Жизнь вне отчетов существует: как выстроить мотивацию бухгалтерии

Ни одна компания не обходится без бухгалтерского отдела. В то время как остальные подразделения обсуждают разработку продукции, сроки её выпуска, маркетинг и продажи, финансовый блок трудится в тылу, закрывая периоды, выполняя множество операций и подготавливая отчётность для руководства. И, несмотря на высочайшую важность бухгалтерского отдела в компании, его качественная работа часто оказывается практически незаметной.

Фактически, финансовые специалисты оказались в ситуации, при которой хорошая работа воспринимается как должное, а любая ошибка может парализовать работу организации, вызвать штрафы, проверки и совершенно ненужные риски. По этой причине руководители ищут способ повысить вовлечённость и мотивацию экономистов.

В этой статье мы расскажем, почему поощрение только за скорость не работает как единственный критерий эффективности, как оценить качественную работу бухгалтера и на что ещё стоит обратить внимание.

Незаметные испытания финансовых специалистов

Результаты работы отдела продаж или производства видны всем — это и прибыль, и сама продукция, и графики успеха. Финансовая же служба в любой организации устроена иначе — она обеспечивает отсутствие проблем благодаря качественной работе. Благодаря своевременному выполнению обязанностей отчётность сдаётся вовремя, все налоги рассчитываются корректно, руководители получают актуальные и достоверные данные, а аудиты проходят без серьёзных замечаний.

Казалось бы, всё так и должно быть, и именно в этом и кроется парадокс — отсутствие проблем само по себе является результатом работы целого отдела. Десятки часов труда воспринимаются чем-то само собой разумеющимся, что со стороны бухгалтеров выглядит несправедливо. Особенно если посмотреть на закрытие месяца, квартала или года, когда нагрузка существенно возрастает по всем направлениям.

Согласно исследованиям портала HH.ru и Via MD, финансовые подразделения входят в число направлений с наиболее высоким уровнем выгорания сотрудников, и это неудивительно. Постоянные переработки, высокое напряжение, ответственность и отсутствие признания приводят к усталости сотрудников, снижению их вовлечённости и лояльности. При этом обычные методы повышения мотивации работают плохо, ведь бухгалтерия ориентируется на совершенно иные ключевые показатели эффективности.

Правильная мотивация для бухгалтеров

Волшебное слово «дедлайн» в случае с финансовыми отделами попросту не работает. Вернее, работает, но не в качестве основного способа повышения мотивации. Конечно, сама по себе идея выглядит логично — чем быстрее отдел закрывает месяц или готовит отчётность, тем больше премий и бонусов он получает. Но у такой системы имеется серьёзный недостаток в виде упомянутых выше особых ключевых параметров эффективности.

Любой бухгалтер знает, что исправление одной ошибки может занимать больше времени, чем первоначальное оформление операции. Возникнуть же она может из-за недостоверных данных от других отделов, изменений в законодательстве и налогообложении и по множеству других причин, контролировать которые бухгалтерия не в силах. Если ключевым параметром эффективности становится скорость оформления, то бухгалтеры станут тратить меньше времени на проверку данных, сверку будут откладывать на потом или вовсе пропускать, переносить изменения на следующий период и постоянно спешить. Жёсткое давление дедлайнов негативно скажется на точности работы отдела, для которого именно точность и является ключевой метрикой в принципе.

Таким образом, продуманная система мотивации должна отойти от устаревших понятий «быстрее значит лучше» и обратиться к специфике финансовых отделов. Их эффективность не получится измерить одним числом — необходимо комплексно оценивать сразу несколько показателей:

• Соблюдение сроков. Это базовый показатель, который бухгалтеры не должны превышать. Отчётность должна сдаваться вовремя, но при этом один лишь дедлайн не стоит рассматривать как единственный критерий оценки.

• Точность данных. Количество ошибок, выявленных после закрытия периода, говорит о качестве работы гораздо больше, чем скорость, с которой эти документы подготовили.

• Число повторных исправлений. Часто получается так, что один и тот же документ приходится корректировать несколько раз не из-за сложности операции, а из-за неправильной организации процесса, которую можно выявить через данный показатель.

• Качество исходной информации. Бухгалтеры работают с поступающими данными, поэтому некоторые ошибки могут быть унаследованы от них. Важно разделять ошибки финансового и других отделов и учитывать при подсчёте итоговой эффективности.

• Улучшение рабочих процессов. Опытные специалисты всегда ищут способ сделать работу более эффективной через автоматизацию, обновление шаблонов или операций. Успешные инициативы должны поощряться, поскольку они работают на благо всей компании.

Каждый из этих параметров бесполезен в отрыве от остальных, но вместе они прекрасно справляются с изменением эффективности работы бухгалтерского отдела. И в зависимости от этих показателей можно выстраивать соответствующую программу поощрения.

Как поддержать команду в отчётный период?

Как мы уже отмечали выше, отчётный период является самым напряжённым в работе финансовых отделов — нагрузка на сотрудников возрастает многократно, при этом от них требуется высокая точность и вовлечённость. Чтобы избежать аврала, руководитель должен грамотно распределить нагрузку между работниками, проверить готовность учётных систем, а также согласовать сроки предоставления документов и данных между всеми подразделениями. Часто переработки являются следствием не лени сотрудников, а плохо отлаженной работы между отделами и отсутствием автоматизации процессов.

Непосредственно во время отчётного периода сотрудников нужно мотивировать на сохранение работоспособности, но не поощряя переработки. Дополнительное рабочее время важно только при соблюдении дедлайна, но если вам важна точность и качество, то бухгалтеры должны быть в первую очередь собранными и вовлечёнными, и лишь во вторую — быстрыми.

Эффективным способом поддержки сотрудников в этот период будет комплекс простых мер:

• Избавьте бухгалтеров от любых несрочных проектов, позволяя полностью сосредоточиться на отчётности и закрытии периода.

• Регулярно информируйте команду о статусе работы, чтобы сотрудники видели, как количество задач постепенно сокращается.

• Устраняйте любые организационные препятствия, такие как несвоевременная подача документов от других отделов.

Кроме того, отмечайте промежуточные достижения команды — даже короткая благодарность поддерживает вовлечённость сотрудников.

Как мотивировать сотрудников после завершения отчётности?

Обычно после сдачи отчётов руководители сразу же загружают отдел новыми задачами. Из-за этого сотрудники не получают признания своей работы и задаются вопросом своей эффективности. Гораздо лучше провести краткий разбор — выявить источники проблем, чтобы устранить их в будущем, отметить то, что получилось хорошо, и обменяться идеями по оптимизации процессов. Таким образом, каждый отчётный цикл станет источником улучшений, а сотрудники увидят, что их идеи и работа получили признание руководителя.

При соблюдении ключевых метрик эффективности также хорошо работает адресная благодарность сотрудникам. С этим хорошо справляются электронные подарочные сертификаты Giftery, которые позволяют сотрудникам самостоятельно выбирать подарок в зависимости от предложенных категорий. Сертификаты в качестве поощрения сочетают сразу несколько преимуществ:

• сотрудник видит материальное подтверждение за свой вклад в работу компании;
• бухгалтеры видят, что их потраченное время и силы больше не воспринимаются как должное, а отмечаются компанией;
• система сертификатов позволяет разнообразить подарки и сделать их актуальными для всех даже в отделе из десятков человек;
• интеграция сертификатов Giftery требует минимальной нагрузки со стороны компании, поскольку все ключевые финтех-решения и сценарии уже готовы.

Таким образом, подарки помогут отметить завершение напряжённого этапа без лишних организационных затрат и заметно повысить мотивацию целого отдела.