 153 бизнеса — наших текущих и бывших клиентов
- 121 бизнес с которым у нас были пресейл отношения, и мы достаточно хорошо познакомились с запросом собственников
- 20 компаний партнеров, знакомых и друзей
Итак, четыре всадника автоматизации — кто же они, предвестники того что уже пора?
Мы систематизировали множество целей начала проекта, и получили такие группы. Вот они, наши всадники — предвестники автоматизации.
- Непрозрачность
- Низкая эффективность
- Лоскутная автоматизация
- Отсутствующая технология работы
Все эти «всадники» говорят своим появлением — пора что-то менять. Если вовремя остановить «всадника», бизнес может вырасти, глобально улучшиться и расшириться.
Если ничего не делать, проблемы копятся, приходит еще один всадник, а затем еще и еще один.
Непрозрачность
Непрозрачность происходящего в компании, наличие мутных мест и «черных ящиков»
- Вы не можете получить информацию о своей компании, не понимаете, как следствие не можете влиять на свою компанию.
- Необходимая отчетность получается долго или с использованием ручного труда.
- Руководство не имеет правдивой информации о финансовом состоянии компании и динамике.
- Отчетность некорректная, разные люди приносят разные цифры.
- Сотрудники компании в целом, или отдельных отделов, активно сопротивляются фиксации задач и планов в письменном виде, любой отчетности о своей работе.
- Руководители и рядовые сотрудники в отчетности о своей работе не опираются на факты, цифры, предпочитают качественные показатели — количественным (все хорошо, все идет по плану, все довольны и так далее.
Низкая эффективность
Все сверх заняты, а результата — денег, сделок, проектов, мало.
- Сотрудники заняты, буквально все в мыле, при этом работа не двигается.
- Показатели эффективности в сравнении с другими компаниями отрасли (например, выручка на человека) низкие или падают.
- Приходится нанимать людей в какой-то отдел (руководитель отдела требует) хотя объем работы не меняется.
- Есть ощущение, что при увеличении количества сотрудников качество и количество работы только падает.
- Сотрудники активно сопротивляются попыткам измерения результата (числа звонков, сделок, подготовленных документов, выполненных задач и так далее)
Лоскутная автоматизация не справляется
Запутались в лоскутной автоматизации, «одеяло» стало трещать.
- Количество учетных систем в которых работает компания, приближается к числу отделов (у каждого отдела своя система).
- Стал актуальным вопрос — «как синхронизировать данными между всеми нашими системами, чтобы не вводить столько раз руками»
- Обмены между системами есть. Но там все время что-то ломается, есть специальный человек, который знает все про обмены и следит чтобы они работали.
- Появился сотрудник, ответственность которого — следить за порядком в эксель файлах.
- У вас есть эксель, в котором перечислены ваши эксели, чтобы не забыть где какой эксель.
- Многие сотрудники «старой гвардии» знают, что лучше все записать себе в блокнот, потому что данные все время где-то пропадают.
- Каждый новый руководитель начинает новый проект внедрения системы конкретно в свое подразделение.
Технология выполнения работы отсутствует
Технология выполнения работы размыта в знаниях и мнениях людей о том, как надо работать.
- Есть дискомфортное внутренне ощущение «бесконтрольности».
- Люди обладают уникальными знаниями о своей работе, и в случае их ухода невозможно восстановить информацию о том, что они делали и «подхватить» их процессы.
- Вы не понимаете, чем занимается каждый человек в компании, и чем он не занимается.
- Одни и те же процессы иногда выполняются качественно, а иногда нет. Например, иногда однотипные документы для клиентов оказываются подготовлены неправильно.
- Вы (или ваш руководитель производства) не может спрогнозировать сроки выполнения задачи, заказа, проекта.
Что же делать, если все четыре всадника уже посетили вас?
Если вы прошли по списку, и у вас получились «галочки» во всех четырех разделах, вам точно пора задуматься о проекте изменений.
А можно и не ждать всех всадников, и остановить первого или второго...
Важно! Внедрение системы управления — не то же самое, что «купить 1С», или «зарегистрироваться в Битрикс24 или АМО », или «кинуть клич использовать Trello».
Остановить «всадника» сможет полноценный проект внедрения системы управления. Под полноценным проектом стоит понимать:
- Выявление, анализ и улучшение бизнес-процессов. Описание оргструктуры, матрицы ролей, устранение функциональных разрывов.
- Подбор оптимального программного продукта или группы продуктов для учета и управления (с учетом максимального покрытия процессов типовым функционалом).
- Разработку модели прохождения процессов в выбранном программном продукте.
- Обучение и памятки сотрудников должны отражать бизнес-процессы, в которых люди участвуют. Новые, описанные и перестроенные, бизнес-процессы.
- Итоговым результатом внедрения должна стать возможность получить из учетной системы показатели (цифры), важные для вас как для руководителя, появляющиеся благодаря тому, что люди свои задачи в процессах выполняют. Цифры конечно должны быть «твердые», то есть на них можно положиться.
Осознание проблемы, первый шаг к успеху в ее решении. Если этот текст, хоть немного помог в осознании, то все было не зря.
Если вы готовы к следующему шагу, то обращайтесь к нам за аудитом 1С, диагностикой бизнеса для более детального понимания проблем и их фиксации или за полноценным проектом автоматизации, если уже достаточно устали от хаоса и готовы к решительным действиям.
В любом случае желаю вам вовремя «оседлать коней» автоматизации.
