Фонды в бизнесе: как накопить подушку безопасности

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Мудрым решением проблемы являются фонды, своеобразные копилки для бизнеса. При грамотном подходе они позволяют всегда иметь деньги на оплату обязательств, выплату дивидендов и развитие бизнеса.

Вместе с финансовым директором Екатериной Яхонтовой разобрались, как построить систему фондов в компании, откуда на них брать деньги и сколько средств в них хранить.

Автор: Екатерина Яхонтова, финансист и эксперт по оцифровке бизнеса

Что такое система фондов

Система фондов — это набор копилок с конкретными целями. Количество и предназначение фондов может отличаться в зависимости от структуры, отрасли и масштаба бизнеса.Чаще всего эксперты рекомендуют откладывать деньги в четыре фонда.

• Резервный фонд — подушка безопасности, которая помогает пережить временные трудности: падение спроса, сезонность, рост цен или форс-мажоры.
• Развивающий фонд — для финансирования новых идей и проектов.
• Налоговый фонд — для обязательных отчислений государству.
• Фонд дивидендов — для выплат «зарплаты» собственникам.

Кроме того, бывают ещё и другие фонды.

• Инвестиционный фонд — для развития и вложений в перспективные проекты.
• Амортизационный фонд — для постепенной замены основных средств.

Как работает система фондов

Средства для фондов появляются из прибыли компании. Лучше всего её отслеживать с помощью отчёта о прибылях и убытках.Если прибыль нулевая, то компании откладывать будет нечего. Если бизнес работает в убыток, к проработке фондов стоит вернуться позже.

Разберём систему фондов на примере.Представьте, что у вас есть пекарня. Вы печёте пирожные, булочки и хлеб, продаёте их и получаете выручку. Каждый месяц из этой выручки вы:

• оплачиваете текущие расходы: аренду, зарплату сотрудников, коммунальные услуги и продукты;
• платите налоги;
• оставляете часть себе.

Однако вместо такого подхода оставшуюся прибыль можно направить в фонды. Чтобы рациональнее распределить деньги, есть несколько советов.

• Отправьте часть денег в резервный фонд. Это ваша подушка безопасности на случай непредвиденных расходов, например, поломки оборудования или ремонта помещения.
• Часть прибыли направьте в фонд развития. На эти деньги можно будет купить новое оборудование, открыть дополнительную точку продаж или расширить ассортимент.
• Не забудьте про налоговый фонд. Откладывайте средства, чтобы без проблем платить по обязательствам перед государством.
• Часть прибыли положите в фонд дивидендов, чтобы регулярно выплачивать себе «зарплату» как владельцу пекарни.

Как создать фонды

Шаг № 1. Анализ и планирование

Для начала необходимо тщательно проанализировать доходы компании. Это поможет определить, есть ли у неё чистая прибыль, которую можно откладывать в копилки.

— Отчёт о прибылях и убытках показывает, сколько компания заработала. Но это не позволяет понять, сколько у компании есть денег. При распределении прибыли нужно учитывать, что, например, текущие кредиты выплачиваются из прибыли компании.

В сервисе «Финансист» можно установить проценты для автоматического расчёта средств, которые пойдут в фонды. Если ОПиУ собирается ежемесячно, то по итогам каждого месяца будет видно, какую сумму необходимо перевести в «копилку».

Татьяна Краснобровова, финансовый аналитик отдела сопровождения клиентов «Финансиста»

Шаг № 2. Реализация

Для каждого фонда рекомендуется завести отдельный банковский счёт. Это позволит качественно управлять средствами и отслеживать их целевое использование.

— В качестве отдельного счёта для фондов можно использовать обычный расчётный счет или депозитный. Во втором случае денежные средства уйдут из операционки и смогут приносить дополнительный доход в виде процентов.

Чтобы развести средства по разным счетам в сервисе «Финансист» можно использовать фильтры и настроить отображение остатков по отдельным счетам.

Татьяна Краснобровова, финансовый аналитик отдела сопровождения клиентов «Финансиста»

Современные банковские системы позволяют настроить автоматическое перечисление средств на счета фондов. Это поможет регулярно пополнять резервы и не пропускать платежи.

