Все идет по плану: как управлять ресурсами, чтобы не провалить проект

Такие разные ресурсы

В проектном менеджменте под «ресурсами» понимают:

• кадры;
• время;
• финансы;
• оборудование;
• материалы.

Все это необходимо заранее спланировать и зарезервировать, а затем по ходу проекта держать под контролем и быстро реагировать на форс-мажорные ситуации.

Планирование кадров — всегда головоломка. Менеджеру нужно учитывать профиль, компетенции и опыт сотрудников, а также их участие в других проектах компании. Помимо этого, на плечах РП лежит ответственность за развитие необходимых навыков и повышение уровня экспертизы участников команды.

Еще одна важная задача — спланировать необходимые материалы и оборудование. Чаще всего проектные менеджеры сталкиваются с нехваткой сырья или проблемами с поставкой. Все риски нужно учитывать заранее и предусматривать пути обхода. Например, заложить в смету дополнительные расходы на непредвиденные ситуации. Чтобы избежать провала проекта, важно еще на этапе планирования отражать требуемые ресурсы на сетевом графике.

Также необходимо брать в расчет тот факт, что одно и то же оборудование может быть задействовано сразу на нескольких проектах. Поэтому у менеджера всегда должна быть перед глазами полная картина по всем проектам с общими ресурсами.

Планирование финансов редко остается без внимания, ведь именно они формируют бюджет проекта и показывают его рентабельность.

Планирование ресурсов — это всегда задача «со звездочкой»

Руководителю проекта стоит уделять особое внимание планированию ресурсов, потому что это помогает:

1. Видеть общую картину целиком

Когда вы хорошо знаете, над чем работает коллектив, то эффективнее распределяете ресурсы на новые проекты. Составление плана помогает руководителю видеть общее состояние проекта: связи между ресурсами, задачами и хронологию этапов.

2. Контролировать и оптимально использовать ресурсы

Благодаря планированию ресурсов удобно держать под контролем расходование времени, денег, материалов и трудовых сил. Если регулярно отслеживать отклонения от плана, то можно быстро реагировать на изменения, вовремя сокращать издержки или повышать производительность, оперативно предотвращать риски и вносить корректировки для сохранения баланса.

3. Держать команду в курсе происходящего

Распределение ресурсов должно быть прозрачным, чтобы снизить уровень неопределенности в команде. Каждый должен знать: кто, что и к какому сроку делает. План проекта помогает сотрудникам видеть, как их работы связаны, а руководителю — отслеживать, кто из них перегружен на других проектах, а у кого есть свободное время.

4. Прогнозировать и предотвращать проблемы

Благодаря планированию легче анализировать и прогнозировать потребность в ресурсах на будущие этапы проекта. Кроме того, менеджер может обосновать необходимость увеличить бюджет или привлечь новых людей. В дальнейшем, опираясь на планы предыдущих проектов можно принимать взвешенные решения при распределении персонала на новые похожие проекты.

5. Совершенствовать стратегическое планирование

Нет смысла ставить цели, которые невозможно достичь. Ресурсный менеджмент помогает руководителю сформировать именно тот объем работ, финансов и материалов, которые необходимы для достижения конечной цели проекта.

Инструменты для эффективного планирования ресурсов

Чтобы грамотно решать задачи ресурсного менеджмента, руководителю необходима система управления проектами. Именно в ней ведутся стратегическое планирование, контроль и мониторинг всех аспектов проекта, включая ресурсы. С системой работа команды становится прозрачной и координированной, при этом процессы оптимизируются, что в результате повышает производительность и снижает риски.

Обычно для планирования проекта используют диаграмму Ганта. С ее помощью руководитель легко получает общее представление о зависимости задач друг от друга, датах начала и завершения, а также длительности проекта. При необходимости РП может перестраивать диаграмму и корректировать даты.

Не нужно ничего придумывать, когда на рынке уже есть готовые ИТ-решения. Например, в системе Directum Projects на календарно-сетевом плане доступные часы сотрудников рассчитываются автоматически с учетом их занятости на других проектах и рабочего времени. Трудоемкость по дням распределяется на панели ресурсов.

Работая над проектом, легко проанализировать и при необходимости скорректировать план, так как на диаграмме Ганта можно увидеть процент выполнения работ по задачам, критический путь и резерв времени. Руководитель оперативно получает информацию о том, нужно ли продлить этап и на какой период это сделать, чтобы проект закончился вовремя. Все изменения сохраняются в новую версию, поэтому их всегда можно посмотреть и сравнить между собой или вернуться к первоначальному плану.

В Directum Projects удобно смотреть загрузку конкретного сотрудника с помощью сводного отчета, который формируется в разрезах по текущему или другим проектам, подразделению или всей организации.

Если требуется оценить ресурсы сотрудника по всем этапам проекта или только по одному конкретному, то это можно сделать с помощью специального фильтра.

Чтобы не допустить выгорания участников команды, в отчете сразу видно перегруженность сотрудников. Они подсвечиваются красным цветом, поэтому легко понять в какой день и у кого были переработки. В таком случае руководитель сможет оперативно перераспределить работы.

Финансовые затраты проекта планируются в табличной части диаграммы Ганта. Там же вы сможете отмечать фактические расходы по проекту. Быстро оценить отклонения от бюджетов можно на вкладке «Структура», где видно суммы в разрезе проектов, портфелей или программ.

Чтобы проект завершился успешно, важно уделить особое внимание этапу планирования ресурсов. Именно продуманный сценарий развития событий и резерв ресурсов сохранит нервные клетки всей команде. А с помощью системы управления проектами у руководителя получится оперативно оценивать ход работ и реагировать на изменения.