За какими параметрами работы ресторана нужно следить каждый день?

Развитие ресторанного бизнеса

На успешность заведения влияют различные аспекты, к числу которых относится то, участвует ли хозяин лично в деятельности своего детища. Если он увлечен своим делом, то ответ, как правило, положительный. Постоянные посетители хорошо известны ресторатору, он занимается подсчетом выручки ежедневно и, можно сказать, нутром чует, свежие ли продукты используют повара.

Однако применение подобного подхода возможно лишь в ситуации, если у бизнесмена только один ресторан или кафе. При появлении второго заведения еще остается определенная иллюзия, что процесс держится под контролем, а прибыльность находится на достойном уровне. Но когда открывается третий ресторан, однозначно требуется изменять систему управления, в противном случае исход, скорей всего, окажется печальным.

Допустим, для ресторатора уже наступил этап, когда необходимо поменять менеджмент в «ручном режиме» на контроль с использованием «приборов». Изменения в первую очередь предполагают, что придется внедрить автоматизированную систему управления, например сервис «Финоко: Управленческий учет ресторана». Причем в основе ее должны лежать ежедневные управленческие отчеты, которые становятся основным инструментом управления общепитом.

Надо понимать, что даже с помощью простейшей автоматизированной системы можно получать большой массив полезной информации, на которой базируется управленческий контроль. Специфика учреждения влияет на то, какая именно ежедневная отчетность вам потребуется. Однако имеется ряд универсальных принципов. Прежде всего, требуется контроль параметров, оказывающих непосредственное влияние на маржу ресторанов и поддающихся оперативному управлению.

Общий доход

Входящие денежные потоки — важнейший показатель, требующий ежедневного учета и контроля. Фактическую выручку сопоставляют с планом, в котором должна быть заложена как возможность поддерживать нормальную работу заведения, так и движение в сторону расширения бизнеса.

Необходимо учесть, что продажи колеблются в зависимости от дня недели. Одним кафе и ресторанам основной доход приносят офисные работники по будням, другие живут преимущественно за счет выходных и праздничных дней. По этой причине нужно контролировать ситуацию на ежедневной основе. Недельная или месячная отчетность не сможет показать реальной картины.

Когда наступает ситуация явного уменьшения финансовых потоков, управляющий или хозяин должен выяснить, почему это произошло. Размер доходов заведения общепита зависит от трех ключевых факторов:

1. Посещаемости. Анализируя динамику этого параметра, можно понять, какое число людей приходит в заведение ежедневно и в конкретные часы. Владельцу ресторана становится известно, по каким месяцам, декадам или неделям посещаемость увеличивается либо снижается.

2. Числа заказов/чеков. Зная соотношение числа заказов и посетителей, становится ясно, какой контингент преимущественно посещает заведение. Речь может идти о больших компаниях, небольших группах, парах и одиночках. Чтобы получить достоверную информацию, необходимую для аналитических целей, следует позаботиться о том, чтобы официанты вносили корректные данные о числе клиентов в каждом чеке. Увы, делать это часто забывают.

3. Проданных блюдах. Эти данные дадут возможность узнать, что конкретно покупают гости и что они больше всего предпочитают. Анализируя заказанные блюда, вы поймете, у каких из них маленький спрос. Затем нужно выяснить, по какой причине это произошло. Быть может, некоторые позиции в вашем меню просто невкусные или имеют завышенную стоимость.

Средний чек

Средняя величина чека является, возможно, главным показателем того, эффективны ли ваши продажи. Этот показатель в разных заведениях рассчитывают различными способами. Общую выручку могут делить на число клиентов, заказов либо столиков. В большинстве случаев за основу берется все-таки число клиентов.

Увеличив сумму среднего чека, вы увеличите и общий доход заведения. При изменении этой суммы, особенно в сторону уменьшения, нужно проанализировать причины, которые это вызвали. К примеру, изменить средний чек могли такие факторы: новый подход к ценообразованию, добавление в меню новых позиций или изъятие старых, изменение имиджа ресторана и так далее.