Сколько денег должно быть в фондах

Чётко установленных требований по созданию фондов и норм отчислений нет — каждый бизнес решает этот вопрос самостоятельно. При этом важно учесть три фактора.

1. Создавать фонды можно только при наличии чистой прибыли. Чем она больше, тем шире возможности для формирования резервов.

2. На стадии роста компании большую часть чистой прибыли можно направлять на развитие. По мере стабилизации приоритеты могут меняться в сторону создания дополнительных фондов.

3. Важно понимать, что фонды — это не просто «запасные» деньги, а инструмент, который позволяет компании планировать будущее и снижать риски.

Как копить средства в фондах

Процентный подход

Метод подразумевает, что ежемесячно нужно откладывать фиксированный процент от чистой прибыли. Однако при всей простоте подхода, он не всегда учитывает сезонность бизнеса или его динамичное развитие.

Целевой подход

На старте нужно определить чёткую цель, например, сформировать за пять месяцев резервный фонд в размере двух миллионов рублей. А затем следует рассчитать необходимую сумму ежемесячных отчислений. Такой метод более гибкий, но требует тщательного планирования.

— Проще всего рассчитать подушку безопасности, проанализировав прошлые периоды. Нужно посчитать, сколько средств уходит на постоянные расходы: аренду, телефонию, программное обеспечение, зарплату. Далее эту сумму следует рассчитать минимум на квартал, а в идеале на полгода.

Узнав необходимую сумму, можно создать расчётный показатель в «Финансисте». Он будет отражать, сколько ещё денег нужно отложить в резерв. Если часть средств из резерва забрать на операционку, то это скажется на итоговом показателе.

Татьяна Краснобровова, финансовый аналитик отдела сопровождения клиентов «Финансиста»

Как понять, готова ли компания к созданию фондов

Перед созданием фондов рекомендуется изучить текущее финансовое положение компании и её перспективы. Для этого нужно проанализировать баланс, денежный поток и рентабельность.

• Баланс поможет оценить структуру активов и пассивов, наличие свободных средств, ликвидность и платёжеспособность.
• Cash flow позволит оценить денежные потоки, выявить сезонные колебания и определить, с каким дефицитом может столкнуться компания.
• Рентабельность укажет на эффективность работы компании и её способность генерировать прибыль.

Итогом анализа должно стать решение — целесообразно ли сейчас создавать в компании фонды. Однако если в прошлых периодах компания уже накопила убытки, фонды помогут выбраться из ямы и начать двигаться вперёд. На этот случай есть несколько советов.

• Используйте резервный фонд, чтобы покрыть текущие расходы. Это поможет не скатиться дальше в убытки.
• Разработайте план восстановления. Необходимо определить, как компания будет погашать накопившиеся долги и генерировать прибыль в будущем.
• Рассмотрите возможность создания других фондов. Например, фонд развития поможет инвестировать в новые продукты или услуги, которые позволят увеличить продажи.

Золотые правила траты денег из фондов

• Каждую копилку создают для определённых целей. Поэтому не тратьте деньги из резервного фонда на выплату премий сотрудникам, а средства из фонда развития — для покрытия текущих расходов.
• Прежде чем тратить деньги из какого-либо фонда, тщательно продумайте, как они будут использованы. Составьте план, который поможет вам максимально эффективно использовать средства и достичь поставленных целей.
• Регулярно отслеживайте движение средств из фондов. Это поможет не допустить перерасхода и убедиться, что деньги используются именно так, как было запланировано.
• Экономическая ситуация и приоритеты компании могут меняться. Будьте готовы к тому, что придётся корректировать планы использования средств из фондов.

Коротко про фонды в бизнесе

• Фонды — это мощный инструмент, который помогает бизнесу развиваться и становиться более устойчивым.
• У каждого бизнеса должно быть четыре основных фонда: для резервов, развития, налогов и дивидендов.
• Сколько откладывать и куда тратить решает собственник компании, всё зависит от его целей.
• Необходимо регулярно проверять копилки и менять планы, если что-то на рынке или внутри компании меняется.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-канал «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.