Из-за ухода западных вендоров с рынка российские компании оказались в жёстких условиях поиска подходящих аналогов информационных систем и решений для управления закупками. Корпорациям придётся перестраивать ландшафт ИТ-систем, чтобы защититься от рисков и обеспечить непрерывность цепей поставок.

Автоматизация закупок — одно из направлений, где критически важно сохранять непрерывную обработку данных и документов, заказов и поставок между сотнями и тысячами контрагентов. Например, компании, работающие с SAP Ariba, оказались в сложной ситуации: SAP уходит с рынка, все проекты по доработкам решений и внедрению новых заморожены. Доверять иностранным вендорам становится невозможно — велик риск потери данных и процессов.

Важно искать российские аналоги, не зависящие от иностранных подрядчиков, с командами разработчиков и поддержки, чтобы обезопасить себя сейчас и планировать развитие проектов в длительной перспективе.

Как побороть зависимость от иностранных вендоров в закупках

1. Обеспечить безопасность текущего обмена данными в цепях поставок. Например, сформировать канал передачи электронных документов, независимый от иностранных систем, обеспечив синхронизацию документооборота, заказов и их маршрутизацию.

2. Чтобы сохранить привычный набор функциональности SAP Ariba, нужно создавать свои прикладные решения для закупок на основе готовых фреймворков с возможностью гибкой кастомизации.

Помочь в этом может экосистема российской ИТ-компании Edisoft и её платформы:

• CorePlat для процессинга данных и документов, а также создания прикладных приложений для управления закупками;
• LinkServer для лёгкой интеграции систем и автоматизации процессов обработки данных и документов.
  

Оба решения входят в реестр российского ПО. Разработка, процессинг и обслуживание ведётся российскими командами на территории РФ. Среди пользователей — крупнейшие компании от X5 Group, Магнита, Камаза до Fazer, Hilti, Ariston.

Платформы дают возможность запустить своё решение на базе готовых и гибких фреймворков, сохраняют устоявшиеся процессы, не ломая их. Такой подход позволяет не зависеть от внешних вендоров, но и не разрабатывать закупочный портал с нуля без гарантий успеха.

Как обеспечить сквозной процесс автоматизации закупок

CorePlat и LinkServer соединяют внутренние системы (первый слой на схеме) с внешними (второй слой). Платформа LinkServer забирает данные из внутренних информационных систем компании, отправляет в CorePlat их по нужному процессу (проверка, подписание, согласование) и передаёт системам третьего слоя — контрагентам через провайдеров ЭДО. Это позволяет синхронизировать процессы и сократить количество интеграций.

В зависимости от внутренних задач второй слой дополняется нужными модулями и фреймворками. Заказчик определяет, какие из этапов закупок нужно автоматизировать: процесс до контракта, от заказа до оплаты, аналитику. Появляется новая потребность — внедряется новый модуль, например, управление дебиторской задолженностью или грузоперевозками.

В результате компания не просто закупает товар через ещё одну платформу, а выстраивает сквозной процесс: автоматизирует управление контрактами, выставление счетов и передачу заказов, финансирование поставок, может отслеживать, на каком этапе находится доставка груза.

Процесс закупок до контракта

Автоматизацию закупок на CorePlat условно можно разделить на два этапа: процесс закупок до контракта и после контракта.

Поиск поставщиков

На первом этапе автоматизируют поиск поставщиков и менеджмент — узкое горлышко в закупках, где растут затраты. Без объективной и прозрачной процедуры выбора поставщиков сложно получать выгодные условия. Исследуя проблемы наших клиентов в сегменте некоммерческих закупок, мы обнаружили, что порядка 50% закупок — разовые. Автоматизация и аналитика позволяют закупать товары комплексно и оптимизировать затраты и время специалистов.

На практике это выглядит как единая база управления поставщиками, консолидирующая информацию о потенциальных партнёрах и текущих поставщиках из различных информационных систем.

