редакции
Как сломать барьеры в управлении проектами с помощью экосистемного подхода
Основные барьеры в работе над проектом
Одна из серьезных проблем в проектной деятельности заключается в том, что часто участники проекта работают в разных информационных системах. Это порождает барьер к получению общей информации о проекте, которая представляет собой основные показатели: денежные и трудовые затраты, сроки, риски и пр. Руководителю очень важно быть в курсе, на какой стадии находится проект и существуют ли проблемы с его выполнением.
Помимо информационного барьера встречаются сложности во взаимодействии команды. Такая проблема возникает, когда приходится обмениваться документами или отчётностью вне информационной системы через сторонние сервисы. В результате не только замедляется координирование между участниками проекта, но и существенно страдает качество конечного продукта.
Когда мы говорим про управление проектом, то подразумеваем не только планирование и сбор отчётов руководителями и ответственными сотрудниками, но и работу конечных исполнителей в едином информационном поле. Чтобы создать условия для эффективного взаимодействия всей команды, подойдет экосистемный подход. Метод позволяет в едином контуре работать над проектом как внутренним сотрудникам компании (топ-менеджерам, руководителям департаментов и подразделений, проектным офису и команде), так и внешним пользователям (поставщикам, партнерам и другим заинтересованным сторонам).
Экосистема — это прежде всего среда, в которой информация распространяется быстро и бесшовно.
Преимущества и недостатки экосистемного подхода
Есть большое количество плюсов работы в экосистеме. Мы выделяем наиболее важные:
- увеличивается качество и скорость коммуникации между участниками, а самое главное — процесс становится прозрачным;
- повышается эффективность работы над проектом благодаря тесной координации усилий каждого члена команды;
- появляется возможность быстро реагировать на изменения в проекте и минимизировать риски и их последствия;
- укрепляются отношения с партнерами, клиентами и подрядными организациями.
Недостатков у подхода не так много, но они тоже есть. В первую очередь, это сложности с внедрением и адаптацией экосистемного подхода в организации, в том числе из-за возможного нежелания партнеров работать в чужой системе. Из-за трудностей, связанных с координированием работы и коммуникаций в новой системе, участники рискуют потерять контроль над всем проектом и его ключевыми результатами. Помимо этого для новых пользователей со стороны партнеров, заказчиков и подрядчиков необходимо организовать цикл обучений, что требует дополнительных ресурсов.
Требования к платформе для построения экосистемы
Чтобы извлечь максимальную пользу от экосистемного подхода в проектной деятельности, мы предлагаем обратить внимание на важные составляющие:
- простоту освоения и работы в целом, чтобы исключить долгое обучение пользователей или избавиться от него совсем;
- безопасность и конфиденциальность, так как в системе будут работать сотрудники от разных организаций, и не вся информация должна быть им доступна;
- наличие всей необходимой функциональности, чтобы участникам не приходилось использовать другие системы или сервисы, и таким образом саботировать работу в едином контуре;
- инструменты гибкой настройки экосистемы, которые позволяют адаптировать её под требования компании или проекта;
- быстрый доступ к документам и задачам проекта. В том числе для пользователей, работающих удаленно, чтобы они могли подключиться к системе с мобильных устройств.
Рассмотрим, как можно реализовать экосистемный подход на примере Directum Projects.
В системе можно организовать управление проектом на всех уровнях и всеми заинтересованными сторонами. Для директоров, высшего руководящего состава и владельцев портфелей есть инструменты в виде удобной панели настраиваемых виджетов, дорожной карты и контрольных точек. С их помощью выстраиваются связи между проектами. Контрольная точка может быть как итоговым результатом в рамках важных стратегических задач компании, так и активатором начала или продолжения работ для ряда проектов. На тактическом уровне в Directum Projects можно составить план проекта и утвердить его, а также управлять ресурсами, сроками, отклонениями и рисками. Чтобы исполнителям было удобно работать, в системе есть инструменты для выполнения задач и их декомпозиции на более мелкие. Также можно использовать гибкие технологии в виде Agile-досок, тем самым применяя гибридный подход в проектной деятельности. В системе нашлось место и для внешних пользователей, которыми могут быть заказчики, подрядные организации, поставщики и партнеры. Можно не волноваться за сохранность информации, за нее отвечает гибкая настройка доступов. Она применяется как к конкретному сотруднику, так и к должности, роли, подразделению или целой организации из справочников в системе. Внешние пользователи могут легко работать в Directum Projects над задачами и документами, иметь представление о текущем статусе проекта. При этом благодаря широкому спектру настроек они будут ограничены в доступе к отдельным модулям, внутренним справочникам и документам компании. Чтобы организовать экосистемный поход в проектной деятельности, требуется много времени. Процесс пойдет быстрее, если придерживаться общих рекомендаций: Грамотно выверенный и настроенный экосистемный подход в проектной деятельности помогает всем участникам, в том числе внешним, работать в одном контуре и быть в курсе событий по проектам. А благодаря разграничению доступа к проектной информации и документам, они будут в полной безопасности. Автор: Дмитрий Созонов, эксперт по продукту Directum Projects
Рекомендации для успешного перехода к экосистеме
Экосистема — это еще и про грамотное внедрение, после которого всё начнет работать в полной мере, а результаты проектной деятельности станут качественными и принесут наибольшую ценность компании.
