Как навести порядок в проектной работе

Ответ — создание зрелой системы управления проектами. Она строится на трех взаимосвязанных элементах:

1. Методология (НМД)
2. Люди
3. Информационная система (ИСУП)

1. Методология: общий язык и правила игры

Без единого подхода к управлению каждый тянет одеяло на себя. Нужны прозрачные правила, описанные и принятые участниками. Для этого формируется нормативно-методическая документация (НМД): положения, регламенты, шаблоны, методические рекомендации.

Но методология — не про бумагу. Это о том, как вы планируете, запускаете и контролируете проекты. Подходов несколько:

Классическая (Waterfall)

Работает, когда заранее известны требования и результат: стройка, гособоронзаказ, внедрение ERP. Каждый этап четко отделен, следующая стадия начинается только после завершения предыдущей. Преимущества — высокая предсказуемость, контроль ресурсов, формализованные точки приемки. Минусы — низкая гибкость, трудности с изменениями по ходу проекта.

Гибкая (Agile)

Актуальна для быстро меняющихся условий: разработка цифровых продуктов, маркетинг, R& D. Команды работают итерационно, результат поставляется постепенно. Обратная связь встроена в процесс, гибкость — максимальна. Минус: сложнее контролировать загруженность, бюджеты, сроки — особенно на уровне портфеля.

Гибридная

Большинство зрелых компаний выбирают гибридный подход: плановые контрольные точки сочетаются с гибкой реализацией задач. Например, на этапе проектирования — Waterfall, на этапе реализации задач — Agile. Это помогает сбалансировать стратегию и тактику.

Важно: методология должна быть не просто описана, но и внедрена. Без реального применения на практике и обучения это — мертвый груз.

Методологи Directum Projects разработали Положение и Регламент управления проектами, которые можно взять за основу.

2. Люди: ключ к устойчивому управлению

Даже идеальная методология не работает без вовлеченных и обученных людей. Что важно:

1. Ознакомить сотрудников с правилами игры. В процессе должны участвовать не только проектные менеджеры (ПМ), но и исполнители, кураторы, финансисты.
2. Обучить. Регулярно и адресно: ПМ — по инструментам планирования и контроля, руководителей — по управлению портфелем, исполнителей — по работе в системе.
3. Настроить обратную связь. Методология должна жить. Раз в квартал пересматривайте НМД на основе опыта и фидбэка.

Результат — единое понимание процесса. Все участники говорят на одном языке, меньше конфликтов, выше эффективность.

3. Информационная система: шаг к масштабированию

Когда проектов больше трех, Excel и таск-менеджеры уже не справляются. Нужна система, которая:

1. Поможет планировать проекты и портфели с ресурсами, сроками, контрольными точками
2. Обеспечит контроль исполнения
3. Предупредит об отклонениях от плана
4. Покажет загруженность команды, предложит сбалансировать ресурсы
5. Автоматизирует отчетность, контроль бюджета, коммуникации
6. Скоординирует управление рисками и изменениями
7. Обеспечит прозрачность для руководства

При выборе ИСУП важно учитывать:

1. Функциональность: нужна гибкая система, которая поддерживает и Waterfall (например, диаграмма Ганта), и Agile (канбан-доски, спринты).
2. Масштабируемость: даже если вы пока маленькие — подумайте о будущем. Многие компании «сгорают» при миграции на новую систему из-за плохой масштабируемости старой.
3. Возможность доработок: зрелым компаниям важно не «как у всех», а «под себя». Выбирайте систему, в которой можно строить свои маршруты, формировать свои отчёты, адаптировать карточки и роли.
4. Простота для пользователей: интерфейс должен быть понятным. Чем проще, тем выше вовлеченность.
5. Импортонезависимость: критично для российских компаний. Обращайте внимание, включена ли система в Реестр отечественного ПО, соответствует ли требованиям ФСТЭК и есть ли возможность локального размещения.

Присмотритесь к Directum Projects — российской ИСУП, которая охватывает весь цикл управления проектами: от стратегии до задач. Поддерживает гибридные методологии, визуализацию портфелей, контроль загрузки, финансы, работу с рисками и качеством.

P. S. Навести порядок в проектной работе можно только системно. Локальные инициативы — например, внедрение канбан-досок — могут сработать, но не дадут устойчивого эффекта.

Вы построите работающую экосистему проектного управления, в которой легко масштабировать успех, только на 3 опорах — методологии, людях и информационной системе.

Подробнее о том, как внедрить корпоративную систему управления проектами, читайте в гайде. Инструкцию можно получить по ссылке.