Привет, это Андрей Фитисов из ITSM 365.
Что такое ИТ-активы В организациях могут быть заведены индивидуальные классификации ИТ-активов в зависимости от специфики деятельности организации. Но классическим является разделение на 2 категории:
Материальные: IT-оборудование, ПК, оргтехника, телефоны и другое физическое оборудование;
Нематериальные: лицензии, программное обеспечение, документы.
У всех ИТ-активов есть ряд общих признаков:
Список характеристик. Они могут быть как уникальными, так и базовыми. К первым можно отнести индивидуальный номер, штрихкод, а к последним — марку, модель, вид.
Закрепление за человеком . Активы можно закрепить за теми, кто владеет, покупал или несет ответственность за обслуживание.
Контроль изменений. Необходимо следить за всеми происходящими изменениями — сроком гарантии, сменой ответственного лица, уровнем износа.
Связь с работами и сервисами. К этому можно отнести регламентное обслуживание, ремонтные работы, выезды специалистов.
Если завести все процессы в service desk, то бизнесу будет удобно в единой системе держать всю необходимую информацию: от данных по лицензиям до оборудования. А внедрение справочников позволит сделать работу с IT-активами системной и детализированной.
Гибкость и функциональность сервис деск решения может решить ряд следующих задач:
Сбор и анализ сведений о лицах, использующих активы, для упрощения процесса учета и инвентаризации ; Согласование закупки исходя из потребностей определенного лица или подразделения; Управление активами и их распределение; Оптимизация своевременного обновления активов; Координация ремонта и обслуживания; Анализ активов, которые были списаны. Этапы реализации учета ИТ-активов Основываясь на своем богатом опыте работы с активами, рекомендуем проводить процесс автоматизации не сразу, а поэтапно. Благодаря такому подходу не должно возникнуть сложностей. Для этого вам необходимо заранее проанализировать и понять, к чему бы вы хотели прийти, внедряя учет ИТ-активов.
Учет активов можно произвести в 3 этапа:
1 этап. Создание структуры ИТ-активов
На данном этапе вам необходимо определить:
Типы объектов, которые вы хотите завести в систему; Справочники информации, которые будет необходимо настроить; Определить жизненный цикл активов; Выяснить, с какими объектами будут взаимосвязаны активы; Понять, какие сотрудники будут работать с ИТ-активами; Какие настройки в текущей системе сервис деск доступны для учета ИТ-активов, а какие нужно будет настроить в дальнейшем. В ITSM 365 есть возможность настроить подробное описание каждого из активов. Например, его параметры или владельца. Также можно завести и логические группы. Благодаря этой функции можно настроить структуру ИТ-активов по отделам компании или филиалам.Управление IT-активами в ITSM 365
2 этап. Оцифровка активов
Наполнить и актуализировать данные по активами можно несколькими способами:
Завести с нуля. Этот способ подойдет небольшим компаниями, в которых малое количество активов. В таком случае они добавляются вручную.
Импортировать. С помощью этого способа можно загрузить большое количество ИТ-активов из другой системы. Но в данном случае может потребоваться дальнейшая структуризация полученных данных.
В ITSM 365 есть опция универсального импорта для различных ИТ-активов. Благодаря этому инструменту можно быстро выгрузить данные из других систем.
Интеграция с другими системами. Это самый сложный способ. Для его реализации нужно заранее подумать о формате интеграции. Также при интеграции двух систем следует учитывать следующие аспекты:
IT-специалистам может потребоваться время для ознакомления документации каждой из систем; Многие системы имеют ограничения в наполнении активов, которые нельзя обойти; Интеграция двух систем — крайне трудоемкий процесс. Нужно точно определить, нужна ли вам интеграция. 3 этап. Учет, планирование и отслеживание состояния активов
У каждого ИТ-актива заводится карточка, в которой содержится вся необходимая информация: от стоимости до актуальных статусов.В ITSM 365 можно отслеживать всю историю обращений по активам
Наконец работа с активами внедряется в деятельность и бизнес-процессы компании. Благодаря чему клиенты и сотрудники могут отслеживать актуальную информацию по активам. Также в карточке видны все данные об активах, которые позволят компании прогнозировать и учитывать расходы на ИТ. Кроме того, все данные находятся в единой системе, что значительно упрощает работу специалистов, ответственных за ИТ-активы.
Что в итоге? После 3-х этапов компания может заняться дальнейшим планированием развития учета ИТ-активов. Например, можно выстроить плановые закупки и напоминания, вести учет расходных материалов.
Учет активов — трудный процесс, к которому точно нужно готовиться заранее. Для относительно небольших компаний внедрение специализированных решений может быть излишним.
Самый выгодный и эффективный вариант — использование гибкой и функциональной сервис деск системы, в которой изначально есть инструменты для учета и управления активами.
* * * Если вы хотите узнать, как организовать учет ИТ-активов с помощью ITSM 365, то можете оставить заявку , наши специалисты помогут разобраться.
А подробнее узнать о системе и нашей команде можно в Telegram-канале :)