Как законно перевести сотрудника на удаленку?

• постоянная — трудовое соглашение сразу оговаривает лишь дистанционный формат выполнения прописанных в нем обязанностей;

• временная — сотрудник уходит на «удаленку» на определенный период длительностью до 6-ти месяцев;

• периодическая — предполагает систематическое чередование работы в офисе с дистанционным выполнением возложенных функций (в таком случае 6-месячный лимит не действует).

Оформление удаленного сотрудника.

Отметим, что раньше перевод на дистанционную работу согласовывался с самим работником, сегодня же в определенных случаях работодатель не обязан получать его согласие. Оформляется «удаленка» трудовым договором либо дополнительным соглашением к нему. Иногда нормы об онлайн-работе прописываются в локальных актах предприятия — положениях о труде и правилах внутреннего трудового распорядка.

Нюансы оформления удаленщиков.

1) Обмен документами при трудоустройстве. Работодатель и будущий сотрудник вправе направлять друг другу электронные документы. Документы для оформления удаленщик посылает в электронном виде, иногда, по просьбе работодателя, придется предоставить верифицированные нотариусом бумажные копии. По аналогии и работодатель направляет документы о приеме на работу в онлайн-формате, но по письменному заявлению сотрудника, должен вручить ему бумажный вариант лично в офисе либо передать курьером.

2) СНИЛС. Удаленщик должен знать, что первое трудоустройство обязывает его самостоятельно получить уведомление о регистрации в Пенсионном фонде.

3) Трудовая книжка. Записи в ТК вносятся исключительно по желанию удаленщика, в таком случае необходимо передать ее оригинал работодателю (как правило, отправляют заказным письмом).

4) Электронная цифровая подпись. Усиленная КЭП необходима исключительно для онлайн-обмена трудовыми договорами, дополнительными соглашениями, договорами о материальной ответственности. Для всего остального подойдет любой вид ЭЦП, более того — многие обходятся и без нее, используя для связи корпоративные каналы.

Временный перевод сотрудника на «удаленку»

Сегодня допускается принудительный (несогласованный) перевод персонала на удаленную работу, но только в определенных случаях, среди которых:

• природные и техногенные катастрофы;

• производственные аварии и несчастные случаи;

• эпидемии;

• пожары и землетрясения;

• иная угроза жизни человека;

• официальное решение государственного органа.

Если перевод на «удаленку» спровоцирован одной из вышеперечисленных причин, такой формат работы по длительности не ограничивается во времени и действует до исчезновения указанных обстоятельств. Временная «удаленка» оформляется соответствующим приказом, без внесения изменений в трудовой договор. При этом, с документом обязательно ознакомить переведенных сотрудников.

Оплата работы удаленщика

Перевод сотрудника на дистанционную работу не является предлогом для снижения размера его заработной платы. По общему правилу, работодателю запрещено урезать оклад удаленщика по сравнению с зарплатой стационарных офисных сотрудников. Соответственно, оплата труда дистанционного работника должна быть такой же, если бы он каждый день работал в офисе.

Не забывайте, что удаленные сотрудники обладают теми же правами, что и работающие в офисе. Оформите трудовые отношения в соответствии со всеми нормами ТК РФ и ФЗ «Об удаленной работе», чтобы избежать штрафов и предписаний.