Екатерина Булычева
Сотрудники не работают в системе управления проектами
Основные причины провала — затянутые сроки проекта, выход за рамки бюджета, незаконченное внедрение или полный отказ от изменений. Всё это подрывает доверие к руководству и уверенность в правильности выбранного направления.
Любые изменения сопровождаются выходом из зоны комфорта. Поэтому сотрудники могут с критикой относиться к идее руководства перейти на систему управления проектами, несмотря на то, что она способна повысить эффективность работы. Пользователи начинают опасаться, что ИТ-решение только усложнит процессы, ведь им придется отказаться от старых привычек и начать осваивать новые навыки.
Как смягчить сопротивление сотрудников к изменениям и сделать переход на новую систему безболезненным?
Донести ценность внедрения
Формула успеха — привлечь конечных пользователей к выбору системы. Важно это сделать еще на старте, до принятия решения о переходе. Продемонстрируйте ПО в компании, чтобы сотрудники увидели пользу для себя:
- приведите примеры реальных кейсов внедрения и их результаты;
- сделайте акцент на выгодах для каждой команды специалистов;
- покажите, как изменятся процессы после цифровизации.
Когда сотрудники убедятся, что ИТ-решение не создает дополнительную нагрузку, а освобождает их от рутины, делает процессы прозрачными и простыми, то они почувствуют необходимость изменений.
Научить работать в системе
Понять ценность перемен недостаточно, важно, чтобы сотрудники умели работать в новой системе. Причем их нужно научить использовать её функциональность по максимуму. Именно тогда расходы на внедрение будут оправданы.
Нововведения всегда связаны с определенными рисками, поэтому стоит их предусмотреть заранее. Для плавного и комфортного перехода лучше сохранить доступ к прежней системе. Когда пользователям станет удобнее работать на новом ПО, у них уже пропадет желание действовать по-старому.
| Система управления проектами не должна быть сложной и требовать глубокого изучения. Directum Projects ориентирована на бизнес-пользователей: от руководителей проектного офиса до конечных исполнителей. Понятная справка и видеоролики помогают сотрудникам осваивать все инструменты за 2 часа. А компании не приходится тратиться на долгое и дорогостоящее обучение. |
Развеять страхи пользователей
Сотрудники могут воспринимать систему управления проектами как инструмент тотального контроля со стороны начальства. Чаще всего такой страх возникает, когда ИТ-решение только появляется в компании. Пользователи боятся, что руководство обвинит их в некомпетентности или недобросовестном выполнении задач, когда все процессы будут на виду.
Действительно, с системой у руководителя появится полная картина по состоянию работ. Поэтому он может вовремя увидеть риски и отреагировать на изменения. Важно донести до пользователей, что процесс становится прозрачным для всех, а не только для РП. Сотрудники могут фиксировать договоренности и результаты работ в переписке по задаче. В системе всегда можно посмотреть, кто затягивает согласование или вносит изменения в документ.
Пробить стену консервативного настроя
Раньше сотрудникам было удобнее вести записи на бумаге, и они тоже сопротивлялись переходу на Excel-таблицы. Но любое действие, которое регулярно повторяется, превращается в привычку и уже не вызывает затруднений. Поэтому при цифровизации проектной деятельности важно закрепить изменения и внедрить их в корпоративную культуру.
Нужно объяснить сотрудникам, что переход на новую систему — это возможность пересмотреть старые регламенты, оптимизировать процессы и добавить недостающие инструменты. При этом пользователи сохраняют сформированные годами рабочие схемы и могут адаптировать решения под свои бизнес-задачи.
| Процессы в Directum Projects можно самостоятельно настроить под потребности компании без навыков программирования (no-code-настройка). Аналитик компании в несколько кликов создает виды документов, правила их нумерации, задает регламенты в графическом редакторе. |
При внедрении нового ПО невозможно учесть всех нюансов и сложностей. Необходимо вести диалог с сотрудниками, чтобы сделать систему максимально комфортной и ориентированной на конечного пользователя. Но исполнителям не всегда могут быть очевидны выгоды для всей компании. Поэтому руководителю нужно сохранять баланс и видеть всю картину сверху: заботиться не только о людях, но и бизнесе в целом.
Автор: Елена Кропачева, руководитель проектов развития бизнеса Directum