Прочие значимые показатели

В соответствии со спецификой точки общепита и сложностью автоматизации бизнес-процессов ресторатор имеет возможность на ежедневной основе держать под контролем множество иных параметров работы заведения. Речь идет о:

1. Стоп-листах. У вас может быть перечень блюд, по каким-то причинам недоступных для заказа. Например, у поваров отсутствуют нужные ингредиенты, вышло из строя какое-то оборудование и так далее. Перечень позиций, продажа которых невозможна по причине проблем с продуктами, рекомендуется отслеживать ежедневно лишь в одной ситуации — когда можно организовать быстрый заказ и доставку недостающих наименований. Но когда вы закупаете продукты раз в неделю, то и контроль стоп-листов нужно осуществлять на еженедельной основе.

2. Отчетах по скидочным программам. Во многих заведениях гость может получить дисконтную карту. Но надо понимать, что системы бонусов часто подталкивают работников кафе или ресторана к различным злоупотреблениям. В связи с этим управленцу необходимо держать под контролем то, обоснованно ли предоставляются скидки.

3. Фуд-кост. Величина расходов на закупку продуктов позволяет определить, эффективно ли работает производство. С помощью популярных POS-систем можно рассчитывать данный параметр ежедневно, ориентируясь на калькуляцию блюд. Расчеты позволяют примерно понимать, какие расходы заведение несет каждый день. Более точное понимание затрат ресторана могут дать лишь месячные расчеты.

4. Персональных КПИ. Благодаря ключевым показателям эффективности можно определять усердие сотрудников ресторана. Часть заведений на регулярной основе отслеживают то, насколько эффективен каждый официант — какую выручку он приносит, каков размер его среднего заказа, сколько столиков и гостей он обслуживает. Сравнение этих цифр позволяет внедрять эффективный механизм стимулирования работников.

5. Продажах по времени смены. То, сколько денег приносит время завтраков, обедов и ужинов, свидетельствует о загрузке ресторана в течение смены. Особенно этот показатель интересует точки питания при гостиницах, поскольку здесь велика роль завтраков.

6. ABC-анализ. Показатель дает информацию о том, у каких блюд самый большой спрос, а у каких, наоборот, самый низкий. В отчетности эту статистику необходимо проанализировать в контексте себестоимости конкретных блюд. И когда в вашем кафе, например, хороший спрос лишь на блюда, приносящие минимальный доход, то необходимо это исправлять.

7. Эффективности посадочного места. Данный параметр рассчитывается так: выручка делится на число столов (стульев). Анализ обычно осуществляется раз в месяц и демонстрирует уровень заполняемости ресторана. Показатель наиболее полезен, если нужно сравнивать эффективность деятельности сетевых заведений общепита.

8. Число клиентов за столиком. Зная эту цифру, можно создавать наиболее эффективную схему рассадки гостей в ресторане. Если ваше заведение посещают преимущественно компании по два-три человека, то нет смысла в столах на шесть-восемь персон.

9. Оборачиваемость посадочного места. Данный параметр показывает, часто ли клиенты садятся за конкретный столик. Так вы выясните наличие в заведении «мертвых зон».

Инструментарий автоматизации

Для ведения простенького ежедневного управленческого анализа работы заведения подойдет и экселевская таблица. Однако если ресторатор задумал расширяться, то здесь пригодятся POS-системы. Они позволяют получить исчерпывающий объем данных, необходимых для того, чтобы эффективно проводить анализ и принимать оптимальные решения.

Если же у вас несколько точек общепита, управленческие отчеты должны вестись с применением более серьезных инструментов. Ресторатору необходимо учитывать каждый аспект расходных статей бюджетного плана. С этой целью рекомендуется использовать продвинутую автоматизированную систему, в которой можно будет связать бухгалтерскую информацию и первичный учет из залов и со складов.

Выводы

Индустрия общепита нуждается в чутком реагировании на запросы потребителей и рыночную конъюнктуру. При игнорировании данного факта крах бизнеса обеспечен. Для недопущения такого печального исхода учитывайте ряд факторов:

— нужно ежедневно заниматься сбором и анализом важнейших показателей работы ресторана;

— на комплекс этих показателей влияет специфика вашей точки общественного питания, однако в любом случае требуется мониторинг динамики дохода и посещаемости;

— эффективно контролировать главные показатели можно только с помощью системы автоматизации;

— при планировании должны приниматься во внимание как статьи доходов, так и расходов.