Бухучет по WhatsApp. Кейс по использованию чат-ботов в бухгалтерском аутсорсинге

Все началось с того, что мы запустили собственное бесплатное приложение. Клиенты могут через него общаться с бухгалтерами аутсорсинга, ставить им задачи, обмениваться документами. Очень удобно, – подумали мы тогда. На деле оказалось, что не совсем: некоторые клиенты приложение попросту проигнорировали. Тогда мы провели провели глубинные интервью. Выяснилось, что отдельным клиентам для коммуникации с аутсорсингом было бы удобнее использовать интерфейс привычных мессенджеров, а не отдельное приложение. «Со всеми подчиненными я общаюсь через Skype, так что бухгалтерию хотелось бы вести там же», – примерно так комментировали предприниматели.

Мы решили интегрировать наше приложение «Главбух Ассистент» с четырьмя популярными мессенджерами – WhatsApp, Viber, Telegram и Skype. По сути, все эти мессенджеры – аналоги нашего приложения. Клиент может там точно так же общаться с нами, задавать вопросы, ставить задачи, отправлять документы и получать их от нас. У мессенджеров есть режимы для разработчиков, всю документацию можно найти на их официальных сайтах. Мы получили такие доступы, поэтому можем перенаправлять все данные напрямую из мессенджера на свои серверы. Сергей Кравченко, директор по бухгалтерскому обслуживанию «Главбух Ассистент»

В техническом плане связующее звено между пользователем и «Главбух Ассистент» – бот. Все данные защищены от утечки. Бот передает данные не на конкретные телефоны сотрудников, а напрямую на наши серверы, которые защищены сертификатами SSL-шифрования. В мессенджерах за безопасность отвечает сквозное шифрование.

Около двух месяцев мы потратили на тестирование и доработку багов. Например, если клиент ставит задачу нашему бухгалтеру через приложение «Главбух Ассистент», у бухгалтера тут же подсвечивается уведомление: новое сообщение от такого-то клиента. Во время тестирования бота выяснилось, что если клиент поставит задачу через мессенджер, бухгалтеру не придет уведомление о новом сообщении, и чтобы его увидеть, нужно будет зайти в чат с клиентом и проверить вручную. В целом мы исправили порядка 10 существенных багов. Виталий Баранов, руководитель проектов Департамента развития продуктов и технологий «Главбух Ассистент»

Синхронизация с мессенджером в пару кликов

Вся переписка и документы параллельно синхронизируются и с оригинальным приложением. То есть, в любом случае клиенты могут получить всю нужную информацию в удобном систематизированном виде.

Сейчас учет через месссенджеры ведет уже четверть наших клиентов. Чаще всего используют Viber. Следующий шаг – развить функционал бота, ввести команды. Например, клиент сможет ставить задачу в мессенджере и получать результат без участия сотрудников аутсорсинга. Например, запрашивать баланс.

Преимущества использования ботов:

• Принцип «одного окна» -клиент использует привычную среду, ему не нужно переключаться между разными приложениями
• Чат-боты потребляют мало трафика и могут работать даже на низких скоростях интернета
• Боты работают на всех платформах с мессенджерами. Создателям чат-ботов не нужно разрабатывать отдельные приложения для Android и iOS
• Бот не занимает дискового пространства и виртуальной памяти телефона – его не нужно скачивать и устанавливать на смартфон
• Через чат-боты можно передавать любую информацию: сообщения, файлы, геоданные
• Бот может работать в режиме многозадачности
• Стоимость разработки и внедрения чат-бота ниже стоимости мобильного приложения
• Короткий период создания
• Мессенджеры удерживают аудиторию значительно эффективнее, чем приложения