Как перевезти офис и не растерять имущество и сотрудников

Выбор места для нового офиса

Выбирая место для нового офиса, не стоит руководствоваться лишь престижем.

Если клиенты – строительные и монтажные подряды – переезжайте в развивающиеся районы, где активней всего идет застройка.

Итак, место найдено, все устраивает, но Вы же переезжаете не один, за Вами должен последовать караван сотрудников. Чтобы их не потерять, стоит поднять информацию об их месте жительства. Если новый офис будет располагаться далеко от дома, транспортная развязка для большинства окажется неудобной, то стоит заблаговременно провести предупреждающие маневры. Будьте психологом, подумайте, чего Вашим сотрудникам больше всего не хватает, что Вы можете предложить им взамен дискомфорту? Затем объявите о переезде и (в зависимости от возможностей и потребностей) пообещайте людям, что новое место будет имеет определенные преимущества. Более удобные и просторные кабинеты, буфет с домашними обедами по доступной цене, кухня с бесплатным чаем, кофе, сладостями, повышенная зарплата или уменьшение обязанностей за счет новых сотрудников.

Когда вопрос с сотрудниками будет решен, приходит время организации переезда. Навряд ли у Вас достаточно времени, чтобы заниматься организационными вопросами самостоятельно, так что возложите эти обязанности на кого-то из подчиненных. Только не забудьте освободить его от каких-то других обязанностей, чтобы у него было достаточно времени для координации переезда.

Подготовка переезда

Вопрос о переезде решен, сотрудники готовы, координатор назначен. И пока Вы не ушли с головой в организационные хлопоты, обязательно составьте и разошлите всем клиентам и сотрудникам письма. Позитивно преподнесите новость о смене адреса, укажите дату, с которой Вас можно будет найти на новом месте, приложите карту, схему проезда.

Теперь нужно составить четкий план переезда, в котором будут учтены все необходимые работы, как в старом, так и в новом помещении.

Разумеется, что речь не идет о том, что менеджеры и секретари будут носить мебель, но самостоятельный переезд подразумевает, что Вы сами найдете кто разберет и соберет мебель, наймете грузчиков и машины, будете самостоятельно контролировать вопрос упаковки и распаковки. Если на все это собственных усилий не хватает, придется заключить договор с компанией, которая перевезет Ваш офис. Услуги такого перевозчика обойдутся недешево, зато у Вас не будет болеть голова о том, что что-то забудут, что-то потеряют, что-то не успеют, расставят не там и не так. Это забота нанятых Вами работников.

Переезд с помощью компании перевозчика

Нанимая компанию перевозчика, вы должны понимать, что это не волшебники, которые в один миг перенесут Вас как есть в новое помещение. Ознакомьтесь с условиями работы компании, задайте уточняющие вопросы об услугах, внимательно почитайте договор, обратите внимание, за что будет отвечать компания, будут ли застрахованы Ваши вещи. После подписания договора Вы должны предоставить перевозчику:

• возможность оценить количество перевозимых вещей,
• план расстановки мебели и техники в новом помещении,
• выбрать желаемый вариант из предлагаемых упаковочных материалов.

Еще один прекрасный способ обновления при переезде – собрать только документы и необходимую технику, а всю старую мебель и ненужную технику сдать. В таком варианте предусматривается, что новый офис будет благоустраиваться новой современной мебелью. И если уж у Вас достаточно средств для таких глобальных изменений, то желательно заказать услуги дизайнера, который поможет красиво и стильно оформить помещение. Но думать об этом нужно заранее, еще на стадии проведения ремонта в новом офисе, чтобы предусмотреть все нюансы: выводы для розеток, размещение и виды освещения.

Ну а если уж решили крупно вложиться в новый офис, то лучше заказать дизайн-проект офиса «под ключ». В таком случае Вы просто предоставляете специалистам параметры своего помещения и количество сотрудников, которых необходимо разместить. Дизайнеры, исходя из этих данных и специфики деятельности вашей фирмы, предложат различные варианты оформления офиса, подберут мебель и предметы интерьера. Вам придется лишь одобрять и отсчитывать купюры, а прочтение дальнейшей части статьи Вам совершенно ни к чему.

Если к такому шикарному переезду Вы еще не готовы, то можно попробовать осуществить переезд собственными силами.

