Если бухгалтер спит: как поощрить ночную смену, пока результат не потерял смысл

Ночная смена — основа многих предприятий и сфер бизнеса в самых разных отраслях и направлениях. Производство с многочисленными заводами, круглосуточно работающие магазины, медицина и больницы, службы поддержки, гостиницы, охрана — всё это не прекращает работать с заходом солнца, поскольку бизнесу важно сохранить непрерывность процессов. Это и приводит к разделению смен на две, каждая из которых выполняет свою часть работы. Но такое разделение на практике оказывается неравномерным, и ночные работники куда чаще чувствуют себя покинутыми и оторванными от коллектива.

Это ощущение вполне закономерно, если посмотреть на то, как построено большинство рабочих процессов. Руководство работает преимущественно в первую смену, из-за чего все планёрки, благодарности и обсуждения сосредоточены именно в дневное время. Работники ночной смены же выходят на свои посты уже после завершения всех ключевых обсуждений, а заканчивают работу аккурат перед открытием офиса.

Такая ситуация, сочетающаяся с высокой нагрузкой и требованиями для ночной работы, привела к серьёзной проблеме. Чувство изоляции провоцирует риски профессионального выгорания, а за ним и увольнения, что, с одной стороны, бьёт по работникам, а с другой — и по компании. Ведь в условиях постоянной текучки кадров падает производительность, а необходимость искать нового сотрудника на замену ушедшему приводит к серьёзным финансовым потерям. Именно поэтому многие менеджеры по управлению персоналом серьёзно взялись за проблему мотивации ночных смен и активно работают в этом направлении. Ведь это уже не столько вопрос корпоративной культуры, сколько производительности и успеха организации в условиях высочайшей конкуренции.

Как ночная работа приводит к выгоранию?

Ни для кого не будет секретом, что человек является дневным существом — все его биологические периоды активности происходят, пока на небе висит солнце, и существенно замедляются с наступлением темноты. Поэтому сама по себе ночная смена является вызовом естественному порядку и предъявляет повышенные требования к человеку. Это и необходимость перестраиваться под непривычное время, и сбитый режим сна, и рассеянная концентрация, которые нужно преодолеть для эффективной работы.

С организаторской же стороны ночная смена ограничивает общение с коллегами на вертикальном уровне, из-за чего любая оперативная связь становится невозможной, как и доступность руководителей для обсуждения тех или иных моментов. Это формирует у человека ощущение, что он оторван от основного рабочего процесса компании и не является частью команды. Ночная смена существует как будто в своём собственном мире, незаметном для руководства, и потому находится в худшем положении, нежели дневная.

Это самым прямым образом влияет на мотивацию сотрудников, которая и без того подвергается множеству испытаний. Согласно самому свежему исследованию Gallup о вовлечённости сотрудников в свою работу, действительно мотивированными являются лишь 20% коллектива, в то время как 64% в целом работают без особенной эмоциональной вовлечённости, а оставшиеся 16% дистанцируются от работодателя и избегают любых контактов. Одновременно с этим как минимум 40% сотрудников регулярно испытывают стресс, который приводит к нервному истощению и, как следствие, выгоранию.

Для работников, которые выходят в ночную смену, эта проблема многократно усугубляется. Фактически, человек работает месяцами в условиях практически полной изоляции от руководства, не получая за свои достижение своевременного признания. Таким образом, любой хороший результат становится чем-то само собой разумеющимся, и эмоциональная вовлечённость падает ещё сильнее. Работник попросту не видит, ради чего он трудится, чувствует себя лишь частью общего механизма и при этом второсортным на фоне дневной смены.

Конечно, нельзя сказать, что подобную ситуацию руководство воспринимает как нормальную. Проблема выгорания ночных смен уже давно заботит менеджеров по управлению персоналом, и для её ликвидации используются самые разные стратегии. Например, те же поощрения не делятся на дневную и ночную смены — все сотрудники получают их равномерно. Однако положительное подкрепление действий ночных работников формируется гораздо хуже, поскольку похвала или поощрение приходят к ним с заметным опозданием. Если оператор склада выполнил ночной план в два часа ночи и заодно решил какую-то проблему, оптимизировав процесс, то награду за это он получит только через несколько дней совещаний и бюрократических проволочек. Формально поощрение присутствует, но по факту никакого эффекта оно не оказывается.

Из этого можно вывести ключевой момент — для ночных работников важно ощущение, что компания видит и поощряет их работу в реальном времени. И речь сейчас не идёт о премиях или крупных денежных вознаграждениях. Даже небольшое, но своевременное поощрение оказывает значительно больший эффект, нежели существенная награда с опозданием в несколько дней.

