Чек-лист по завершении проекта

Чек-лист призван помочь как Клиенту, так и Исполнителям наладить процесс закрытия проекта.

Доводилось ли вам сталкиваться со следующими проблемами?

• Пришло время обновить отзывы для портфолио корпоративного сайта, а контакты с Клиентом уже потеряны.
• Проект был приостановлен на длительное время, и вот пришло время продолжить его, а на чем все остановилось - никто уже не помнит: менеджер уволился, команда была расформирована и т.д.
• Не все были уведомлены о закрытии проекта, и члены команды все еще учитывали в распределении своей загрузки, что они еще могут понадобиться на этом проекте. Например, дизайнер или верстальщик, чья работа была выполнена на первой стадии проекта.
• Не был своевременно решен вопрос о поддержке продукта. Истечение срока хостинга или несвоевременный переход на другой тарифный план сервиса из-за быстрорастущего количества пользователей привели к серьезным проблемам обслуживания и лояльности потребителей продукта.
• Вы - Клиент и приняли решение сменить команду разработчиков. Вы получили код и доступы, а получение исходных файлов для дизайна пропустили. Редизайн приложения в таком случае может быть затруднителен, вплоть до новой отрисовки макетов.

Наш опыт подсказывает, что наилучшим средством от подобных проблем является хорошо отлаженный процесс закрытия проекта, получить который можно внедрением простых, но эффективных рекомендаций.

Этот чек-лист описывает:

• на что обратить внимание по завершении проекта;
• какая информация вам может пригодиться в будущем;
• какие инструменты помогут вам и вашим партнерам принимать и передавать проекты со значительной экономией усилий.

Если вы Клиент:

1. Дайте отзыв о работе команды, лучше всего письменный. Таким образом вы вносите вклад в будущее взаимодействие. Комментарий: пишите откровенно. Позитивным или негативным получится этот отзыв.
2. Для укрепления партнерских отношений дайте свое согласие на использование информации о вашем проекте в портфолио команды Исполнителя.
3. Если вы используете систему управления проектами проверьте, все ли задачи завершены.
4. По возможности поучаствуйте в ретроспективе с командой или менеджером, вы сможете понять, как сделать работу по проектам еще качественнее и лучше.
5. Удалите из расписания все возможные совещания, связанные с проектом.
6. Определите возможности исполнителя по использованию результатов проекта в PR активностях.
7. Определите потребности в поддержке продукта.Комментарий: Очень важно на завершающей стадии понимать, нужна ли дальнейшая поддержка проекту. Кто будет отвечать за продление хостинга, сервисов, поддержку серверов и т.д.

Что пригодится в будущем:

1. Ссылка на веб-приложение или ссылка на магазины приложений.
2. Документы с описанием программных интерфейсов (API), используемых в проекте.
3. Руководство пользователя или иной документа с описанием функциональности продукта.
4. Тест-планы, спецификации продукта.
5. Исходный код проекта.
6. Исходные файлы по дизайну, карта экранов приложений, дизайн-документ.
7. Итоговая сводка по трудозатратам/финансам.

Если вы Исполнитель:

1. Запросите у Клиента отзыв о вашей работе. Вы сработаете лучше и эффективнее в следующий раз. Дайте Клиенту обратную связь, как сделать совместную работу еще продуктивнее.
2. Запросите у Клиента отзыв для корпоративного сайта и размещение проекта в портфолио. Уделите внимание оформлению проекта, покажите все его сильные стороны.
3. Если вы используете внутренний портал проекта, разместите на нем новость о завершении проекта, либо укажите основные договоренности. Комментарий: Проектный портал поможет вашей работе. Не пожалейте времени на его создание и поддержку.
4. Перенесите все задачи в системе управления проектами в статус «Ready» или «Verified». Если задачи не завершены, в комментариях укажите основные договоренности. Комментарий: В системе управления проектами должна отражаться актуальная информация о состоянии проекта, плановых и незавершенных задачах. Если проект будет поставлен на паузу, то при возобновлении его, продолжить работу не составит большого труда и времени.
5. Проведите ретроспективу с командой, отправьте письмо с зафиксированными результатами всем заинтересованным лицам.
6. Отправьте письма о закрытии проекта команде и заинтересованным лицам. Комментарий: Убедитесь, что все понимают, на какой стадии остановился проект и что планируется в дальнейшем. Закрепите это в письме.
7. Если используются элементы проектного офиса, ведется проектная документация (концепция, устав, рабочий проект и т.д.), убедитесь, что они в актуальном состоянии. Комментарий: Используйте проектную документацию, это поможет вам систематизировать проект и сохранить информацию о последних закрепленных договоренностях.
8. Удалите из расписания все возможные совещания, связанные с проектом.
9. Запланируйте активности по распространению внутри компании полученных в проекте знаний и опыта. Например, проведите презентацию для компании о своем проекте, напишите об этом в Блоге, напишите о кейсах на популярных источниках, таких как Хабрахабр, Spark, RusBase. Комментарий: Популяризируйте проект, дайте повод компании, команде, Клиенту, конечным пользователям гордиться им.
10. Оцените возможные потребности клиента в поддержке продукта и предложите варианты. Комментарий: Очень важно на завершающей стадии понимать, нужна ли дальнейшая поддержка проекту. Кто будет отвечать за продление хостинга, сервисов, поддержку серверов и т.д.

Что пригодится в будущем:

1. Ссылка на веб-приложение или ссылка на магазины приложений.
2. Документы с описанием программных интерфейсов (API), используемых в проекте.
3. Руководство пользователя или иной документа с описанием функциональности продукта.
4. Тест-планы, спецификации продукта.
5. Исходный код проекта.
6. Исходные файлы по дизайну, карта экранов приложений, дизайн-документ. Комментарий: Карта экранов по нашему опыту является полезным инструментом для понимания работы и логики в мобильных приложениях.
7. Итоговая сводка по трудозатратам должна быть отправлена Клиенту и всем заинтересованным лицам.
8. Проанализируйте и сравните плановые сроки/трудозатраты и реальные сроки/трудозатраты. Комментарий: Сделайте вывод,насколько вы попали в первоначальную оценку и почему получили такой результат.

Как видите, набор этих простых шагов и рекомендаций, позволит вам быть спокойным, что вы охватили процесс закрытия проекта со всех сторон, и быть уверенным, что вы ничего не упустили. Эти действия легко повторить любому участнику, только что присоединившемуся к вашей команде.

В зависимости от проектов, особенностей работы вашей компании, договоренностей с Клиентом, данный чек-лист может быть адаптирован под ваши нужды. Успешных проектов!

Автор статьи Анастасия Поветкина менеджер проектов INOSTUDIO.

Оригинал статьи читайте на страницах блога компании и не забывайте подписываться на наш блог!