Причин сокращения бюджета может быть много. На рынке может сложиться кризисная ситуация, или у вас могут появиться новые цели развития. В любом случае, многие компании рано или поздно приходят к пониманию того, что расходы стоит пересмотреть.

Сразу может появиться желание сократить штат — ведь это самая большая статья расходов. Действительно, иногда стоит проанализировать эффективность сотрудников и провести разговор с теми, кто серьезно выбивается из плана. Однако чаще всего бюджет проседает из-за других причин, и простое сокращение расходов может не помочь.

Так, например, при увольнении вы действительно сэкономите средства, но процессы, регулярно истощающие бюджет могут остаться. Об этом ниже.

Оптимизация vs Сокращение

Чтобы разобраться в этих двух понятиях, можно привести пример: допустим, вы решили сократить четверть штата и оставить только стратегически важных сотрудников. В результате, эффективность компании упала, так как лучшие сотрудники стали заниматься почти всем, включая то, что до этого равномерно делегировали ассистентам и менеджерам.

На самом деле, компании была нужна оптимизация. С ней можно было бы выяснить, например, что в офисе можно сократить расходы на питание, что корпоратив раз в месяц не так необходим или найти ошибку в документах, из-за которой вы оплачивали счета больше необходимого.

Оптимизация расходов — это комплексное решение, благодаря которому можно:

1. Определить процессы, которые можно изменить;
2. Выявить процессы, которые больше не требуются;
3. Проанализировать расходы и доходы;
4. Перераспределить средства.

Оптимизация — это не разовое решение проблемы, а процесс, который должен быть в работе всегда. Его можно сравнить с уходом за бизнесом — вы отслеживаете его состояние, избавляетесь от ненужного и подстраиваетесь под новые нужды.

4 метода оптимизации

Уже на этом этапе можно сформировать собственную стратегию по работе с бюджетом. Процесс будет различаться — в зависимости от размера компании, специфики деятельности, отрасли. Но есть и общие подходы. Делимся 4 из них:

1. Замещение. Здесь нужно понять что перестало приносить пользу вам и вашим сотрудникам. Например, если раньше вам нужны были регулярные корпоративы, так как штат был совсем новым, то с течением времени может оказаться, что лучше средства потратить на систему адаптации нового персонала и отказаться от мероприятий для старого.
2. Устранение. Для многих это самый легкий шаг. Необходимо вспомнить, чем вы больше не пользуетесь, но продолжаете платить за это. Как иногда мы можем платить за подписки, которые нам не нужны, так и в формате компании стоит проанализировать, на что деньги уходят, а выгоды нет. Хороший пример — командировки. В последнее время их отлично можно заменить онлайн-встречами и консультациями.
3. Адаптация. Некоторые процессы, внедренные в процессы компании, со временем могут устареть. Например, вы можете тратить много ресурсов на телефонную службу поддержки, оплачивать специальное ПО, заменять и ремонтировать оборудование, когда на самом деле ваша целевая аудитория предпочитает общаться в мессенджерах. Для адаптации важно в первую очередь проанализировать то, что нужно вашим клиентам и что уже внедрили конкуренты. Не всегда необходимо выстраивать все заново, как в случае с замещением, стоит лишь определить какие стороны вашего бизнес-процесса запаздывают.
4. Улучшение. Во многом этот шаг связан с желанием, чтобы все просто работало быстрее и лучше. Сделать это можно с автоматизацией — сократить ручной труд до минимума, внедрить инструменты аналитики, объединить все процессы в одном месте и под одни правила и регламенты. В первое время для этого могут потребоваться не только траты на ПО, но и на специалистов и обучение для сотрудников. Какая же здесь оптимизация? Суть заключается в том, что в перспективе автоматизация сократит количество штрафов, позволит обработать все заявки клиентов и в несколько раз ускорит выполнение задач, не связанных со стратегическими целями компании.

Оптимизация на примерах

Если сейчас все еще сложно представить, что в вашей компании можно оптимизировать, приведем распространенные решения компаний:

1. Удаленка. Тренд на работу из дома еще долго не потеряет своей актуальности. Освободившиеся ресурсы можно направить с обслуживания на планы по дальнейшему развитию и масштабированию компании. Кроме того, некоторые задачи успешно закрываются аутсорсом. При грамотно выстроенной работе, с помощью подрядчиков можно опробовать новые методы работы, услуги или даже новую нишу.

2. Снижение себестоимости продукта. Необязательно менять составляющие продукта на менее качественные. Здесь важно изучить рынок и сделать выбор в пользу, например, более дорогостоящего оборудования, которое требует меньшего ухода и поддерживает более высокую производительность.

3. Оптимизация оплаты труда. Если появляются мысли о том, чтобы просто уволить тех, кто недостаточно хорошо работает, можно начать с новых правил оплаты. Если для вас важна результативность, ее можно привязать к зарплате. Например, ввести базовую ставку и прибавлять премию по итогам работы. Или пересмотреть KPI.

4. Автоматизация процессов. Она поможет избавиться от тех процессов, которые обычно занимают много времени, протекают где-то на фоне рабочих задач и требуют постоянного контроля. Например, в отделе бухгалтерии можно автоматизировать отправку счетов, подсчет, формирование и отправку справок.

Все это можно организовать в service desk. Для начала автоматизацию можно внедрить частично, начиная с самого главного.

Облачный service desk в целом может стать центром автоматизации и оптимизации процессов. Доступные для этого функции заложены и в ITSM 365. Например:

• Если вы решили перейти на удаленку, можно повысить информированность сотрудников через уведомления, организовать более эффективные командные коммуникации через общие чаты, интегрированные с обращениями и задачами.

• Оптимизация оплаты труда станет более эффективной, когда в service desk налажен процесс учета трудозатрат, на основе которого можно формировать премию для сотрудников и опираться на фактические данные их участия в процессе. Там же можно ввести и KPI, аналитика по которым станет доступна сотрудникам.

С оптимизацией необязательно разбираться самостоятельно. Недавно мы помогли нашему клиенту, торгово-сервисной компании «Нексол». Компания тратила огромные средства на бумажные расходники для учета заявок, не говоря уже о силах и времени сотрудников.

Мы перенесли этот процесс в систему автоматизации. Теперь инженерам не приходиться разбираться с бумагами. Он просто заходит в заявку, сверяет информацию из нее с данными на оборудовании и берет ее в работу.

Вы тоже можете попробовать занести затратный процесс в систему. Если пока не знаете как, ничего страшного. Наши специалисты проанализируют вашу специфику и предложат лучший вариант.

Оставить заявку