Главное Свежее Вакансии   Проекты
1 265 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Управляем задачами внутри Gmail: пошаговое руководство

Чтобы ставить и распределять задачи, не обязательно покупать аккаунт в облачной CRM. Работать с ними можно прямо через почту Gmail. Надо лишь подключить к Gmail плагин Deskun. Он даёт все возможности для управления задачами – и не перегружен громоздким функционалом, большую часть которого всё равно никто не использует.

Как это работает

Плагин добавляет в Gmail новые функции. С ним можно:

  • объединять сотрудников в рабочие группы (здесь они называются очередями);
  • назначать ответственных за выполнение задачи;
  • передавать задачи от одного специалиста к другому;
  • назначать крайний срок исполнения;
  • контролировать выполнение заданий.

Также сервис позволяет принимать заявки от клиентов и автоматически преобразовывать их в задачи (тикеты) для сотрудников. Так ни одна заявка не останется без внимания.

Чтобы начать работу, надо установить плагин в Google Chrome или Yandex Browser и привязать к плагину свой почтовый ящик на Gmail. Настраивать основные параметры плагина мы будем в личном кабинете на сайте Deskun.

Теперь давайте посмотрим, как это выглядит на практике.

Создаём рабочую группу для каждого отдела компании

Предположим, в вашей компании 3 отдела:

  • техподдержка
  • IT
  • маркетинг

Создадим для каждого свою очередь.

Нажимаем «Создать новый проект».

b_589c6a7eaa074.jpgНачало работы

Назвать проект можно именем своей компании. Очередь называем так же, как отдел. Начнём с отдела маркетинга.

b_589c6a8a25036.jpgПервую очередь создаём одновременно с проектом

Выбираем «Управление задачами».

b_589c6a93f3390.jpgПервый вариант – для техподдержки, третий нам пока не нужен

Добавляем в эту очередь сотрудников – специалистов отдела маркетинга. У каждого сотрудника должна быть почта от Google.

b_589c6abe0a728.jpgОтлично! Очередь создана

Повторяем то же самое с отделом IT. А вот при создании очереди для отдела техподдержки выбираем не «Управление задачами», а «Поддержка клиентов». Сразу привязываем внешний email – тот, который уже присвоен службе техподдержки.

b_589c6ae20f866.jpgПисьма, пришедшие на этот ящик, автоматически превратятся в заявки и не потеряются

Вот так будет выглядеть наша структура в итоге:

b_589c6aee0feb6.jpgВ личном кабинете Deskun

Теперь открываем почтовый ящик и видим там все очереди списком:

b_589c6af8c71cc.jpg

В почтовом ящике Gmail

Всё как надо. Можно приступать к постановке задач.

Ставим первую задачу

С Deskun поставить задачу – всё равно что отправить письмо. Вы видите, что под кнопкой «Написать» появилась другая, «Новый тикет». Нажимаете на неё – открывается форма создания нового письма.

В теме письма пишете название задачи, в тексте разъясняете её. А теперь обратите внимание на новые функции в нижней части редактора:

b_589c6b05553f1.jpgОсновных функций – четыре

В 1-ой вкладке мы выбираем одну из созданных нами очередей, для участников которой нужно поставить задачу. Если же вы создаёте тикет для конкретного специалиста – назначьте его в 3-ей вкладке. Во 2-ой и 4-ой установите приоритет и срок выполнения.

b_589c6b0e26ae0.jpgКонкретизируем задачу

Для этой задачи мы назначили конкретного исполнителя – Аллу из отдела маркетинга. Чтобы она не отложила задание на потом, установили дедлайн. Вот как увидит задачу Алла, когда откроет почту:

b_589c6b1834894.jpgВсё понятно: откладывать нельзя, времени мало

Если Алле понадобится уточнить задачу, она сможет задать вам вопросы в ответном письме. Можно отправить обычное сообщение, а можно прикрепить заметку – комментарий, который видно только агентам, но не видно клиентам.

b_589c6b22cf373.jpgВидим и переписку, и изменение статуса задачи Алла выполнит задание и изменит его статус с «Открыт» на «Ждёт проверки». Мы удостоверимся, что задача действительно выполнена, и закроем тикет. Все изменения будут отображаться в теме тикета.

b_589c6b2d2d839.jpgЗадание выполнено, можно закрывать тикет

Сотрудник, получивший задачу, может назначить исполнителем кого-то ещё. Например, вы создаёте тикет для начальника отдела IT – и он уже решает, кто из его подчинённых будет отвечать за выполнение. А вы будете видеть, кто и чем занят.

