Как провести тендер на сайт
Тендер — не самый лучший способ найти исполнителя. Некоторые компании принципиально не участвуют в тендерах, а если и участвуют, то не выкладываются на полную. Достоверно оценить потенциал компании по коммерческому предложению и дизайн-концепции не получится, и чаще всего исполнителя выбирают по цене. Кто дешевле, тот и получает заказ.
Но иногда без тендера не обойтись. Например, госкомпания не может просто поручить кому-то работу. Или, если у заказчика нет маркетолога, который знаком с рынком и его участниками, тоже придется проводить тендер. И вот тут начинаются проблемы.
Заказчик не понимает, что ему нужно и приглашает толпу случайных компаний. Его почта завалена презентациями, он уже не помнит, кто и что предлагал. Чтобы выбрать хоть кого-то, заказчик неожиданно просит концепцию. Половина участников сливается, другая судорожно что-то рисует. Такой тендер — это боль для обеих сторон.
Я проводил тендеры сам и совершал те же ошибки, пока не оказался на агентской стороне. С тех пор я кое-что понял. Хочу рассказать коллегам со стороны заказчика, как провести тендер, чтобы найти хорошего исполнителя и не испортить отношения с остальными участниками.
1. Проводите закрытый тендер
Тендеры можно проводить публично на специальных площадках, например, на workspace.ru. Можно даже опубликовать тендер в Фейсбуке. Это может сработать, если вы суперизвестная компания, и исполнителям просто в кайф побороться за работу с вами. Получите десятки креативных концепций от лучших компаний.Для всех остальных публичный тендер это риск. Количество участников и их состав не ограничены, поэтому вы получите 20, 30 или 100 предложений от самых разных компаний. Даже с очень подробным ТЗ разброс цен будет колоссальным — от 3 999 руб. за сайт на шаблоне до 1,5 млн. Сделать осмысленный выбор не получится, поэтому мы рекомендуем проводить закрытый тендер.
Отберите 5-10 компаний, которые уже нравятся вам и подходят по главным параметрам:
- Компания работает в комфортном для вас ценовом сегменте.
- В портфолио есть похожие проекты.
Закрытый тендер избавит вас от предложений, которые заведомо не подойдут.
Ошибка — приглашать первую десятку из какого-либо рейтинга.
Место в рейтинге еще не говорит, что эта компания сможет решить именно вашу задачу. Например, на первом месте рейтинга может быть разработчик самых креативных интернет-магазинов, а на втором — самых конверсионных. Оценивать студии лучше по работам в портфолио. Это более показательная характеристика, чем место в рейтинге.
2. Опишите задачу
Исполнитель должен понимать, что его ждет. Проблема в том, что заказчик сам этого еще не понимает. У заказчика есть какая-то проблема, и ее надо решить. Как именно — скажет исполнитель.
Обычно к тендеру прикладывают техническое задание, но вы не обязаны это делать. ТЗ — это решение вашей задачи, а найти его должен исполнитель. Если вы не разбираетесь в сайтах, не пытайтесь писать точное ТЗ. Достаточно описать проблему и желаемый результат.
Ошибка — формулировать решение, а не задачу.
Если вы не очень хорошо понимаете, как решить свою задачу, не пытайтесь сами сформулировать решение. Если вы неправильно его сформулируете, это может отпугнуть подходящего исполнителя.
Задача: нужен сайт, чтобы продать билеты на концерт и оплачивать их на сайте.
Возможное решение: сделать промосайт с формой оплаты.
Как заказчик видит решение: раз нужно что-то покупать, нужен интернет-магазин.
Исполнитель думает: мы не делаем интернет-магазины.
3. Укажите стоимость
Цена помогает исполнителю понять, что ваш проект ему выгоден. Никто не хочет работать в убыток.
Если в тендере не называют стоимость, для участников это тревожный знак. Кажется, что выбирать будут самого дешевого, сильные компании не работают в таких условиях. Им важно не только получить заказ, но и сделать хороший проект, который не стыдно положить в портфолио. Если не указать стоимость, можно потерять половину участников.
Заказчик не может сам определить стоимость своего проекта, поэтому мы рекомендуем указывать вилку стоимости. Нижнее значение — это средняя стоимость похожих проектов и комфортная для вас цена. Верхнее значение — это максимум, на который вы можете пойти. Он нужен, чтобы разработчик понимал, насколько интересное решение можно вам предложить.
