Что такое неконтролируемое расширение масштаба проекта, чем оно опасно и как его избежать?
Знаешь, что не так с этим миром? Каждый хочет, чтобы проблемы решались волшебным образом, но никто не верит в волшебство. Льюис Кэрролл
Волшебство воспринимается по-разному. И верить в него или нет - вопрос исключительно индивидуальный. В управлении проектами о нем не может быть и речи - здесь нужен грамотный подход и предвидение всех возможных ситуаций. В них не до магии, ведь любая незначительная проблема может серьезно озадачить даже опытного менеджера, отлично владеющего техниками бизнес-анализа.
И все же поиск какого-то способа сделать себя и клиентов счастливыми является одной из главных задач, стоящих перед менеджерами. Ведь они знают, насколько опасными могут быть любые перемены. Здесь мы и поговорим о таком явлении, как неконтролируемое расширение масштаба проекта (scope creep), а также о 6 практических способах, чтобы его избежать.
Особенно важно знать их стартапам: им свойственно допускать ошибки на начальных этапах.
И что же это за расширение такое?
В управлении проектами данное явление (англ. Scope creep, также может называться «расползание возможностей», «ползучий фичуризм», «неконтролируемые изменения») связано с переменами и неконтролируемым ростом масштабов. Данное изменение может произойти на любой стадии начатого проекта. К примеру, когда эти масштабы четко не определены, не контролируемы или не задокументированы.
Даже если все ваши задания завершены, неконтролируемые изменения могут привести к конечному результату, отличающемуся от заранее запланированного.
В ходе выполнения проектов с изменениями можно столкнуться в различных случаях:
- Отсутствие надлежащей подготовки и начальных ориентиров, необходимых для достижения целей;
- Плохой контроль за изменениями;
- Неквалифицированные менеджеры и неответственный подход;
- Слабая коммуникация между командами;
- Изменения условий на рынке;
- Конкуренция в рамках компании или между членами команд, и т.д.
Почему же возникают сложности?
Многие IT проекты стали жертвами этого явления. Так когда же оно опасно?
Изменения могут протекать спокойно и незаметно. К примеру, клиент неожиданно решил изменить размер или цвет какой-нибудь кнопки. Ничего страшного, не так ли? Однако вскоре он внезапно находит в себе способности отличного дизайнера и осознает, что необходим новый цвет на все кнопки и фирменные знаки. В итоге, появляется задача изменить цветовую гамму на всем проекте.
Такая ситуация знакома многим менеджерам. В неожиданных переменах и заключается вся опасность.
А как же примеры?
Здесь можно вспомнить историю, связанную с Международным аэропортом Денвера и проектом, пострадавшим от неконтролируемых изменений.
Когда началось строительство аэропорта, предполагалось введение новой автоматизированной системы для транспортировки багажа. Целью была замена стандартного физического труда и создание такой системы для всех трех терминалов аэропорта. Прежде всего, это способствовало бы более быстрому сервису.
Но проект затянулся на 16 месяцев после обозначенного срока завершения. Городу это обошлось в 560 миллионов долларов. Произошло следующее: вместо того, чтобы объединить и применить систему на всех трех линиях, ее использовали только на терминале для внешних рейсов.
Единственным выходом из той ситуации было создание второй неавтоматизированной системы для транспортировки багажа. В итоге проект был свернут из-за высоких расходов.
Как видно, все обернулось провалом. В остальном же данный случай стал хорошим примером того, как неконтролируемые изменения вносят свои коррективы.
В данном видео проблема расширения показана в игровой форме (на английском языке).
Как же избежать расширения масштабов?
Для этого менеджерам необходимо внимательно относиться даже к минимальным поправкам. В таком случае следует изменять сроки и держать связь со всеми вовлеченными лицами до того, как изменения будут внесены.
6 эффективных способов борьбы с неконтролируемыми изменениями
- Четко обозначьте конечный результат
Если у вас есть четкое представление того, что необходимо клиенту, вы не попадете в ловушку. Работайте и применяйте методы постановки SMART целей.
Specific (конкретный): идет объяснение того, что необходимо достигнуть.
Measurable (измеримый): идет объяснение того, как и в чем будет происходить измерение результата.