Самостоятельная организация переезда

Итак, план переезда. Он должен привязываться к определенным датам, и все запланированные мероприятия должны выполняться четко в срок, чтобы не приходилось переносить работы и платить неустойки. В плане должно быть учтено все до мелочей.

Заранее нужно подготовить упаковочный материал. В строительных магазинах можно выбрать все, что понадобится:

• воздушно-пузырьковая пленка,
• рулонный картон,
• рулонная упаковочная бумага,
• ящики,
• коробки,
• мешки,
• широкий скотч.

Так же заранее нужно заказать на назначенную дату транспорт и грузчиков. Лучше не прельщаться дешевизной услуг в объявлении «только сегодня и только для Вас трезвые грузчики». На самом деле, вовсе не обязательно что грузчики будут трезвыми в назначенный день, и вероятнее всего, Вам отдельно придется заказывать транспорт. Состыковать всех этих незадачливых подрядчиков без ущерба драгоценному времени дня переезда будет сложно. Так что не рискуйте по мелочам. Доверьте свой переезд приличной компании, которая отвечает за действия своих сотрудников. Это не намного дороже, но намного безопасней. От того кто и как будет носить и грузить зависит целостность имущества и сохранность Ваших нервов.

Старое помещение

В каждом отделе должны быть перебраны и систематизированы все документы и папки. Проследите, чтобы не пришлось возить за собой архивы столетней давности, которые уже 10 лет лежат в самом дальнем шкафу и никем не используются. Обозначьте место и складывайте ненужные бумаги, а после переезда вместе с упаковочной бумагой и картоном сдадите на макулатуру.

Необходимо провести полную внеплановую инвентаризацию. Вся мебель и техника должны быть пронумерованы и записаны. Перед инвентаризацией пересмотрите мебель. Вы уверены, что все это Вам нужно? Или часть старого хлама лучше сдать в утилизацию, чем возить за собой? Да и сотрудники будут рады обновкам. Если мебель все же перевозите, то каждый сотрудник отдельно должен подписать свою мебель выделенным для него номером.

Мебель можно перевозить в собранном или разобранном виде. В каждом из вариантов есть свои нюансы. Разобранная мебель занимает меньше места, значит, дешевле обойдется ее перевозка, но разобрать и собрать ее должен специалист (нанятый, например, на мебельной фабрике). Его так же нужно заказать заранее и ему нужно будет заплатить определенную сумму за работу. Могут объявиться добровольцы из сотрудников, но в таком случае собрать назад этот тетрис может и не получиться, кроме того, не имея определенного опыта, сотрудники могут правильно не рассчитать время и силы и сорвать сроки переезда. Еще один недостаток в том, что во время сборки-разборки мебель портится и, кажущиеся еще терпимыми столы, после переезда могут превратиться в шатающуюся рухлядь.

Перевозить мебель не разбирая проще, но дороже и к поездке ее нужно тщательно подготовить. Все стекла и зеркала нужно снять и отдельно упаковать в плотный картон, тумбочки и шкафчики должны быть освобождены от полок и выдвижных ящиков. Сверху мебель нужно обмотать упаковочной бумагой и затянуть скотчем. Такой вид упаковки предотвратит царапины, повреждения и распахивание дверей в неподходящем месте в неподходящее время.

Так что взвешивайте все «за» и «против» и принимайте решение о целесообразности. Чаще правильное решение находится где-то посередине. Например, небольшие тумбочки и шкафчики можно перевести целиком, большие шкафы и столы разобрать. В любом случае не стоит давать однозначных распоряжений, «все разбираем», а лучше руководствоваться здравым смыслом.

Для упаковки канцелярских принадлежностей, документов, декора и других мелких предметов удобно использовать картонные коробки различных размеров, кроме того такая упаковка очень компактна и удобно складывается для транспортировки. Если у Вас много разных папок и сегрегаторов, то ради экономии их можно упаковать в мешки, но укладывать аккуратными стопочками, чтобы мешки удобно укладывались, а углы папок не помялись.

Упаковка техники – разговор особый. Этим, несомненно, будет заниматься сисадмин и его отдел, они будут трястись над каждым монитором и каждым ноутбуком, волноваться о том, что все драгоценности перепутаются и переезд уничтожит их труд нескольких лет. Нужно выделить им побольше воздушно пузырьковой пленки, коробок и назначить в помощники ответственного уравновешенного человека, который поможет все промаркировать.