Такой подход позволяет искать новых контрагентов, а интеграция со сторонними сервисами — проверять их благонадежность. Покупатель проверяет поставщика, у которого в свою очередь тоже есть возможность получить информацию о покупателе.

Взаимодействие с поставщиками происходит в едином окне. Покупатель не тратит время на поиск информации на разных сайтах и порталах, автоматически сравнивает цены и отслеживает динамику их изменений. Создаёт тендеры и приглашает поставщиков к участию, соблюдая государственные требования, снижая риск мошенничества.

Польза: сокращается время на принятие решения по закупкам, а процесс становится управляемым и прозрачным — информация по сделкам, документы хранятся в едином месте, менеджер видит всю историю отношений с клиентами.

От заказа до оплаты

Второй этап — автоматизация закупочного процесса от заказа до оплаты: управление сделками, документооборот, финансирование, грузоперевозки.

Управление заказами и контрактами

Автоматизация сокращает цикл сделки. Покупатель создаёт заказы, отслеживает статусы сделок, быстро получает данные о движении товаров. Переход на ЭДО снижает зависимость от бумаги и долгих согласований: по заранее заданной логике документы курсируют между участниками процессов, покупатель только отслеживает путь.

«Магнит» перешёл на электронные контракты и сократил время проверки документов: вместо 40 минут сотрудники тратят 2 минуты. Вместо 10 дней обмена бумажными оригиналами компания делает это онлайн.

Пример Edisoft

Польза: подготовка документов по заранее согласованным шаблонам позволяет быстро подстраиваться под изменения государства, например, при переходе на электронные транспортные накладные.

Поддержка оборотного капитала

Геополитическая и экономическая ситуация сказывается на логистике, и компании всё чаще сталкиваются с товарными отсрочками. В свою очередь растёт спрос на инструменты факторинга, включая онлайн-факторинг. Всё больше банков проводят сделки в цифровом виде: ПСБ, входящий в топ-5 рейтинга факторинговых компаний России, с начала 2022 года принял в 2 раза больше положительных решений именно по онлайн-факторингу по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

Электронный факторинг позволяет всего за несколько часов дистанционно получить положительное решение о финансировании. Для примера: через платформу FactorPlat от Edisoft факторы одобряют 99% сделок.

Внедрение электронного факторинга не требует кардинальных перемен текущих процессов. В качестве подтверждающих документов можно использовать электронные документы по совершённым поставкам.

Польза: встраивая факторинг в процесс закупок, покупатель сохраняет свои отсрочки по платежам по текущим поставкам или финансирует дополнительные поставки для пополнения запасов. Поставщики в свою очередь не остаются без оборотных средств.

Автоматизация логистики при закупках

Мы видим потребность компаний в автоматизации заказа транспорта и оптимизации грузоперевозок в закупках за счет управления бронированием транспорта и переходом на электронные транспортные накладные.

Польза: только за счёт перехода с бумаги на электронный документооборот объем документов сокращается в 4 раза — учитывая рост цен на бумагу, экономия может быть значительной. До 80% сокращаются трудозатраты на обработку данных.

Подведём итог

1. Обеспечьте стабильность документооборота. На первых порах обезопасьте данные от рисков. Внедряйте решения, способные управлять документооборотом: упрощать ввод данных, передавать между системами, сверять, преобразовывать в нужные форматы, хранить в электронном виде.

2. Ищите готовые решения, способные гибко подстраиваться под текущие бизнес-процессы, не ломая их. Вариант — решения на базе ЭДО, способные обрабатывать, обогащать, передавать документы и данные.

3. Обращайте внимание на возможность адаптироваться под изменения законодательства. Тот же SAP, например, не поддерживает работу с российской криптографией. Чтобы обеспечить работу с юридически значимым документооборотом, приходится использовать интеграционные модули и шины. Всё это требует значительных финансовых и временных ресурсов. Используя отечественные решения на базе ЭДО, вы снижаете зависимость от доработок.