Примерную стоимость подскажут сами исполнители, если вы подробно описали задачу. Но учтите, что это именно примерная стоимость, с которой исполнитель готов начинать. Итоговая смета проекта будет отличаться. Если названная стоимость вам не подходит, говорите сразу, чтобы исполнитель не тратил свое и ваше время.
Ошибка — занижать стоимость.
Если специально занизить стоимость, можно остаться ни с чем. Желающие всегда найдутся, но есть риск, что работу получит не самый надежный исполнитель. Сейчас сэкономите, а потом придется переделывать и снова платить.
4. Встречайтесь лично
Если вы живете с участниками в одном городе, отправляйтесь к ним в офисы. Старайтесь встретится именно в офисе компании, а не в вашем. Все мы люди, и часто после личного знакомства вам не захочется работать с этой компанией.
Бывает, что на сайте компания выглядит представительно, а на деле это два фрилансера без бухгалтерии. Такая компания справится с небольшими задачами, но долгий и сложный проект поручать ей опасно.
Спросите, кто работает в штате. Старайтесь познакомиться со штатными сотрудниками, которые будут заниматься вашим проектом. Чаще всего это менеджер, дизайнеры и разработчики. Если узкие специалисты, например, 3D-дизайнер и фотограф, работают на аутсорсе, это нормально.
Ошибка — выбирать того, кто больше нравится.
Среди менеджеров есть профессиональные обольстители. Они умеют обаять клиента и нарисовать в его воображении красивую картинку. Если вы столкнулись с таким, это повод задуматься. Надежная компания постарается внушить доверие, а не симпатию. Доверие — это про соблюдение сроков и гарантии, про открытость процессов. Лучше работать со скучным типом, чью работу вы понимаете.
5. Не торопите
Чтобы оценить проект по описанию задачи, нужно минимум 1-2 полных дня. Нужно подумать, поговорить с дизайнерами и разработчиками, сформулировать гипотезы и предложения. За пару часов это не сделать.
Это не значит, что исполнитель будет 16 часов анализировать вашу задачу. Просто у всех есть своя работа, и компания не может остановить текущие проекты, чтобы подумать над вашим предложением. Хороший тон — прислать приглашение и узнать, сколько времени потребуется на оценку.
Если вы хотите получить дизайн-концепцию, сообщайте об этом заранее. Укажите критерии оценки. Например, вы делаете сложный интернет-магазин, и структура сайта сейчас важнее, чем внешняя привлекательность концепции. Так компания будет знать, на чем сосредоточиться и какие решения нужно объяснять подробнее.
Ошибка — не сообщать все условия задачи.
Например, вы хотите сделать интернет-магазин. Приложили подробное описание и даже ТЗ. Компания назвала приемлемый для вас срок, и вы согласились. Подписав договор, вы сообщаете, что вообще-то фотографий товаров у вас нет и вы хотите получить их от заказчика. Или что продавать вы теперь будете по всей России, поэтому нужна геолокация и вообще сделайте сайт как для федеральной сети. Любое новое условие может полностью изменить задачу, а значит и сроки и способ ее решения.
6. Выберите победителя
Правильный тендер выглядит так:
- Вы позвали в тендер 10 участников. Подробно описали задачу и назвали примерную стоимость, поэтому 2 компании сразу отказались.
- 8 компаний прислали примерную смету проекта. Вы отобрали 4 компании, чья стоимость вас устраивает.
- Через неделю-две 4 участника прислали концепции. Вы сообщили, что берете пару дней на их изучение.
- Половина концепций вам не понравилась, вы поблагодарили авторов за участие.
- С 2 компаниями вы встречаетесь лично. Приезжаете в их офисы, знакомитесь с менеджерами и сотрудниками.
- Еще раз изучаете их портфолио, снова встречаетесь или просто полагаетесь на волю случая.
- Называете победителя. Остальным участникам сразу сообщаете, что благодарны за участие.
Если вы все сделаете примерно так, в среднем тендер займет 2-3 недели. Этого хватит, чтобы оценить 5-10 компаний, с половиной познакомиться лично и одной из них поручить работу.
Мы написали подробную инструкцию по проведению тендеров: весь процесс с примерами и разбором ошибок. Инструкция поможет, если вы проводите тендер впервые или просто боитесь зря потратить время.
PDF-файл с подробным разбором, как провести тендер на разработку проекта