Стоит учесть, что у системных администраторов во время переезда объем работы катастрофически возрастет. На старом месте системы нужно разобрать, в тоже время на новом месте подключить все коммуникации. Разорваться админы не смогут, так что планируя переезд, обсудите с руководителем отдела сколько им понадобится времени, на организацию работы таким образом, чтобы офис не оставался без связи больше чем один день переезда. Вполне возможно, что для оптимизации работ и подключения нового офиса к полноценной работе придется приобрести некоторое дополнительное оборудование, а уж админу всегда есть чего хотеть от руководителя: диск горячей замены, дополнительная память, еще сотня метров провода и т.д. Не жадничайте, выясните, что из представленного списка действительно необходимо именно сейчас и список уменьшится вдвое, объясните сотруднику, что можете оплатить половину и он выберет только нужные позиции. А личная премия за самоотверженный труд вдохновит его на создание новой сети буквально «на коленке».

Работы по подготовке нового помещения

Координатор переезда в сотрудничестве с начальниками отделов должен составить план расположения мебели в новом помещении. Если планируется дополнительное приобретение мебели, ее так же нужно включить в план, условно обозначив. Купить новую мебель тоже нужно предварительно, и доставку лучше заказать не на день переезда, а накануне, чтобы в день икс лишние хлопоты не создавали неразбериху.

Разумеется, что часть необходимого для этого оборудования придется перевезти заранее. Чтобы перевезти админа со своим скарбом, грузовик не нужен, достаточно легкового автомобиля.

Не забудьте с местными коммунальными службами обсудить условия обслуживания, проследить чтобы к моменту переезда все коммуникации были подключены. Не забудьте подсчитать и подготовить необходимое количество ключей.

Чрезвычайно важно, чтобы четко и правильно был составлен план расстановки мебели. К его разработке нужно подключить всех начальников отделов, а они, в свою очередь, должны составить план своего отдела, обсудив его с подчиненными. У каждого сотрудника должно быть не менее одного метра свободного пространства для того чтобы удобно сесть. Кроме того, нужно учесть размах открываемых дверей, шкафов и выдвижных ящиков. Люди должны иметь удобный доступ к шкафам и полкам, чтобы не тратить лишнее время на неудобные передвижения по кабинету в поисках нужных документов.

Исходя из плана расстановки мебели, администратор должен подготовить план размещения розеток и подвода сетей (их Вам тоже придется купить). Наемный электрик или работающий в здании штатный сотрудник должен заблаговременно подключить все необходимые розетки и вывести все на отдельный щиток, чтобы Вам не приходилось платить за дядю. Желательно, чтобы человек, занимающийся этим, был действительно электриком и грамотно рассчитал допустимую нагрузку на электросеть.

Переезд

Если переезжаете с помощью компании-перевозчика, то лучше запланировать это мероприятие на выходной. Пока сотрудники заслуженно отдыхают – офис переезжает, а в понедельник они спокойно выходят на новое место работы.

Если переезжаете самостоятельно, то переезд лучше назначить на рабочий день, когда у компании меньше всего рабочей нагрузки. Сотрудники будут принимать участие в переезде, следить за выносом и погрузкой вещей на старом месте, следить за разгрузкой и координировать занос упаковок по нужным кабинетам. Тут не помешает на стене возле каждого кабинета повесить большой лист с надписью «Кабинет 1», «Кабинет 2». А грузчики, умеющие читать и считать, должны разносить ящики с похожими буквами и цифрами по соответствующим кабинетам.

Бухгалтерия неделю будет перекладывать свои толстые папки, двигать шкафы и доставлять тумбочки. Дайте людям три-четыре дня, чтобы освоиться и разложиться. Разумеется, что эта возня не должна мешать основной деятельности и смущать посетителей.

Кстати, о посетителях. Старых клиентов, нашедших Вас на новом месте, встречайте приветливо, угостите кофе с печеньем, потратьте 5 минут на разговоры о новом месте и переезде. Короткая непринужденная беседа расположит клиента к Вам, создаст позитивное настроение и укрепит сотрудничество.

Когда все хлопоты переезда останутся позади, можете облегченно вздохнуть и поздравить своих сотрудников, они заработали поощрение. На сэкономленные на перевозчике средства выдайте премии, организуйте небольшой фуршет в честь новоселья. Пусть люди почувствуют Вашу благодарность и заботу. Тогда в трудную минуту Вы сможете рассчитывать на них не только как на подчиненных, но и как на людей, готовых подставить плечо.