Attainable (достижимый): идет объяснение того, за счет чего данные цели следует достигнуть.
Relevant (актуальный): следует определить, действительно ли выполнение конкретной задачи приведет к достижению желаемой цели.
Time based or Time bound (ограниченный во времени): следует определить временной промежуток, когда цель должна быть достигнута.
Никогда не ставьте цели наподобие этой:
Клиент хотел бы, чтобы я распланировал работу команды со сроками и схемами.
Лучше же поставить такую цель:
Клиент хочет увеличить объем продаж конкретного отдела на 20% путем создания графика и плана при помощи диаграммы Ганта, используя готовый шаблон.
Менеджерам всегда следует контролировать достижение желаемого результата в рамках бизнес-целей. Такой подход формирует четкие ожидания и уменьшает возможность появления неконтролируемых изменений.
- Четко оценивайте масштабы работ
Конечно, у вас есть соглашение, но клиенты во всех случаях думают о своем бизнесе. За результат выполненной работы отвечаете вы.
Вот почему очень важно четко определить масштабы работ, оговоренные обеими сторонами. Все это можно отразить в контракте.
- Точно определите цену
Возможно, это звучит банально, но потеря контроля может произойти из-за цены.
Если затрачиваемые на проект ресурсы превышают желаемые затраты, значит, вы плохо ведете бизнес. Кроме того, следует оценить вашу материальную причастность.
Метод формирования цены зависит от природы самого бизнеса и того, какой подход к работе вы выбираете. Разбейте проекты на маленькие части и удостоверьтесь, что всему ведется отчетная деятельность. Затем распределите необходимые ресурсы.
- Общайтесь с клиентами и будьте требовательны
Клиенты могут просто сказать вам, что они от вас ожидают. Но лучше все-таки тесно сотрудничать с ними: вы определите, что нужно для достижения их целей.
И не забывайте предоставлять вашим клиентам конструктивную обратную связь. Ваше активное участие во всех процессах предоставит возможность минимизировать расширение масштабов.
Также желательно всегда иметь форму запроса на изменения.
Клиент говорит «нет»?
Иногда происходят такие ситуации: вы достигаете момента, когда ваша команда не может продолжить работу без изменения бюджета, но клиент не хочет его менять. Подобные случаи, конечно же, вызывают дискомфорт. Но разве кто-то будет утверждать, что в работе менеджера проекта есть нечто, что можно описать прилагательным «легкий»?
Варианты возможны. Обратите внимание на следующее:
- Возможно ли сократить расходы на что-либо другое, чтобы компенсировать дополнительные затраты?
- Как изменения повлияют на качество продукта?
- Готова ли ваша компания сократить некоторые расходы, сохранив при этом лояльность клиента?
Как видно, сложно найти ответы, так же, как и пути решения.
- Подпишите все документы
Когда у вас есть четкие масштабы работ и стабильный диапазон цен, очень важно обеспечить клиента всей необходимой для подписи документацией.
Сама подпись на бумаге не является ключевым моментом. Вы должны получить понимание от клиента. Ведь важно знать, за что он/она платят, и понимать, что данные масштабы работ с высокой долей вероятности приведут к желаемым целям.
- Используйте диаграмму Ганта - мощный инструмент в управлении проектами для любых сфер
Расширение масштабов — это не монстр, которого стоит бояться. Напротив, его стоит убрать на пути к достижению целей.
К счастью, существуют полезные инструменты, позволяющие избегать таких явлений. Одним из них являются диаграммы Ганта, которые помогают менеджерам в планировании, составлении и управлении всеми задачами в рамках проекта.
Воспользуйтесь, к примеру, GanttPRO. Возможности этой программы очень эффективны в предотвращении расширения масштабов проекта.
В ней доступ к диаграммам Ганта получают не только команда разработчиков, но и ваши клиенты. С GanttPRO вы можете работать с различными методологиями управления проектами. Для стартапов (впрочем, как и для крупных компаний) этот инструмент будет более чем полезен.
Следуя данным подсказкам, вам удастся выполнить все требования клиента и избежать появления нежелательных моментов. Кроме того, вы сэкономите еще и время.
А что вы думаете о проблеме расширения масштабов? Известны ли вам какие-либо интересные примеры проектов, пострадавших от них?
