Как правильно управлять ИТ-активами: с чего начать?

Привет, это Андрей Фитисов из ITSM 365.

Что такое ИТ-активы

В организациях могут быть заведены индивидуальные классификации ИТ-активов в зависимости от специфики деятельности организации. Но классическим является разделение на 2 категории:

Материальные: IT-оборудование, ПК, оргтехника, телефоны и другое физическое оборудование;

Нематериальные: лицензии, программное обеспечение, документы.

У всех ИТ-активов есть ряд общих признаков:

Список характеристик. Они могут быть как уникальными, так и базовыми. К первым можно отнести индивидуальный номер, штрихкод, а к последним — марку, модель, вид.

Закрепление за человеком. Активы можно закрепить за теми, кто владеет, покупал или несет ответственность за обслуживание.

Контроль изменений. Необходимо следить за всеми происходящими изменениями — сроком гарантии, сменой ответственного лица, уровнем износа.

Связь с работами и сервисами. К этому можно отнести регламентное обслуживание, ремонтные работы, выезды специалистов.

Если завести все процессы в service desk, то бизнесу будет удобно в единой системе держать всю необходимую информацию: от данных по лицензиям до оборудования. А внедрение справочников позволит сделать работу с IT-активами системной и детализированной.

Гибкость и функциональность сервис деск решения может решить ряд следующих задач:

1. Сбор и анализ сведений о лицах, использующих активы, для упрощения процесса учета и инвентаризации;
2. Согласование закупки исходя из потребностей определенного лица или подразделения;
3. Управление активами и их распределение;
4. Оптимизация своевременного обновления активов;
5. Координация ремонта и обслуживания;
6. Анализ активов, которые были списаны.

Этапы реализации учета ИТ-активов

Основываясь на своем богатом опыте работы с активами, рекомендуем проводить процесс автоматизации не сразу, а поэтапно. Благодаря такому подходу не должно возникнуть сложностей. Для этого вам необходимо заранее проанализировать и понять, к чему бы вы хотели прийти, внедряя учет ИТ-активов.

Учет активов можно произвести в 3 этапа:

1 этап. Создание структуры ИТ-активов

На данном этапе вам необходимо определить:

1. Типы объектов, которые вы хотите завести в систему;
2. Справочники информации, которые будет необходимо настроить;
3. Определить жизненный цикл активов;
4. Выяснить, с какими объектами будут взаимосвязаны активы;
5. Понять, какие сотрудники будут работать с ИТ-активами;
6. Какие настройки в текущей системе сервис деск доступны для учета ИТ-активов, а какие нужно будет настроить в дальнейшем.

В ITSM 365 есть возможность настроить подробное описание каждого из активов. Например, его параметры или владельца. Также можно завести и логические группы. Благодаря этой функции можно настроить структуру ИТ-активов по отделам компании или филиалам.

2 этап. Оцифровка активов

Наполнить и актуализировать данные по активами можно несколькими способами:

Завести с нуля. Этот способ подойдет небольшим компаниями, в которых малое количество активов. В таком случае они добавляются вручную.

Импортировать. С помощью этого способа можно загрузить большое количество ИТ-активов из другой системы. Но в данном случае может потребоваться дальнейшая структуризация полученных данных.

В ITSM 365 есть опция универсального импорта для различных ИТ-активов. Благодаря этому инструменту можно быстро выгрузить данные из других систем.

Интеграция с другими системами. Это самый сложный способ. Для его реализации нужно заранее подумать о формате интеграции. Также при интеграции двух систем следует учитывать следующие аспекты:

1. IT-специалистам может потребоваться время для ознакомления документации каждой из систем;
2. Многие системы имеют ограничения в наполнении активов, которые нельзя обойти;
3. Интеграция двух систем — крайне трудоемкий процесс. Нужно точно определить, нужна ли вам интеграция.

3 этап. Учет, планирование и отслеживание состояния активов

У каждого ИТ-актива заводится карточка, в которой содержится вся необходимая информация: от стоимости до актуальных статусов.

Наконец работа с активами внедряется в деятельность и бизнес-процессы компании. Благодаря чему клиенты и сотрудники могут отслеживать актуальную информацию по активам. Также в карточке видны все данные об активах, которые позволят компании прогнозировать и учитывать расходы на ИТ. Кроме того, все данные находятся в единой системе, что значительно упрощает работу специалистов, ответственных за ИТ-активы.

Что в итоге?

После 3-х этапов компания может заняться дальнейшим планированием развития учета ИТ-активов. Например, можно выстроить плановые закупки и напоминания, вести учет расходных материалов.

Учет активов — трудный процесс, к которому точно нужно готовиться заранее. Для относительно небольших компаний внедрение специализированных решений может быть излишним.

Самый выгодный и эффективный вариант — использование гибкой и функциональной сервис деск системы, в которой изначально есть инструменты для учета и управления активами.

* * *

Если вы хотите узнать, как организовать учет ИТ-активов с помощью ITSM 365, то можете оставить заявку, наши специалисты помогут разобраться.

А подробнее узнать о системе и нашей команде можно в Telegram-канале :)