Каждый работник вправе ставить задачу только в рамках той очереди, к которой он «приписан». Например, маркетолог Алла не сможет создать тикет для сотрудников техподдержки или айтишников.

В почтовом ящике все задачи отображаются только во вкладке «Deskun». В режиме обычного просмотра почты они не видны, чтобы не загромождать список входящих писем. Корреспонденция отдельно, тикеты отдельно.

Используем бесплатные «фишки» плагина

Управлять задачами ещё удобнее с дополнительными возможностями Deskun.

Отслеживание прочтения. Ставите задачу, а реакции нет? Откройте тикет и посмотрите, прочитал ли его сотрудник. Если да – иконка глаза под аватаркой будет зелёной, если нет – серой. Когда вы наведёте курсор на глаз, увидите время прочтения. Если вы поставили задачу для всей очереди – Deskun поимённо перечислит тех, кто с ней уже ознакомился. Отслеживание включено по умолчанию.

b_589c6b4642193.jpgВидно, кто и когда прочитал письмо

Шаблоны. Пригодятся, если вы часто ставите однотипные задачи, пишете стандартизированные письма и отвечаете на одни и те же вопросы клиентов. Подготовьте один или несколько шаблонов в личном кабинете на сайте Deskun. Когда будете создавать тикет – выберите нужный шаблон и дополните его конкретными данными по задаче.

b_589c6b50dcd0e.jpgЧтобы использовать шаблон, при создании нового тикета нажмите на значок конверта

Отложенная отправка. Для каждого письма можно установить любое время отправки. Это помогает упорядочить работу: вы садитесь и сразу пишете все отчёты, указания и сообщения, а каждый сотрудник получает их, когда придёт срок. Ведь если обрушить всю корреспонденцию кучей, она быстро осядет внизу списка входящих. И про какое-нибудь письмо обязательно забудут.

b_589c6b5a85336.jpgНастройте отправку спустя какое-то время или установите точную дату

Засыпание. Эта функция поможет не забыть о важных письмах, на которые вы не можете отреагировать сразу после прочтения. Прикрепляете к любому входящему таймер – и через установленное время оно снова отображается наверху списка как непрочитанное.

b_589c6b6525986.jpgПусть письмо напомнит о себе в конце дня или через неделю

Заботимся о клиентах

Плагин Deskun нужен не только для распределения рабочих задач. Помните, как при создании очередей мы привязали к «Техподдержке» внешний email? Мы сделали это, чтобы все обращения на почтовый ящик поддержки сразу попадали в Gmail. Специалисты отдела увидят их и возьмут в работу. Это те же тикеты – только создаёт их не руководитель, а клиенты.

Выглядят обращения так:

b_589c6b71abb3e.jpgВсе обращения попадают в очередь «Техподдержка»

Любой специалист поддержки может взять в работу любой тикет. Как и в случае с обычными задачами, клиентские тикеты можно передавать коллегам. Назначайте исполнителей сами или предоставьте сотрудникам инициативу – решать вам.

b_589c6b7ce64a2.jpgВыберите, кто будет работать над задачей

Когда один сотрудник открывает письмо, для остальных оно временно блокируется. Это нужно, чтобы на один клиентский тикет не ответили сразу несколько человек. Но в общем доступе для всей очереди тикет остаётся. Исполнитель всегда может позвать на помощь коллег или руководителя.

b_589c6b8b82094.jpgСотрудница техподдержки Елена отвечает клиенту. У неё не получается решить проблему, поэтому вмешивается руководитель

Deskun – для малого и среднего бизнеса

У Deskun есть еще много полезных функций. С ним можно настроить автоответчик, назначить индивидуальные права доступа в зависимости от должности и задач сотрудника, оставлять служебные заметки. Его хватит для управления компанией или студией с десятком-другим специалистов в штате.

И все это работает прямо в почте – вам не нужно использовать сторонние сервисы. Если вы ищите простое решение для организации работы нескольких отделов (или просто нескольких сотрудников) – обратите на него внимание.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.