Как сотрудникам компании смотреть статус ЭДО по подписанию договоров, актов, УПД в CRM БИТРИКС24?

Для организации прозрачного и удобного контроля за статусами подписания документов в рамках электронного документооборота в CRM-системе Битрикс24 было реализовано интеграционное решение, включающее в себя следующие ключевые компоненты:

1. Интеграция с 1С Бухгалтерией через протокол ODATA

Источником данных о статусах подписания выступает 1С Бухгалтерия, в которой осуществляется учет документов и организован обмен с системой электронного документооборота. Для получения данных из 1С используется стандартный протокол ODATA, который позволяет:

1. Запрашивать данные о договорах, актах, УПД, выставленных в 1С;
2. Получать информацию о текущем статусе каждого документа (отправлен, подписан, отклонен и другие);
3. Фиксировать дату и имя подписанта со стороны клиента и компании.

2. Формирование отдельного списка документов

Полученные из 1С Бухгалтерия данные автоматически выгружаются в отдельный список (например, в разделе «Списки» внутри Битрикс24 или в отдельный инфоблок). Для каждого документа фиксируются:

1. Тип документа (договор, акт, УПД);
2. Контрагент (компания или ИП);
3. Статус подписания (ожидается, подписан, отклонен и другое);
4. Даты и ФИО подписавших сторон;
5. Привязка к соответствующей сущности в CRM (контакт, компания, сделка).

Информация обновляется автоматически — либо по заранее заданному расписанию, либо при наступлении события в 1С. Также данные могут быть обновлены вручную по запросу сотрудника. Это обеспечивает их актуальность в любой момент времени.

3. Связка списка с CRM и отображение в интерфейсе

Далее реализуется связка этого списка с карточками компаний или сделок в CRM Битрикс24. Это позволяет:

1. Показывать документы, относящиеся к конкретной компании, прямо в карточке;
2. Отображать текущий статус подписания без необходимости переключения между системами;
3. Давать менеджерам быстрый доступ к критически важной информации по документам и при необходимости — к файлам оригиналов.

Для повышения наглядности могут использоваться триггеры и визуальные индикаторы, например, подсветка документов, не подписанных в течение установленного срока. Это позволяет оперативно реагировать на задержки и не терять важные документы из поля зрения.

Дополнительно можно настроить роботов или бизнес-процессы. Они автоматически запускают действия в зависимости от статуса документа, например, уведомляют ответственного сотрудника, ставят задачу, отправляют напоминание клиенту или переводят сделку на нужную стадию. Таким образом, документооборот становится частью общей логики CRM и помогает автоматизировать рутинные действия, повышая эффективность работы команды.

Потенциальные возможности

Также существуют и дополнительные возможности, которые позволяют автоматизировать рутинные процессы. Это позволяет не только снять нагрузку с менеджеров, но и повысить прозрачность, скорость реакции и качество клиентского обслуживания.

1. Триггер уведомления сотрудника о подписании документа

Настройка автоматического уведомления в Битрикс24 (в чат, задачу или уведомление по email) в момент, когда контрагент подписывает документ позволяет:

1. Быстро переходить к следующему этапу (например, выставлению счета, отгрузке товара);
2. Исключить ручной контроль за статусами;
3. Повысить скорость реакции и обслуживания клиентов.

2. Триггер уведомления о просрочке подписания

Если документ не подписан в течение заданного срока (например, 3 рабочих дня), система может автоматически уведомить ответственного сотрудника. Возможны разные сценарии:

1. Уведомление менеджера о необходимости связаться с клиентом;
2. Постановка задачи в Битрикс24;
3. Информирование руководителя о превышении критического срока.

3. Дашборд по статусам ЭДО в разрезе компаний и менеджеров

Создание визуального отчета или виджета, показывающего посмотреть:

1. Количество подписанных или неподписанных документов;
2. Просроченные документы;
3. Распределение по менеджерам или клиентам;
4. Узкие места — кто чаще всего задерживает подписание.

4. Прямой доступ к PDF-версиям документов

Если 1С хранит PDF-файлы подписанных документов (или имеет доступ к ссылкам на них), можно реализовать:

1. Отображение ссылки на документ прямо в карточке сделки;
2. Быстрый просмотр или скачивание без перехода в 1С.

5. Автоматизация следующих действий после подписания

На основании статуса «Подписан» можно запускать автоматические бизнес-процессы, например:

1. Создание счета в CRM;
2. Изменение стадии сделки;
3. Отправка документов на оплату;
4. Передача задачи в бухгалтерию или логистику.

6. Ведение истории подписания

Сохранение всей истории изменений по документу:

1. Кто подписал и когда;
2. Кто отклонил и с каким комментарием;
3. Когда был отправлен документ и когда получен ответ.

Вместо вывода

Интеграция ЭДО с Битрикс24 делает процесс работы с юридически значимыми документами простым, наглядным и удобным для менеджеров. Благодаря автоматическому обновлению данных, отображению статусов прямо в CRM и возможностям бизнес-процессов, система избавляет сотрудников от рутинного контроля, ускоряет принятие решений и повышает эффективность работы с клиентами.

А если вам необходима помощь в интеграции Битрикс24 с системой ЭДО — оставляйте заявку на сайте или пишите нам на почту office@digimatix.ru.