Бюрократия против мотивации

Сегодня ежемесячные и квартальные премии постепенно уходят в прошлое. Вместо них активно внедряют системы небольших, но мгновенных поощрений за конкретные достижения. Превращаясь в своеобразные игровые элементы, эти награды выполняют сразу несколько важных функций:

• Закрепляют паттерн эффективной работы. Работник, получающий поощрения, будет стремиться к ним и дальше, поскольку это создаёт связь между действиями и результатом.
• Позволяют персонализировать сотрудников. Вместо одинаковых премий каждый работник получает собственную награду в зависимости от его предпочтений и других факторов.
• Подстёгивают к самосовершенствованию. Получая поощрения, сотрудники, с одной стороны, не хотят их терять, а с другой — стремятся получать больше бонусов. Это позволяет улучшить их производительность и вовлечённость, одновременно избавляясь от выгорания.

В качестве достижений выступает своевременное выполнение плана, отсутствие ошибок, соблюдение стандартов компании, закрытие сложных задач, помощь, проявление инициативы или отзывы от клиентов. Наиболее эффективной эта стратегия является в условиях, где результат объективно измеряется, например, количество и сроки доставки в логистике или объём продаж в торговой сфере.

И вроде бы сама система достаточно проста — сотрудник сделал что-то хорошее, а менеджер по управлению персоналом его наградил. Однако реальность преподносит неприятный сюрприз в виде бюрократии. Даже если компания готова поощрять сотрудников мгновенно и без задержек, ей нужно согласовать процессы и заполнить соответствующие бумаги. Ночью бухгалтерия, как правило, не работает, а руководители смен редко имеют право самостоятельно выдавать или распределять награды. Таким образом, процесс растягивается на непозволительное время, и весь мотивационный эффект поощрения пропадает.

Как автоматизировать систему поощрений?

К счастью, из бесконечной бюрократической петли есть выход, и имя ему — электронные подарочные сертификаты. Они позволяют отказаться от привычной бумажной волокиты и автоматизировать выдачу наград, сократив время с нескольких дней до нескольких минут. При этом награда остаётся востребованной, ведь сертификат сотрудник может в любой момент использовать самостоятельно и приобрести именно то, что ему требуется.

Использование цифровых сертификатов крайне удобно для круглосуточных подразделений, а также для компаний со множеством распределённых филиалов в нескольких частях города или даже страны. Все необходимые процессы автоматизируются через систему управления или отдельное приложение, в результате чего бухгалтерам и руководителям дневной смены остаётся только констатировать факт выдачи награды и подтвердить все необходимые процессы постфактум.

В качестве примера можно привести готовые финтех-решения Giftery. Это платформа, которую можно интегрировать в систему управления персоналом и настроить для выполнения самых разных целей. Например, сотрудник сможет отмечать своё время работы, закрытие плана или количество выполненных задач, за что система будет присуждать бонусные баллы или выдавать определённую награду. Сценариев для выдачи поощрений в кабинете Giftery достаточно, чтобы покрыть все нужды в любой сфере бизнеса и при этом сохранить ключевой принцип эффективной мотивации ночной смены — минимальное время между достижением результата и получением награды.

Помимо этого цифровые сертификаты предоставляют ещё ряд административных преимуществ:

• Сокращение расходов. Материальные подарки и поощрения должны где-то храниться, если они заготовлены заранее, или доставляться, если их заказывают по факту награждения. Вывод их в виде цифровых сертификатов решает проблему и позволяет существенно сэкономить на площадях и логистических цепочках.

• Универсальность. В Giftery каждый сертификат легко настраивается и позволяет использовать сотни различных брендов, от подписок и электроники до еды или косметических салонов. Таким образом не нужно угадывать, чего бы хотел сотрудник — он сам выберет именно то, что ему нужно.

• Сокращение бюрократии. Для крупных компаний с большим количеством филиалов заполнять все необходимые бумаги для награждения сотрудников становится сложной задачей. Сертификаты и кабинет Giftery же максимально сокращают бумажную работу, разгружая бухгалтерию.

• Удобство. Поскольку сертификаты раздаются автоматически и приходят в рамках корпоративных чатов или электронной почты, то неважно, где находится сотрудник. Он может быть в командировке или находиться в филиале компании на другом конце страны — поощрение всё равно придёт вовремя и без задержек.

Не нужно забывать также проявлять внимание к работникам ночных смен за пределами подарков. Если руководство регулярно держит с ними связь, выслушивает предложения и поощряет инициативу, то это самым лучшим образом поддержит их мотивацию и избавит от главной проблемы ночной смены — чувства изоляции и брошенности.

Еще больше статистики, кейсов, разборов про автоматизацию, лояльность, мотивацию, подарочные механики и бизнес-процессы в нашем телеграм-канале Giftery для бизнеса. Подписывайтесь и до встречи!