Кейс: Как транснациональная компания победила логистический хаос с подарками в Казахстане

Корпоративная культура направлена на повышение мотивации сотрудников. Собирая работников вместе на различных мероприятиях, компании удается создать из них команду, которая способна эффективно решать любые задачи, поддерживая как дисциплину, так и неформальное общение. И способов поддерживать высокий моральный дух достаточно много, от выездных мероприятий, включая спортивные соревнования, до праздников, подарков и поощрений.

Однако если для сотрудников подарки на День рождения или значимые для компании даты воспринимаются как должное, за кулисами осуществляется огромная работа, которая многократно возрастает, если штат также не самый маленький. Приходится учитывать вкусы каждого, оптимальные бренды, заказывать их таким образом, чтобы не опоздать к назначенной дате, обеспечить сложную логистику с доставкой. Одним словом, подобные подарки хоть и являются отличной внутренней мотивацией для сотрудников, но всегда имеют большой простор для оптимизации с практической точки зрения.

С подобным сталкиваются не только локальные компании, но и крупнейшие мировые корпорации.

В этот раз речь пойдёт про транснациональную корпорацию, под брендом которой уже более 60 лет выпускаются самые различные напитки и продукты. Её региональные отделения распространены по всему миру, что позволяет быстро и эффективно производить, а также предоставлять продукты. В нашем кейсе речь пойдет именно про отделение данной компании в Казахстане.

Разумеется, в рамках корпоративной культуры данная компания также придерживается подхода с регулярным поощрением и поздравлением сотрудников через различные подарки. И потому обращение к нам от представителей компании с просьбой оптимизировать этот процесс мы сочли большой удачей, и тут же принялись за работу.

Проблему мы уже подсвечивали выше — для большой компании учитывать интересы такого большого штата работников, разрабатывать и поддерживать логистику было достаточно непросто. Особенной оптимизации требовал документооборот, поскольку нагрузка на бухгалтерию в праздничные периоды была весьма высокой.

В ходе переговоров мы определились с основными целями сотрудничества:

• Оптимизировать текущий способ доставки подарков для мотивации и поощрения внутренних сотрудников компании. Требовалось обеспечить моментальную логистику, расширить количество доступных брендов и при этом упростить документооборот.

• Разработать способ поощрения сотрудников по итогам года за полученные достижения.

Поскольку именно на подобных запросах наша компания и специализируется, мы разработали универсальное решение с учётом всей специфики запросов нашего клиента. Нашими специалистами было принято создать отдельную электронную подарочную карту для сотрудников, а также обеспечить работу клиентского сервиса для конечных её держателей. Также мы отвечали за бесперебойную доставку подарочных сертификатов.

Причина, по которой мы выбрали именно такой подход, достаточно проста. Вместо того, чтобы подбирать подарки для каждого сотрудника индивидуально, компания предоставляет удобный сертификат, с помощью которого держатель может самостоятельно выбрать нужный ему подарок из широкого перечня брендов. Это также избавляет систему поощрения от второй проблемы — сложной логистики. Сертификаты доставляются электронным способом, как правило на электронную почту, поэтому ни задержек, ни опозданий к назначенной дате быть не может. К тому же наша Giftery Card достаточно универсальна и, благодаря настройке, может предложить самые востребованные бренды в широком диапазоне. Бухгалтерия же также существенно разгружается — вместо множества документов достаточно оформить всего несколько бумаг с нашей компанией.

Реализация заняла несколько шагов:

• Наши специалисты провели несколько встреч с представителями компании для согласования особенностей документооборота, а также презентации самого продукта — электронного подарочного сертификата Giftery Card. Мы подробно показали механизм работы ЭПС и озвучили его преимущества, а также сценарии доставки, что удовлетворило клиента.

• После утверждения регламента доставки мы приступили к разработке отдельной Giftery Card. На основе полученных данных мы собрали наиболее востребованные бренды, а также обеспечили доставку сертификата до держателей.

• Финальным шагом стало выстраивание понятного документооборота с минимизацией количества бумаг, что позволило разгрузить бухгалтерию и значительно оптимизировать процессы оформления.

Результат не заставил себя долго ждать — электронные подарочные сертификаты показали свою эффективность, а также быстро прижились среди сотрудников, которые отмечают удобство и широту доступных брендов. На сегодняшний день Giftery и данная компания продолжают сотрудничество как в Казахстане, так и в Киргизии. А если вам требуется быстрая, надёжная и эффективная разработка универсальных подарочных сертификатов, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам.